Visualização Personalizada de Tarefas

Como usar Visualizações Personalizadas e Predefinidas de Tarefas no Zoho Desk

As visualizações de lista de tarefas são usadas para agrupar suas tarefas com base em um conjunto definido de critérios. Por exemplo, você pode ver uma lista das tarefas que foram concluídas ou das que vencem hoje. Além disso, você pode usar as Exibições de Tarefas para alterar o proprietário ou atualizar duas ou mais tarefas ou exportar a lista de tarefas para um arquivo CSV.

O Zoho Desk fornece uma lista de visualizações predefinidas que podem ser usadas imediatamente. Você também pode criar visualizações personalizadas de acordo com sua necessidade. Da mesma forma, os administradores podem criar visualizações  compartilhadas que podem ser acessadas por todos os agentes em seu helpdesk (central de ajuda).





Como acessar as visualizações de lista de tarefas?

As visualizações da lista de tarefas podem ser acessadas na página inicial:
  1. Clique no módulo "Atividades";
  2. Na página inicial de Atividades, clique em "Tarefas" no painel esquerdo;
  3. Selecione uma visualização padrão no painel esquerdo para visualizar as tarefas abaixo dela. A visualização " Todas as Tarefas" será exibida durante seu primeiro acesso. O sistema lembrará a última visualização usada e listará usando a mesma visualização durante os acessos sucessivos.

Visualizações Padrão disponíveis no Zoho Desk:

  1. Todas as Tarefas;
  2. Tarefas Concluídas;
  3. Minhas Tarefas Abertas;
  4. Minhas Tarefas;
  5. Próximos 7 dias + vencido;
  6. Tarefas Abertas;
  7. Tarefas Atrasadas;
  8. Hoje + Vencido;
  9. Tarefas de Hoje;
  10. Tarefas de Amanhã.
Você deve clicar no assunto de uma tarefa para visualizar seus detalhes. Na página de detalhes da tarefa, clique no ícone Fechar ( X ), para retornar à visualização de lista.

Criando Visualizações Personalizadas da Lista de Tarefas

Você pode criar visualizações de lista personalizadas definindo critérios conforme sua necessidade. As visualizações personalizadas criadas por um agente serão listadas no painel esquerdo, seguindo as exibições padrão. 

Para criar uma exibição de lista personalizada:

  1. Clique no módulo "Atividades";
  2. Na página Home atividades, clique em "Tarefas" na parte inferior do painel esquerdo;
  3. Clique no ícone "Mais" ( + ) localizado ao lado de Tarefas no painel esquerdo;
  4. Na página Criar nova visão, digite o nome da visualização personalizada;
  5. Especifique os "critérios" para filtrar as tarefas;
  6. Especifique a "visibilidade" para esta exibição personalizada. Você pode escolher entre "apenas eu", "todos os agentes" e "agentes específicos";
  7. Clique em "Salvar".

Tipo de Campo
Opções de Critérios
Campos de Texto Como:
  1. Proprietário da Tarefa
  1. Sujeito
  1. Bilhete
  1. Categoria
  1. Status
  1. Prioridade
  1. Descrição



Campos de Número Como:
  1. Idade em Dias













Campos de Data/Hora Como:
  1. Data de Vencimento
  2. Hora da Criação
  3. Hora da Modificação
  4. Lembre em










Outros Campos:
  1. Criado por
  2. Modificado Por






Campos booleanos(Verdadeiro e falso) como:
  1. Enviar E-mail de notificação
  2. Enviar SMS de notificação



Dicas:
  1. A opção Idade em Dias é muito útil para os campos Data/Hora. Ele pode ser usado, por exemplo. para filtrar tarefas que foram criadas nos últimos 7 dias ou aquelas que estão atrasadas nos últimos 30 dias.
  2. Você não pode editar as visualizações de tarefa padrão fornecidas no Zoho Desk. Você pode adicionar uma visualização personalizada para atender a quaisquer requisitos específicos.




Edição de Visualizações Personalizadas de Tarefas

Você pode editar as visualizações de tarefas personalizadas que foram adicionadas por seus agentes.

Para Editar uma Visualização Personalizada:
  1. Clique com o botão direito do mouse em uma visualização personalizada.
  2. Clique em "Editar" no menu.
  3. Faça as alterações necessárias e clique em "Salvar".

Exclusão de Visualizações personalizadas

Você pode excluir uma visualização de tarefa personalizada que não será mais necessária para seus agentes. 

Para excluir uma exibição personalizada:
  1. Clique com o botão direito do mouse em uma visualização de tarefa personalizada. 
  2. Clique em  Excluir  no menu. 
  3. Na caixa de diálogo de confirmação, clique em  OK. 

Classificar, Filtrar e Definir preferências de Exibição para as Visualizações

I. Tarefas na visualização de lista podem ser classificadas de acordo com suas necessidades. Oito maneiras pelas quais você pode classificar as tarefas:
  • Sujeito
  • Categoria
  • Data de Vencimento
  • Status
  • Prioridade
  • Tempo criado
  • Hora modificada
  • Do mais recente para o mais antigo e vice-versa (clique no  ícone)     



II. Tarefas em uma visualização podem ser filtradas com base nos parâmetros:
  1. Agente e
  2. Data de Vencimento



Esses filtros serão úteis quando você escolher algumas das visualizações genéricas, como Todas as Tarefas, Tarefas Abertas, Tarefas Atrasadas, etc.,

III. Por padrão, o Zoho Desk exibirá apenas 10 registros (tarefas) por página. No entanto, você pode escolher o número de registros a serem exibidos em uma única página. Um máximo de 50 tarefas podem ser visualizadas por página. O sistema lembrará sua seleção na próxima vez que você acessar as visualizações de tarefas.





Ações em massa na Visualização de Tarefas

As visualizações permitem que você execute determinadas atualizações em várias tarefas ao mesmo tempo. Dessa forma, você não precisa mexer em cada uma de suas tarefas e pode economizar muito do seu tempo. Você pode executar as seguintes ações em massa em tarefas:
  1. Atualizar tarefas
  2. Excluir tarefas
  3. Alterar proprietário




I. Para atualizar uma ou mais tarefas:
  1. Selecione a(s) tarefa(s).
  2. Clique em "Atualizar" na lista de ações em massa.
  3. Selecione o campo a ser atualizado e especifique os novos valores para ele.
  4. Clique em "Salvar".
II. Para excluir uma ou mais tarefas:
  1. Selecione a(s) tarefa(s).
  2. Clique em "Excluir" na lista de ações em massa.
  3. Na caixa de diálogo de confirmação, clique em "Excluir".
III. Para alterar o proprietário de uma ou mais tarefas:
  1. Selecione a(s) tarefa(s).
  2. Clique em "Alterar proprietário" na lista de ações em massa.
  3. Selecione um agente ou uma equipe para atribuir as tarefas escolhidas.
  4. Você pode usar a barra de pesquisa para encontrar rapidamente um agente ou uma equipe através do nome.




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