Usando o Calendário no Zoho CRM
Conhecer o seu calendário e os vários componentes nele é útil no planejamento de todas as suas reuniões e chamadas agendadas de forma eficiente. A seguir estão alguns dos componentes do calendário do Zoho CRM que ajudarão você a entender melhor o calendário e fazer o melhor uso dele.
Os componentes do calendário do Zoho CRM
Vista Dia, Semana e Mês
Você tem a visualização de dia, semana e mês para o seu calendário e ao visualizar o calendário de outros usuários.
Convites Pendentes
Confira os convites aos quais você ainda não respondeu.
Aceitando Convites
Aceitar ou recusar convites de reunião no calendário.
Reuniões Convidadas
As reuniões convidadas são marcadas separadamente no seu calendário.
Importando e Exportando Reuniões
Use arquivos de formato .ics para importar reuniões do calendário. As reuniões de calendário exportadas também estarão disponíveis no arquivo .ics.
Lembretes
Receba lembretes antes do início das reuniões e antes da chamada.
Calendário de Outros Usuários
- Usuários com perfil de administrador, podem ver todas as reuniões do usuário no calendário.
- Usuários que não sejam o perfil de administrador podem ver as reuniões de outros usuários, se tiverem Leitura/Escrita Pública/Excluir ou Público Somente Leitura permissão para o módulo Atividades em Configurações de Compartilhamento de Dados recurso. Isso se aplica independentemente da permissão do perfil e da hierarquia de funções.
- Outros que não tiverem a permissão acima mencionada poderão ver as reuniões de outros usuários de acordo com a hierarquia de funções no Zoho CRM.
- Clique no Minhas Reuniões e Chamadas lista suspensa e escolha Todas as Reuniões e Chamadas do Usuário para ver as reuniões de outros usuários.
Criar Reuniões
Criar reuniões dentro do calendário é rápido e fácil. Você pode clicar no Criar vincule ou clique em um intervalo de data ou hora no calendário para criar reuniões. Uma vez criadas, essas reuniões também estarão disponíveis na guia Atividades. Por padrão, o Zoho CRM fornece os seguintes campos ao criar uma reunião a partir do calendário.
- Título - Nome da reunião
- Localização - Onde a reunião é realizada
- Todo o dia É uma reunião de dia inteiro
- De & Para - Data e hora da reunião
- Repetir quando a reunião é agendada regularmente
- Participantes pessoas convidadas para a reunião
- Lembrete um lembrete para a reunião
O formulário que você preenche para adicionar uma reunião pode ser personalizado. Você pode adicionar ou remover campos no formulário, exceto os campos padrão acima mencionados que são importantes para o registro Além disso, você também pode marcar campos como obrigatórios.
Para criar reuniões a partir do calendário
- Clique no link Criar no calendário e selecione Reunião. Você também pode clicar no intervalo de data ou hora no calendário e criar reuniões.
2. Especifique o Título da reunião e Localização.
3. Selecione o Todo o Dia caixa de seleção se você quiser marcá-lo como uma reunião durante todo o dia.
4. Selecione o De e Para data e hora. Para uma reunião durante todo o dia, a opção de definir o horário não está disponível.
5. Do Anfitrião lista suspensa, escolha o nome de um usuário que hospedará a reunião. Os usuários listados no Anfitrião o menu suspenso será baseado na hierarquia da sua função. A reunião será criada no calendário do usuário que a hospeda.
6. Selecionar Liderar Contatos, ou Outro módulos para especificar o que a reunião está relacionada.
7. Clique no Mudar link, se você quiser agendar a reunião para repetir em uma base diária, semanal, mensal ou anual. Por padrão o Repetir a opção é Nenhum.
8. Clique no Adicionar link, se você quiser convidar participantes para a reunião. Você pode selecionar contatos, leads, usuários e usuários de funções, grupos, territórios, etc. Por padrão o Participantes a opção é Nenhum. Você também pode especificar o endereço de e-mail dos contatos que não estão na sua conta do Zoho CRM e convidá-los para a reunião.
9. Definir um Lembrete para a reunião. Por padrão, quando você cria uma reunião, as configurações de lembrete serão definidas com base nas preferências de calendário do usuário que está hospedando a reunião. No entanto, você pode alterar isso, se necessário.
10. Clique Adicionar mais campos se você precisar que outros campos sejam preenchidos para adicionar mais detalhes sobre a reunião.
11. Clique Salvar.
Férias de Negócios e Férias por Turno não podem ser usadas como datas para criar reuniões usando o Calendário. Um erro indicando a indisponibilidade será mostrado.
Agendar Chamadas
Dentro do calendário, você pode agendar chamadas. Você pode clicar no Criar vincule ou clique em uma data ou horário futuro no calendário para agendar chamadas. Uma vez criadas, essas chamadas também estarão disponíveis na guia Atividades. Por padrão, o Zoho CRM fornece os seguintes campos ao adicionar uma chamada agendada do calendário.
- Assunto - Assunto para a chamada.
- Tipo de Chamada - Por padrão é Outgoing, pois são chamadas agendadas.
- Finalidade da Chamada- O objetivo da chamada, como negociação, prospecção, demonstração, etc.
- Nome do Contato e Relacionado a - Contato ou outro registro relacionado à chamada.
- Detalhes da Chamada Isso inclui a data da chamada e a hora de início.
- Proprietário Usuário que é o proprietário do registro ou a quem a chamada é atribuída.
- Lembrete - Um lembrete para a chamada
Para adicionar chamadas agendadas do calendário
- Clique no Criar link no calendário e selecione Ligue. Você também pode clicar no intervalo de data ou hora no calendário e adicionar chamadas agendadas.
2. Especifique o Assunto da chamada. Por padrão o Tipo de Chamada será Outbound.
3. Selecione o Finalidade da Chamada na lista suspensa.
4. Selecionar Liderar Contatos, ou Outro módulos para especificar o que a chamada está relacionada.
5. Insira os detalhes da data e hora de início da chamada.
6. Selecione o Proprietário na lista suspensa.
7. Definir um Lembrete para a chamada. As configurações de lembrete nas Preferências do Calendário não serão levadas em consideração, pois são definidas apenas para reuniões.
8. Clique Adicionar mais campos se você precisar que outros campos sejam preenchidos para adicionar mais detalhes sobre a chamada.
9. Clique Salvar.
- De acordo com a hierarquia de funções, você poderá acessar calendários de outros usuários na organização. Você também pode adicionar reuniões/chamadas em seu calendário. Quando você cria uma reunião/chamada em seu calendário, mas escolhe outro usuário como o host/proprietário do registro, a reunião será adicionada ao calendário do proprietário do host/registro.
- Quando você clica em uma reunião no calendário, você pode ver alguns detalhes da reunião. Estes detalhes podem ser personalizados no Configurações de Layout de Página de modo que, em uma rápida olhada, os usuários podem visualizar apenas os detalhes que são mais importantes.
- Você pode ver as reuniões e chamadas no modo de exibição Dia, Semana ou Mês.
- Quando os participantes são convidados para uma reunião, você terá a opção de cancelar a reunião, informar as pessoas convidadas por e-mail e só então você poderá excluir a reunião.
Tarefa Dentro do Calendário
Simplifique sem esforço o gerenciamento de tarefas com o CRM Calendar no CRM. Integre e priorize tarefas sem problemas, colabore com sua equipe e aumente a produtividade com lembretes oportunos, tudo dentro de uma plataforma unificada para maior eficiência.
Ativar Preferência de Calendário para tarefas
- Ir para Calendário CRM -> Opções -> Preferências.
- No pop-up Preferências, selecione o campo Tarefas no Tipo de Atividade.
- Clique Feito.
- Ver as tarefas no calendário.
Tarefas Visualizações
Você pode visualizar as tarefas no calendário com base nas cinco visualizações a seguir:
- Minhas Reuniões, Chamadas, Tarefas e Compromissos - Visualização de produtividade personalizada para uma exibição focada de sua programação.
- Visualizado recentemente - Acompanhe e revisite tarefas para acesso rápido às suas atividades mais recentes.
- Todos os Usuários Reuniões, Chamadas, Tarefas e Compromissos - Visão geral para uma perspectiva coletiva sobre as atividades da equipe.
- Usuários - Concentre-se em usuários específicos, adaptando a exibição às suas necessidades exclusivas
- Grupos - Organize tarefas dentro de Grupos dedicados, otimizando a eficiência e a coordenação da equipe.
Criando uma tarefa
Para criar uma tarefa
- Ir para Criar->Task.
- No Criar Tarefa pop-up, insira os detalhes da tarefa e clique em Salvar.
Você também pode clicar em uma data, semana ou mês e criar uma tarefa além de escolher Tarefas na opção Criar.
Exibir os detalhes da tarefa no Calendário
- Clique em uma tarefa no calendário.
- Veja detalhes, como data de vencimento, estado de prioridade, proprietário da tarefa e descrição.
- Você pode marcar uma tarefa como concluída clicando em Máscara como concluída após a conclusão da tarefa.
- Clique Editar para editar os detalhes da tarefa. Você será navegado para o módulo Tarefas, onde você pode fazer as alterações necessárias para a tarefa.
- Clique Feito.
Visualização de usuário único
- Você pode visualizar as tarefas atrasadas apenas para a data atual e não para datas passadas ou datas futuras.
- Na visão de dia e na visão de semana, há uma seção especial chamada "Todo dia".
- A seguir, uma visualização de mês de usuário único.
Visualização de vários usuários
- A seção "Todo o dia" está disponível apenas para a visualização do dia.
- Visualização de semana multiusuário - A seção "Todo o dia" não está disponível.
- O modo de exibição tarefas não é suportado no modo de exibição mês.
Para consultoria especializada Zoho, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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