Reserva de Calendário no Zoho CRM
A reserva de calendário é útil para o cliente reservar uma reunião quase instantaneamente. Ele permite que os clientes vejam quando os agentes de suporte estão disponíveis e permite que eles agendem uma reunião ou ligue de forma independente.
Por exemplo, Travis acaba de comprar um software da Zylker e quer agendar um Demonstração de Produto para obter um conhecimento profundo de suas características. Ele envia um e-mail para a equipe de suporte perguntando sobre o horário adequado para agendar a demonstração do produto. Agora, Travis tem que esperar pacientemente pela confirmação da equipe de suporte. Várias perguntas aparecem em sua cabeça como, e se eles não receberam meu e-mail? E se o meu e-mail passar despercebido? E se eles marcarem a reunião quando eu estiver ocupado?
Para evitar tudo isso, usando a Reserva de Calendário, um cliente pode escolher o horário apropriado para a reunião com base em sua disponibilidade, insira os detalhes necessários e voalá! A reunião está agendada. Caso o cliente não esteja disponível no momento da reunião, ele pode reagendar ou cancelar a reserva. Isso pode ajudar o cliente a ignorar a série de chamadas ou e-mails feitos à equipe de suporte e reservar de forma independente uma reunião com o respectivo Usuário ou Equipe.
Uma vez que a configuração é concluída, um URL de reunião é gerado que pode ser compartilhado com os clientes, permitindo que eles reservem uma reunião. A reserva de calendário pode ser categorizada em duas. São os seguintes:
- Reserva de Equipe
- Reserva de Usuários
Disponibilidade
Permissão Necessária
Usuários com permissão para Gerenciar Reservas de Calendário podem criar Reservas de Equipe e usuários com permissão para criar uma Reunião ou Chamada podem criar Reservas de Usuário.
Configurando a Reserva de Calendário
Para configurar a reserva de calendário
- Faça login no Zoho CRM.
- Ir para Calendário e selecione uma data ou clique Dia, Semana, ou Mês.
3. Clique Opções e escolher Reserva de Calendário na lista suspensa.
Alternativamente, você também pode ir para Configuração > Geral > Reserva de Calendário.
4. No Gerenciar a reserva de calendário clique na página Criar Reserva de Calendário e faça o seguinte:
Reserva de equipe:
Você pode usar a reserva da equipe se quiser permitir que seus clientes reservem uma reunião, digamos, 'Demonstração do produto'. Você pode adicionar hosts e quando um cliente reserva a reunião, um host é designado para aceitar isso.
- Clique Reserva de Equipa.
2. No Informações do Calendário seção, faça o seguinte:
- Digite o Nome do Calendário. Exemplo, Demo do Projeto.
- Adicione uma descrição para o seu calendário.
- No Tipo de Calendário escolha um Reunião ou Ligue na lista suspensa.
- Especifique o Duração da reunião/chamada da lista suspensa. Alternativamente, você pode inserir um valor personalizado.
3. Na seção Perguntas para Participantes
- Nome e E-mail são campos obrigatórios para reservar uma reunião que está disponível por padrão.
- Clique +Adicione perguntas, se você quiser adicionar mais perguntas.
- Adicione a pergunta e escolha o campo onde deseja que a resposta seja preenchida. Adicione várias perguntas e a resposta será inserida automaticamente no campo correspondente.
4. No Informações do Host faça o seguinte:
- Em Atribuir a lista suspensa, você pode escolher Usuários/Grupos/Território. Digamos que você escolha usuários, a reunião/chamada será atribuída aos usuários escolhidos no padrão Round Robin.
- Selecionar usuários na lista suspensa permite que você escolha os usuários a quem o compromisso será atribuído.
- Selecionar grupos na lista suspensa permite que você escolha o grupo ao qual o compromisso será atribuído.
- Selecionar Territórios na lista suspensa permite que você escolha o território ao qual o compromisso será atribuído.
5. No Configurações Avançadas seção, defina as condições de como o tempo de reserva deve ser exibido com base nos seguintes critérios.
- Mostrar disponibilidade em incrementos de minutos "x"
- Escolha o intervalo de tempo na lista suspensa.
- Aviso de horário mínimo de reunião - Impedir reuniões a menos de 'x' horas de distância
- Insira o valor personalizado para evitar reuniões dentro desse período de tempo.
- Até que ponto as reuniões podem ser agendadas
- Insira um período personalizado de dias consecutivos ou uma duração específica de sua escolha.
- Máximo de reuniões sem horário no mesmo horário
- Clique na lista suspensa para escolher o número de reuniões que podem ocorrer em um horário específico. Você pode escolher na lista suspensa ou inserir um valor personalizado.
- Número máximo de reuniões aceitas por dia
- Clique na lista suspensa para escolher o número máximo de reuniões que podem ocorrer em um dia. Você pode escolher na lista suspensa ou inserir um valor personalizado.
- Buffer para o anfitrião antes das reuniões
- Selecione o tempo de buffer na lista suspensa. Você também pode inserir um valor personalizado.
- Lembre os participantes antes do evento.
- Selecione a hora na lista suspensa para acionar um lembrete antes da reunião.
6. Clique Salvar
A Reserva de Calendário é criada com sucesso e é exibida na janela Gerenciar Reserva de Calendário.
Você pode selecionar os usuários de um determinado território, somente se sua organização tiver habilitado o Gerenciamento de Território.
Reserva de usuário:
Você pode usar essa opção se quiser permitir que seus clientes reservem uma reunião com você (o usuário).
- Clique [Usuário] reserva.
2. No Informações do Calendário seção, faça o seguinte:
- Em Tipo de calendário selecionar Reunião ou Ligue na lista suspensa.
- Especifique o Duração da Reunião/Chamada na lista suspensa. Alternativamente, você pode inserir um valor personalizado.
3. No Perguntas para Participantes seção, faça o seguinte:
- Nome e E-mail são campos obrigatórios para reservar uma reunião, enquanto Nome e Telefone são para Chamadas, que está disponível por padrão.
- Clique +Adicione perguntas, se você quiser adicionar mais perguntas.
- Adicione a pergunta e escolha o campo onde deseja que a resposta seja preenchida. Você pode adicionar várias perguntas e a resposta será inserida automaticamente no campo correspondente. A resposta para as perguntas pode ser opcional para o participante.
4. No Configurações Avançadas seção, defina as condições de como o tempo de reserva deve ser exibido com base nos seguintes critérios.
- Mostrar disponibilidade em incrementos de minutos "x"
- Escolha o intervalo de tempo na lista suspensa.
- Aviso de horário mínimo de reunião - Impedir reuniões a menos de 'x' horas de distância
- Insira o valor personalizado para evitar reuniões dentro desse período de tempo.
- Até que ponto as reuniões podem ser agendadas
- Insira um período personalizado de dias consecutivos ou uma duração específica de sua escolha.
- Buffer para o anfitrião antes das reuniões
- Selecione o tempo de buffer na lista suspensa. Você também pode inserir um valor personalizado.
- Lembre os participantes antes do evento
- Selecione a hora na lista suspensa para acionar um lembrete antes da reunião.
5. Clique Salvar.
A Reserva de Calendário é criada com sucesso e é exibida na janela Gerenciar Reserva de Calendário.
Compartilhar Calendário Reserva
Existem três maneiras pelas quais você pode compartilhar o link com seus clientes.
- Copie o Link e partilhe-o com o seu cliente através de qualquer meio (Mídias Sociais, SMS, Email, etc.)
- Incorpore o código em seu site.
- Adicione o link como Assinatura de Email.
Copiar Link
Para copiar o link de reserva
- Faça login no Zoho CRM.
- Ir para Calendário.
- Clique Opções e escolher Reserva de Calendário na lista suspensa.
- No Gerenciar Reserva de Calendário página, clique Mais contra a reserva que você deseja compartilhar.
5. Clique Copiar link.
Incorporar Reserva de Calendário
O Zoho CRM permite que você incorpore a reserva de calendário em seu site de três maneiras.
- Botão A reserva do calendário será incorporada como um botão e, ao clicar, a página de reserva aparecerá como uma sobreposição.
- Link - A reserva do calendário será incorporada como um link.
- Em linha A reserva de calendário será incorporada na página da web e os clientes podem reservar uma reunião ou ligar a partir daí.
Para incorporar a reserva de calendário
- No Gerenciar a janela de Reserva de Calendário, clique Mais > Incorporar contra a reserva que você deseja compartilhar.
2. No Opções de Incorporação popup, faça o seguinte:
- Escolher Botão/Link/Inline. Entrar Nome para botão e link.
- Selecione o Tema Cor da fonte e, Cor do Fundo
- Na seção incorporar código, clique em Copiar Código e o código pode se colado no código-fonte HTML do seu site.
3. Clique Feito.
Adicionar ao E-mail Assinatura
Você pode adicionar o link como uma assinatura em seu e-mail e tornar mais fácil para o cliente reservar uma reunião.
Para adicionar a reserva como uma assinatura de e-mail
- No Gerenciar Reserva de Calendário janela, clique Mais > Adicionar assinatura de e-mail contra a reserva que você deseja compartilhar.
2. No Inserir link página, faça o seguinte:
- Digite o texto em Texto Selecionado caixa. O URL para o link de reserva é exibido por padrão.
- Digite o Título (tooltip) e clique em OK.
Criando Duplicatas
As reservas de equipe que foram configuradas podem ser duplicadas e a configuração pode ser modificada com base em suas necessidades. Você pode criar duplicatas clicando em Mais > Duplicado.
Excluir Reserva de Calendário
Usuário com permissões apropriadas pode excluir a reserva de calendário se eles não são mais necessários.
Para excluir uma reserva de calendário
- No Gerenciar Reserva de Calendário janela, clique Menu > Excluir contra a reserva que você deseja excluir.
2. No pop-up de confirmação de reserva de exclusão, clique em Excluir para eliminar a reserva.
Ativar e Desativar a Reserva de Calendário
Quando a reserva que você criou não é necessária no momento, você sempre pode desativá-los. Ao desativar a reserva permanece inalterado, exceto que ele será inativo.
Usuário com privilégios apropriados pode ativar e desativar uma reserva de calendário.
Para ativar/desativar uma Reserva de Calendário
No Gerenciar Reserva de Calendário janela, alterne o botão de status para ativar/desativar.
Verde indica que a reserva do calendário está ativa.
Você pode criar 25 Reservas de Equipe ativas e 3 Reservas de Usuário ativas.
Reservar uma reunião ou chamada com um usuário ou uma equipe
O cliente pode reservar escolhendo a data e hora apropriadas de sua escolha. Uma vez reservado, um e-mail de confirmação será enviado com a opção para o usuário reagendar/cancelar a reserva confirmada.
Para agendar uma reunião com um usuário/equipe
- Selecione o data de sua escolha.
2. Selecione o tempo de sua escolha.
Você pode filtrar entre AM/PM e formato 24 Horas.
3. Digite o seu Nome e E-mail e clique Salvar.
O status de confirmação será exibido.
4. Após a confirmação da marcação, um e-mail será enviado ao cliente com o resumo da reserva concluída.
O e-mail também permite ao cliente reagendar/cancelar o compromisso feito.
Para reagendar um compromisso
- Clique Reagendar do e-mail. Você será redirecionado para a página de reservas.
- Clique Reagendar Compromisso e continue a partir do passo 1.
Para cancelar um compromisso
- Clique Cancelar do e-mail. Você será redirecionado para a página de reservas.
- Clique Cancelar a minha consulta e a sua reserva será cancelada.
Para consultoria especializada Zoho, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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