Gerenciando Calendário no Zoho CRM
Planejamento e agendamento são importantes quando se trata de reuniões de negócios. Um plano bem concebido vai um longo caminho para trazer resultados positivos, enquanto, reunião devidamente agendada pode complementar o seu planejamento. As empresas participam de reuniões por várias razões e também realizar reuniões de diferentes tipos - Seminários internos, eventos de networking para se envolver com os clientes, reuniões de jantar ou almoço, funções de caridade e arrecadação de fundos, webinars e treinamentos para clientes, reuniões de diretoria e reuniões de equipe mensais, reuniões de equipe festas de lançamento de produtos para criar um burburinho, conferências de imprensa, feiras, etc.
Ter que acompanhar tudo isso em um bloco de notas definitivamente não é uma solução. Os calendários são a escolha certa que mostra a lista de reuniões por dia, semana e mês. Marcar suas reuniões e chamadas em um calendário ajuda você a acompanhar as próximas reuniões e chamadas agendadas. Mais importante ainda, dá-lhe uma ideia do que está alinhado para o dia e como a sua semana vai ser.
Ao trabalhar com o Zoho CRM, onde todos os detalhes de seus clientes estão disponíveis, você pode usar o calendário integrado para planejar suas reuniões e agendar chamadas.
- Crie reuniões recorrentes que cuidem do agendamento automático de reuniões semanais ou mensais.
- Configure preferências pessoais para lembretes, horários de trabalho, feriados, reuniões de codificação mais frias, etc. para se adequar à sua conveniência.
- Exibir calendários de outros usuários com base na hierarquia organizacional.
- Importe reuniões de outro calendário e também exporte reuniões do calendário do Zoho CRM.
- Aceitar convites de reunião de outros usuários.
- Faça chamadas diretamente do calendário.
- Obtenha uma imagem clara das reuniões e chamadas do dia, da semana e do mês.
Definir Preferências do Calendário
Antes de começar a usar seu calendário, configure suas preferências, como quando você deseja lembretes das reuniões, quais são suas horas de trabalho, se deseja ocultar reuniões que não está participando, a duração padrão de reuniões e chamadas, etc. Essas configurações são aplicáveis apenas ao seu calendário.
Para definir preferências de calendário
- Clique no Ícone do calendário e clique em Dia, Semana ou Mês para ver o seu calendário.
2. No seu calendário, clique em Opções > Preferência.
3. Preferências Especifique as seguintes preferências para o seu calendário. Essas preferências são refletidas apenas no seu calendário e não nos calendários de outros usuários.
- Visualização de dias na semana - Você pode ver apenas os 5 dias úteis da semana ou todos os 7 dias, incluindo fins de semana.
- A semana começa Escolha o primeiro dia útil da semana.
- O dia começa em Especifique a hora em que seu dia começa no trabalho. Se você criar uma reunião durante todo o dia, as opções de lembrete disponíveis são No dia da reunião 1 Dia antes da reunião, 2 Dias antes da reunião e 1 Semana antes da reunião. O horário do lembrete será uma hora antes do início do dia.
- O dia termina em Especifique a hora em que seu dia termina no trabalho.
- Férias Semanais 1 e Férias Semanais 2 Especifique suas férias semanais. Pode ser Sábado e Domingo ou qualquer outro dia da semana.
- Selecione o Tipo de Atividade na lista suspensa. Você pode optar por visualizar apenas reuniões, chamadas ou reuniões e chamadas em seu calendário.
- Selecione o Duração padrão da reunião e o Duração da chamada padrão das respectivas listas suspensas. Para chamadas, isso é importante, pois com base no tempo aproximado em que a chamada será superada, sua disponibilidade para participar de outras chamadas ou reuniões pode ser identificada.
- Esconder reuniões___ dia(s) depois de terem passado ao marcar esta caixa de seleção, sua reunião não estará disponível no calendário após o número especificado de dias.
- Esconder reuniões recusadas Se você recusar uma reunião, poderá optar por não tê-la em seu calendário marcando esta caixa de seleção.
- Codificação de cores Sob a opção de codificação de cores, você pode personalizar as cores dos valores da lista de seleção que são definidos pelos administradores de acordo com sua preferência. Essas cores serão exibidas apenas na sua conta.
- Definir o Status de Acesso CallDAV para Ativar se você deseja acessar o calendário do Zoho CRM de outros aplicativos de calendário usando o CalDAV.
4. Gerenciar a Indisponibilidade - Você pode usar esse recurso para reservar tempo em seu calendário de CRM para eventos de produtos correspondentes sem sincronizar todos os eventos. Depois que a sincronização for configurada com êxito, você poderá se marcar automaticamente como indisponível no Calendário do Zoho CRM com base em eventos de outros calendários de produtos.
Isso ajuda a evitar conflitos de agendamento entre suas atividades de CRM e outros compromissos fora do escopo do CRM. Você pode ativar a sincronização de indisponibilidade para produtos Zoho internos, como Zoho Calendar e Zoho Recruit, bem como outros produtos, como os pacotes de calendário do Google/Office 365 do mercado.
5. Preferências de Áudio de Reunião Selecione a preferência de áudio para reuniões via Zoho Meeting, seja para usar áudio embutido ou seu próprio serviço de teleconferência.
6. Especifique o seguinte para definir lembretes para as próximas reuniões em seu calendário. Esta opção de lembrete não será aplicada a chamadas.
- Reuniões quando você quer um lembrete para a reunião - 5 minutos antes do início da reunião, 15 minutos antes ou mais?
- Reunião de dia inteiro - Quando você quer um lembrete para uma reunião durante todo o dia - no dia da reunião ou antes disso?
- Desativar lembretes por e-mail Ao selecionar isso, você não receberá lembretes por e-mail para as reuniões em seu calendário.
7. Para notificações, selecione o Notifique-me quando uma reunião for atribuída a mim caixa de seleção.
8. Clique Salvar.
Quando você acessa o calendário de outros usuários e as Férias não correspondem, automaticamente todos os 7 dias da semana estarão disponíveis no calendário, independentemente das preferências do calendário de qualquer usuário.
Para consultoria especializada Zoho, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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