Perguntas frequentes sobre agendamento de calendário no Zoho CRM

Perguntas frequentes sobre agendamento de calendário no Zoho CRM

1. Qual é o recurso de agendamento de calendário no Zoho CRM? 

Interagir com seus clientes em potencial é um requisito de negócios que precisa de uma ferramenta dedicada para abordá-los. Muitos tipos de empresas, como turismo e viagens, serviços de hospitalidade, seguros, entretenimento, saúde e bem-estar, e assim por diante, exigem interações bidirecionais. Eles preferem a interação individual para entender os requisitos e interesses de seus clientes.
 
A reserva de calendário é um recurso do Zoho CRM que permite agendar uma reunião ou chamada de acordo com suas preferências, seja para uma demonstração ou consulta de produto, negociação de preço, atualização de projeto, solicitação de serviço, solução de problemas e suporte, uma oferta consulta, disponibilidade e o que mais você precisar.
 
Esse recurso permite que os clientes em potencial verifiquem a disponibilidade dos agentes de suporte e agendem reuniões de acordo, bem como cancelem ou reagendem compromissos conforme necessário.
 
Tanto os usuários internos quanto os clientes podem agendar reuniões de acordo com sua disponibilidade. Além disso, o Zoho Calendar pode ser facilmente incorporado em sites, e-mails, campanhas e anúncios, o que permite que seus clientes agendem reuniões.
 
Digamos que um aluno queira fazer uma viagem educacional para seu projeto em andamento. Para perguntar sobre a viagem, ela acessa a página da web de uma empresa de viagens e hospitalidade conhecida como Go India Travel, que está usando o Zoho CRM e incorporou esse recurso de reserva de calendário em seu site. Usando esse botão embutido, o aluno pode simplesmente agendar o compromisso no horário de sua preferência.













Como alternativa, se você for um agente que deseja agendar uma reunião com um de seus clientes em potencial para uma demonstração do produto, poderá fazê-lo com a ajuda do recurso de agendamento de calendário no próprio Zoho CRM.
 
Tanto o cliente quanto o organizador receberão um e-mail confirmando a reunião agendada. Eles também podem reagendar ou cancelar a reunião a partir deste e-mail.
 

 

2. Posso criar uma tarefa no Zoho CRM automaticamente quando um cliente marca um compromisso usando o calendário?

Não, você não pode criar uma tarefa automaticamente quando um cliente marca um compromisso com você usando o agendamento de calendário.  

No entanto, você pode criar uma reunião ou uma chamada no Zoho CRM automaticamente quando um compromisso é agendado.




3. Quais são os tipos de reservas de calendário disponíveis no Zoho CRM?

Existem duas categorias de reservas de calendário disponíveis no Zoho CRM, que são as seguintes:

Agendamento individual/usuário: este tipo de agendamento lista a reunião que foi agendada pelo usuário logado. Nesse caso, um vendedor pode agendar uma reunião de demonstração do produto com um cliente potencial se o vendedor tiver as permissões de perfil adequadas para criar uma reunião ou chamada.






 

Agendamento de equipe: se você deseja designar outros usuários como organizadores de reuniões ou chamadas, use o recurso de agendamento de equipe. Esta categoria aparece para usuários com perfis de administrador ou para aqueles que têm permissões para gerenciar reservas de calendário. Você pode usar a reserva de equipe se quiser permitir que seus clientes reservem uma reunião com os membros da equipe disponíveis. Você pode adicionar usuários internos para que, quando um cliente agendar uma reunião, um organizador seja automaticamente designado para atendê-la em um padrão round-robin.

 

4. Quais são as permissões necessárias para reserva de calendário no Zoho CRM?

Os usuários com permissões para gerenciar reservas de calendário podem criar reservas de equipe. Os usuários com permissões para criar reuniões ou chamadas podem criar reservas de usuários.
 

5. É possível notificar o anfitrião por e-mail quando alguém marca um horário por meio de agendamento de calendário?


Sim, uma reunião será criada automaticamente no CRM quando alguém agendar um compromisso e o organizador será notificado por e-mail se a opção estiver habilitada nas preferências de calendário do CRM. 



6. Gostaria de definir um lembrete para os participantes antes da reunião. Como posso fazer isso? 

Você pode ir para a página de Configuração > Geral > Agendamento de calendário. Na página Reservas de calendário, selecione a (...) e clique em Editar.  
 
Na página de reserva, role até o final. Em Configurações avançadas, você encontrará uma opção para lembrar os participantes antes do evento. Clique no menu suspenso e escolha quanto tempo antes da reunião você deseja que os usuários sejam lembrados ou simplesmente adicione um valor personalizado.
 

 

7. Caso o cliente não esteja disponível à hora da reunião, pode reagendar ou cancelar a marcação?

Sim, os clientes podem reagendar ou cancelar consultas diretamente no e-mail enviado no momento da reserva.
 





8. Não quero que as reuniões sejam atribuídas ao mesmo usuário como organizador o tempo todo. Como eu posso fazer isso?

Existem dois tipos de reservas de calendário: uma reserva de usuário e uma reserva de equipe. Se você configurou uma reserva de usuário, ela será atribuída apenas ao usuário para o qual foi configurada.

Se você deseja que as reservas sejam atribuídas a vários usuários em sua organização, vá para a página Reserva de calendário e na seção Reservas de equipe, em Informações do host, clique na lista suspensa Atribuir A para escolher entre Usuários / Grupos / Território.
 
A reunião/chamada será atribuída aos usuários selecionados em um padrão round-robin.



9. Posso selecionar os usuários de um determinado território aos quais as reuniões devem ser atribuídas? 

Sim, você pode selecionar usuários de um determinado território. A única condição é que sua organização habilite o Territory Management nas configurações do CRM.

10. Quantos agendamentos de equipes e usuários podem ser criados no CRM?

Você pode criar 25 reservas de equipe ativas e três reservas de usuários ativos em seu CRM.

11. Quais campos são obrigatórios para agendamento de reunião via agendamento de calendário no CRM? 

Os campos de nome e e-mail são obrigatórios para agendar reuniões, enquanto os campos de nome e telefone são obrigatórios para chamadas - todos disponíveis por padrão em seu agendamento de calendário.
 






12. É possível incluir perguntas adicionais não obrigatórias para os participantes?

Sim, você pode incluir perguntas adicionais para as quais a resposta pode ser opcional para o participante.


 
Existem três maneiras distintas de compartilhar seu link de agendamento de calendário com os clientes:

1) Você pode adicionar o link como uma assinatura de e-mail. Para fazer isso, vá para a janela Reserva de calendário e clique em (...) > Adicionar à assinatura de e-mail para a reserva que deseja compartilhar. Você será redirecionado para a página Inserir link, onde precisará adicionar texto à caixa Texto selecionado. O URL da reserva será preenchido automaticamente. Digite o Título e clique em OK. 

Agora, toda vez que você enviar um e-mail para seus clientes, o link de reservas será enviado a eles por padrão como uma assinatura.



 



2) Você pode optar por incorporar o código ao seu site. Existem três maneiras de fazer isso:
  1. Incorpore-o como um botão que, quando clicado, faz com que a página de reserva apareça como uma sobreposição;
  2. Incorpore-o como um link;
  3. Incorpore-o in-line em seu site.



                                                   

Para incorporá-lo, na janela Reserva de calendário, clique em (...)> Incorporar para a reserva que deseja compartilhar. No pop-up Opções de incorporação, escolha uma das três opções e insira o Nome para o botão e o link. Em seguida, selecione os temas e as cores de acordo com o seu site. Em seguida, copie o código exibido automaticamente lá e clique em Concluído. Você pode colar o código no código-fonte HTML do seu site.




3) Você também pode simplesmente copiar o link e compartilhá-lo via SMS, e-mail, plataformas de mídia social, WhatsApp e assim por diante. Na janela Reserva de calendário, clique em (...) para a reserva que deseja compartilhar. Clique em Copiar link para adicioná-lo à área de transferência e cole-o para compartilhá-lo onde quiser.





14. Como posso desativar a reserva de um usuário? 

Para desativar uma reserva, vá para a janela Reserva de calendário e desative a barra de status da reserva que deseja desativar e ela não estará mais ativa. 
 



15. É possível enviar o link de reserva aos meus clientes inserindo-o na minha assinatura?

Sim, você pode adicionar o link como uma assinatura de e-mail. Para fazer isso, vá para a janela Reserva de calendário e clique em (...)> Adicionar à assinatura de e-mail para a reserva que deseja compartilhar. Você será redirecionado para a página Inserir link, onde precisará adicionar texto à caixa Texto selecionado. O URL da reserva será preenchido automaticamente. Em seguida, digite o Título e clique em OK.
 


16. Criei uma reunião de 30 minutos por meio de agendamento de calendário no Zoho CRM. Quando meu cliente agendou um compromisso, ele criou uma nova reunião no CRM com o assunto "reunião de 30 minutos". É possível personalizar o nome da reserva?

Não, não é possível personalizar o nome do agendamento de "reunião de 30 minutos" ao criar um agendamento no Zoho CRM. No entanto, você pode editar o assunto depois que uma nova reunião for criada no CRM.
 

17. Quais são as limitações de campo para mapear perguntas para respostas?

Ao mapear uma resposta, você pode mapeá-la para quaisquer campos suportados nos módulos de reuniões e chamadas do CRM, respectivamente.
 







18. Como posso definir a quantidade de tempo entre os horários disponíveis?

Na janela Reserva de calendário, clique em (...) para a reserva que deseja editar. Selecione Editar. Escolha o período nas opções disponíveis no menu suspenso Mostrar disponibilidade em incrementos de em Configurações avançadas. 

 


19. Como faço para agendar uma chamada no calendário?

Para agendar uma chamada do Calendário:
  1. Clique no ícone Calendário na guia módulos do CRM;
  2. Clique no botão Criar;
  3. Selecione Chamar e, em seguida, Agendar uma chamada no menu suspenso.



  1. Como alternativa, você pode agendar uma chamada clicando na data no calendário.



20. Como altero os feriados semanais no Calendário?

Feriados semanais caem em diferentes dias da semana em diferentes países. Siga estas etapas para alterar os dias:

  1. Clique no ícone Calendário nos módulos do seu CRM;
  2. Escolha uma visualização – Dia, Semana ou Mês;
  3. Clique em Opções  >  Preferências;

  

      4. Selecione o dia desejado nos campos da lista de seleção Feriado semanal. Você pode definir dois dias como feriados semanais;
 


          5. Clique em Salvar.

21. Como faço para criar uma reunião no CRM Calendar?

Para criar uma reunião no seu calendário:
  1. Clique no link Criar no calendário. Você também pode clicar na data ou horário no calendário e criar eventos;







      2. Especifique o Título do evento e o Local;
      3. Marque a caixa de seleção Dia inteiro se quiser marcá-lo como um evento de dia inteiro;
      4. Selecione a data e a hora De e Até. Para um evento de dia inteiro, a opção de definir o horário não está disponível;
      5. Na lista suspensa Host, escolha o nome de um usuário que hospedará o evento. Os usuários listados no menu suspenso Host serão baseados em sua hierarquia de papéis. O evento será criado no calendário do usuário que está hospedando o evento;
      6. Selecione Leads, Contatos ou Outros módulos para especificar a que o evento está relacionado.
      7. Clique no link Alterar se desejar agendar a repetição do evento diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Por padrão, a opção Repetir é Nenhum;
      8. Clique no link Adicionar, se desejar convidar participantes para o evento. Você pode selecionar contatos, leads, usuários e usuários de funções, grupos, territórios etc. Por padrão, a opção Participantes é Nenhum. Você também pode especificar o endereço de e-mail dos contatos que não estão em sua conta do Zoho CRM e convidá-los para o evento;
      9. Defina um lembrete para o evento. Por padrão, quando você cria um evento, as configurações de lembrete são definidas com base nas preferências de calendário do usuário que está hospedando o evento. No entanto, você pode alterar isso, se necessário;
      10. Clique em Adicionar mais detalhes se precisar que outros campos sejam preenchidos para adicionar mais detalhes sobre o evento;
      11. Clique em Salvar.

As reuniões eram anteriormente conhecidas como Eventos em seu CRM.

22. Por que as tarefas não são exibidas no Calendário?

O Zoho CRM Calendar lista reuniões e chamadas por dias, semanas e meses. Ele mostra ao usuário uma visão clara dos próximos eventos.

O Calendário exibe apenas as reuniões e chamadas, mas não exibe as tarefas criadas. O motivo é que as Tarefas geralmente são criadas como um lembrete para concluir uma atividade e ter uma data de vencimento. As tarefas não são agendadas, elas podem ser concluídas a qualquer momento. Portanto, as tarefas não são exibidas no Calendário.

Ao contrário das tarefas, as reuniões são agendadas para um horário específico e definitivo, por isso são exibidas no calendário.




23. Qual é o formato de arquivo aceito pelo Zoho CRM para importação ou exportação de calendário?

O Zoho CRM aceita o formato .ics para importação e exportação no Calendário.

24. Como posso visualizar as atividades de outros usuários no calendário?

As atividades de outros usuários podem ser visualizadas no calendário, dependendo de sua função e posição na hierarquia da organização.

Se os usuários podem ou não visualizar as reuniões de outros usuários depende de como a Hierarquia de relatórios e a Hierarquia de territórios estão configuradas em sua organização. Por exemplo, o CEO pode ver as atividades de todos os registros, mas um gerente de vendas pode ver apenas as reuniões associadas aos registros de seus próprios subordinados e não pode ver nenhuma informação sobre os registros de seus superiores. 

Dois gerentes de vendas podem visualizar os registros um do outro se a caixa de seleção Compartilhar dados com colegas estiver selecionada para sua função.

25. Como faço para reagendar uma ligação?

  1. Vá para o calendário;



      2. Clique na chamada desejada e clique em Reagendar;





3. Defina a data e a hora em que deseja reagendá-la;
4. Clique em Concluído.

26. Estou recebendo um alerta de sobreposição quando tento criar uma nova chamada. O que isto significa?

O Zoho CRM permite que você crie quantas chamadas e reuniões quiser. A duração padrão da chamada é de 15 minutos e a duração padrão da reunião é de 1 hora. Se você agendar uma ligação às 17h e outra às 17h10, receberá um alerta de sobreposição, pois há uma sobreposição no calendário entre as ligações.

Você pode prosseguir para agendar a chamada ou reunião, apesar do alerta.

Você também pode alterar a duração padrão de uma chamada ou reunião a qualquer momento.
Navegue até Calendário > Opções > Preferências para alterar a duração.  




27. Como posso definir a exibição de hora para um dia como padrão?

A exibição de hora está disponível na exibição de dia do calendário. Além disso, você também pode selecionar a visualização Semana ou Mês.

Esperamos que esta lista de perguntas frequentes sobre o Agendamento de Calendário seja informativa. Se você ainda tiver dúvidas que não foram abordadas, fale conosco.




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