Como gerenciar sua agenda com o Calendário Unificado do Zoho One
Introdução
A IU unificada do Zoho One tem alguns recursos interessantes, um dos quais é o Unified Calendar (Calendário Unificado). O calendário, que pode ser encontrado na parte inferior do menu de navegação esquerdo da nova versão, facilita o agendamento de compromissos reunindo informações de diferentes aplicativos Zoho e disponibilizando-as em um só lugar.
O Calendário é uma ferramenta eficiente no local de trabalho que ajuda você a acompanhar as reuniões e chamadas agendadas, os próximos feriados e licenças. Ele ajuda você a criar eventos, bem como sincronizar eventos de calendário de diferentes fontes.
O calendário fornece um espaço unificado para acessar compromissos e reuniões do Google Calendar e outros aplicativos Zoho. Os calendários Zoho CRM, Zoho Recruit, Zoho Task, Zoho Contacts, Zoho Lens e Zoho Meeting podem ser sincronizados com o Unified Calendar. Embora não seja possível sincronizar calendários do Zoho Projects, você pode se inscrever e visualizá-los em seu calendário.
Como sincronizar calendários
Para sincronizar um calendário do aplicativo Zoho com o Unified Calendar:
- Faça login no Zoho One e clique em Calendário no menu de navegação à esquerda;
- Clique em
e, em seguida, clique em Aplicativos Zoho;
- Selecione o aplicativo cujo calendário você deseja sincronizar.
Observação: se você deseja sincronizar o calendário de recrutamento ou o calendário do CRM, certifique-se de que sua conta seja verificada e que o módulo de eventos esteja ativado.
Características
Zoho CRM
O calendário unificado oferece a opção de sincronizar o calendário do CRM com ele mesmo. Uma vez sincronizado, o Calendário do CRM ficará visível em CALENDÁRIOS DE APLICATIVOS quando você abrir o Calendário.
Os principais recursos da sincronização de calendário são os seguintes:
- Somente os administradores da organização podem iniciar a sincronização do calendário. Depois de iniciados, os usuários podem sincronizar seus dados, se necessário;
- Cada vez que um evento CRM é adicionado ou editado no Calendário Unificado, as alterações serão atualizadas no CRM Calendar ao atualizá-lo. Todas as atualizações feitas no calendário do CRM também serão atualizadas simultaneamente no calendário unificado.
A sincronização do calendário vem com algumas limitações, conforme listado abaixo:
- As reuniões não podem ser agendadas no calendário unificado. Isso pode ser feito por meio de uma opção de plug-in separada no calendário do CRM;
- As chamadas agendadas no calendário do CRM não serão sincronizadas com o calendário unificado;
- Os lembretes não serão sincronizados para evitar notificações duplicadas de ambos os calendários.
Zoho Recruit
O Calendário Unificado oferece a você a opção de sincronizar o Recruit Calendar com ele mesmo. Depois de sincronizado, o Calendário do Recruit ficará visível em CALENDÁRIOS DE APLICATIVOS quando você abrir o Calendário.
Os principais recursos da sincronização de calendário são os seguintes:
- Qualquer usuário pode iniciar a sincronização;
- Se algum evento for adicionado, editado ou excluído no Calendário Unificado, as alterações serão refletidas no Recruit Calendar.
No entanto, conforme mencionado anteriormente, os lembretes não serão sincronizados para evitar notificações duplicadas de ambos os calendários.
Zoho Task
O Zoho Mail Suite vem com o Zoho Task, que ajuda você a criar e atribuir tarefas a seus colegas de equipe. O calendário unificado oferece a opção de sincronizar o calendário de tarefas consigo mesmo. Uma vez sincronizado, o Calendário de Tarefas ficará visível em CALENDÁRIOS DE APLICATIVOS quando você abrir o Calendário.
As tarefas podem ser criadas como tarefas pessoais ou tarefas de grupo. No entanto, assim que o calendário de tarefas for sincronizado com o calendário unificado, apenas as tarefas pessoais serão sincronizadas. As tarefas de grupo não serão refletidas no calendário unificado.
Zoho Contacts
O calendário unificado oferece a opção de sincronizar o calendário de contatos consigo mesmo. Uma vez sincronizado, o Calendário de Contatos ficará visível em CALENDÁRIOS DE APLICATIVOS quando você abrir o Calendário.
O calendário de contatos é um calendário de somente leitura. É dividido em duas seções, uma para uso pessoal e outra para uso profissional. Se estiver sincronizado com o Calendário Unificado, apenas os aniversários do calendário pessoal serão sincronizados.
Zoho Lens
Quando uma organização é criada no Zoho Lens, um calendário para ela também é criado no Calendário Unificado. Os administradores da organização podem visualizar os eventos de todos os calendários dos usuários, enquanto os usuários podem visualizar apenas seus próprios eventos.
Os dados serão atualizados automaticamente no calendário unificado quando alguém fizer o seguinte no Zoho Lens:
- Crie um departamento;
- Adicione membros a um departamento;
- Remova membros de um departamento;
- Exclua um departamento.
Se um usuário se inscreveu em um calendário de departamento específico, ele tem a opção de cancelar sua inscrição por meio do Calendário unificado.
Zoho Meeting
O calendário unificado oferece a opção de sincronizar o calendário de reuniões consigo mesmo. Uma vez sincronizado, o calendário de reuniões ficará visível em CALENDÁRIOS DE APLICATIVOS quando você abrir o calendário.
Os principais recursos da sincronização de calendário são os seguintes:
- Quando uma reunião é criada no Calendário Unificado, ela também será refletida no Meeting Calendar. O evento pode ser editado ou excluído de ambos os calendários;
- Quando uma reunião é criada no Calendário de reuniões, um e-mail de convite é enviado ao organizador. Se o organizador for um usuário do Zoho Mail, ele será refletido no Unified Calendar como um evento convidado;
- As reuniões criadas em outros aplicativos Zoho também podem ser refletidas em ambos os calendários;
- Se a reunião for criada em um serviço integrado como o Zoho CRM e o convite for enviado pelo CRM ao organizador, a reunião será adicionada ao calendário de reuniões, mas não ao calendário unificado, a menos que o calendário do CRM e o calendário unificado estejam sincronizados;
- Se a reunião for criada em um serviço integrado como o Zoho CRM e o convite for enviado pelo Zoho Mail ao organizador, a reunião será adicionada ao calendário de reuniões e ao calendário unificado.
Zoho Projects
Ao contrário dos aplicativos mencionados acima, você só pode se inscrever no Calendário do Projects, após o qual todos os eventos serão exibidos no Calendário Unificado e atualizados a cada 12 horas automaticamente. Os eventos no calendário do Projects não podem ser editados no calendário unificado.
Google
O Calendário Unificado oferece suporte à sincronização de calendário com o Google Calendar, um aplicativo de terceiros. Uma vez sincronizado, o Google Agenda ficará visível em CALENDÁRIOS DE APLICATIVOS quando você abrir o Calendário.
Quando um usuário cria, atualiza ou exclui um evento no Google Calendar, o mesmo será refletido no Unified Calendar e vice-versa.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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