Perguntas Frequentes de Importação do Zoho CRM: Guia Completo e Dicas para Evitar Erros
Perguntas frequentes: Importação
Como importo registros e os atribuo a outros usuários na minha organização?
Você pode importar registros e atribuí-los a outros usuários em sua organização por meio de três opções:
- Usuários : você pode selecionar um usuário específico e atribuir todos os leads a esse usuário.
- Regras de Atribuição de Leads : Você pode criar critérios de regras para atribuir os registros. Quando as condições forem atendidas, os leads serão atribuídos a um Proprietário especificado. Por exemplo, você pode atribuir os leads vindos dos EUA ao usuário especificando os critérios como País é EUA.
- Mapeamento de campo : o campo do proprietário do lead será mapeado do arquivo para o Zoho CRM durante a importação.
Por que não consigo importar mais de 1500 registros ?
Se você estiver importando arquivos nos formatos XLS, XLSX ou VCF, você pode importar até 5000 registros por lote.
Você pode não conseguir importar mais de 1500 registros se:
Você pode não conseguir importar mais de 1500 registros se:
- O arquivo de importação não está no formato CSV - Se você quiser importar mais de 5000 registros, o arquivo deve estar no formato CSV.
- Você está usando a Edição Gratuita - Você pode importar apenas 1000 registros na Edição Gratuita. Na Edição Padrão, você pode importar 10.000 registros por lote, 20.000 registros por lote usando a Edição Profissional e 30.000 registros por lote usando a Edição Empresarial.
Como importar notas, tarefas, eventos ou chamadas e associá-los a outros registros?
Você pode importar Notas, Tarefas, Reuniões e Chamadas usando a opção Importar disponível nesses módulos ou o recurso Migrar Dados de outro CRM. Ao importar, você pode ter que associar as notas, tarefas, eventos ou chamadas importadas a outros registros no CRM. Para fazer isso, você precisa ter os IDs relacionados desses registros aos quais deseja associá-los. O ID relacionado é um ID exclusivo para todos os registros no Zoho CRM. Se você exportar os registros do Zoho CRM, poderá obter os IDs de todos os registros individuais e usá-los.
Por exemplo, você quer importar notas que são relacionadas a alguns leads. Nesse caso, siga estas etapas:
- Exporte os leads para obter seus IDs relacionados.
- Inclua os IDs relacionados dos leads no seu arquivo de importação para associar as notas aos leads.
O que preciso verificar antes de importar dados?
Antes de importar seus dados, é importante que você teste sua importação usando um arquivo de amostra.
Por que minha importação falha?
Aqui estão alguns dos motivos pelos quais você não pode importar seu arquivo:
- Não há cabeçalho de coluna no arquivo de importação. Cada coluna deve ter um cabeçalho de coluna. Os cabeçalhos de coluna devem ser a primeira linha do arquivo de importação. Por exemplo, a coluna que contém o endereço de e-mail dos registros deve ter o cabeçalho de coluna chamado Email.
- Seu arquivo contém valores vazios para alguns dos campos obrigatórios no CRM.
- Você não escolheu a codificação de caracteres correta. UTF-8 é o formato de codificação usual.
- Você pode ter combinado nome e sobrenome em seus arquivos e pode estar tentando enviar ambos para o campo Sobrenome.
- Há limites de caracteres para determinados campos e se você tiver o tipo errado de informação (texto ou caracteres especiais) mapeado para outra coisa, ele não será importado.
- Você está mapeando uma coluna no seu arquivo de importação com um campo suspenso no CRM e o valor ainda não foi adicionado no CRM.
- O formato de data e hora na sua planilha de importação não é mapeado com o do Zoho CRM. Por exemplo, digamos que o formato de data na sua planilha de importação seja MM/DD/AAAA. Você tem que selecionar esse formato no menu suspenso Formato de data e hora ao importar a planilha. Você pode encontrar isso em Opções avançadas.
- O arquivo de importação tem uma linha vazia que será interpretada como o fim do arquivo.
Observação:
- Na edição gratuita, você pode importar no máximo 1.000 registros.
- Se o arquivo de importação estiver nos formatos XLS, XLSX, VCF ou CSV, você poderá importar até 5.000 registros por lote nas edições Padrão, Profissional, Empresarial e Final.
- Importar mais de 5000 registros (nas edições Padrão, Profissional, Empresarial e acima) só pode ser feito no formato CSV.
Como posso excluir os registros que importei recentemente?
A opção Desfazer esta importação exclui permanentemente os dados que você importa para sua conta CRM. Esta opção é útil quando os dados não são importados corretamente.
Para excluir os registros importados:
- Vá para Configuração > Administração de dados > Importar > Histórico de importação.
- Na página Histórico de Importações, você verá os detalhes da importação abaixo da seção Lista de Importações.
- Mova o ponteiro do mouse sobre uma das suas entradas.
- Clique no link Desfazer esta importação para desfazer a ação e remover os dados importados.
Observação:
- Depois que a importação desfeita for confirmada, você não poderá reverter para ela.
- 30 dias após a importação, a ação de importação será confirmada automaticamente. Você não pode desfazer a importação depois que ela for confirmada.
- Se você desfazer os contatos importados, as contas importadas associadas a esses contatos também serão excluídas.
- Se você excluir as Contas importadas, os Contatos importados associados a essas contas também serão excluídos.
- Se a importação de dados falhar, isso será claramente marcado no histórico de dados.
Como faço para importar notas para o Zoho CRM?
As notas no Zoho CRM são sempre associadas a outros registros, como leads, contatos, negócios etc. Basta exportar seus registros existentes para uma planilha, adicionar suas notas em novas colunas e importar essas notas.
Para importar notas
- Prepare sua planilha (exportada do CRM ou de uma nova planilha) com suas notas para cada registro. Certifique-se de ter as colunas Note Title e Note Content em sua planilha. Além dessas duas colunas, a planilha deve ter uma coluna para um dos campos exclusivos para o módulo escolhido - Email, Record ID ou qualquer outro campo exclusivo.
- Na sua conta do Zoho CRM, clique no módulo necessário.
- Clique na aba [Módulo].
- Na página inicial do [Módulo], clique em Importar notas.
- Navegue pelo arquivo de importação e carregue-o.
- Quando o arquivo for carregado, clique em Avançar.
- Mapeie os campos do arquivo de importação para aqueles no Zoho CRM. Os dados das três primeiras colunas no arquivo de importação estarão disponíveis. Com base nesses dados, formatos para certos campos serão adicionados. Esse formato pode ser editado, se necessário.
8. Clique em Importar. A ação de importação será iniciada. As notas podem ser vistas na página de detalhes do respectivo registro.
Como evito criar registros duplicados durante a importação?
Ao importar registros, você pode identificar os registros duplicados com base em um campo exclusivo para cada tipo de registro. Estes são os campos para cada tipo de registro com base nos quais você pode verificar se há duplicatas:
- Leads - E-mail
- Contatos - E-mail
- Contas - Nome da conta
- Ofertas - Nome da oferta
- Casos - Assunto
- Soluções - Título
- Campanhas - Nome da Campanha
- Fornecedores - Nome do fornecedor
- Produtos - Nome do produto
Cenário :
Você não usa nenhum dos campos mencionados acima e quer atualizar uma lista de registros com detalhes adicionais. Ao importar um arquivo com esses registros atualizados, você quer verificar se há duplicatas. Nesses casos, você pode usar o ID do registro para verificar se há registros duplicados. Cada registro no Zoho CRM tem um ID exclusivo. Ao exportar esses registros, você obtém seus IDs de registro individuais. Siga estas etapas para verificar se há registros duplicados durante a importação:
Você não usa nenhum dos campos mencionados acima e quer atualizar uma lista de registros com detalhes adicionais. Ao importar um arquivo com esses registros atualizados, você quer verificar se há duplicatas. Nesses casos, você pode usar o ID do registro para verificar se há registros duplicados. Cada registro no Zoho CRM tem um ID exclusivo. Ao exportar esses registros, você obtém seus IDs de registro individuais. Siga estas etapas para verificar se há registros duplicados durante a importação:
- Exporte os registros que você deseja atualizar. O arquivo exportado incluirá os IDs de registro.
- Faça as alterações necessárias nos registros do arquivo.
- Importe o arquivo no Zoho CRM usando a opção Substituir.
Observação :
- As duplicatas serão verificadas com base nos IDs dos registros.
- Quando um registro duplicado for encontrado no Zoho CRM, ele será substituído pelos dados no arquivo de importação.
- Somente os campos mapeados serão substituídos.
- Se o campo ID do registro não estiver mapeado, novos registros não serão criados.
Com base em que os registros duplicados são identificados durante a importação?
Ao importar registros, há opções para sobrescrever, pular e clonar os registros duplicados. Os registros duplicados são identificados com base em campos exclusivos, como endereço de e-mail, número de telefone etc. em cada módulo. A seguir estão os campos exclusivos para cada módulo:
- Leads - E-mail
- Contatos - E-mail
- Contas - Nome da conta
- Ofertas - Nome da oferta
- Casos - Assunto
- Soluções - Título
- Campanhas - Nome da Campanha
- Fornecedores - Nome do fornecedor
- Produtos - Nome do produto
Como posso associar contatos às suas respectivas contas ao importá-los por meio de um único arquivo de importação?
Ao importar as contas e contatos usando um único arquivo, você pode associar seus contatos às suas respectivas contas. Seu arquivo de importação pode conter os detalhes do contato e da conta. Siga estas etapas para fazer isso:
- Copie as informações da conta em outro arquivo novo - No seu arquivo de importação, pode haver contas que tenham mais de um contato associado a elas. Para evitar a criação de contas duplicadas, você precisa separar as informações da conta em outro arquivo.
- Importe dados na aba Contas - Importe o arquivo que você criou na etapa anterior, que contém apenas as informações da conta e nenhuma entrada duplicada.
- Importar dados na sua aba Contatos - Importe o arquivo original onde você tem as informações das contas e dos contatos. Durante a importação, mapeie as informações relacionadas ao Contato e as informações relacionadas à Conta.
Observação importante : ao importar registros usando o recurso Migrar dados de outro CRM, você precisa usar o ID fornecido pelo outro fornecedor de CRM para associar contatos às contas.
Quais são os campos obrigatórios ao importar dados?
Ao importar dados, todos os campos obrigatórios no CRM (para o tipo de registro) precisam ser mencionados no arquivo de importação. Por exemplo, se Nome do Lead e Detalhes da Empresa forem obrigatórios para adicionar um lead no CRM, você precisa ter esses detalhes mencionados no arquivo de importação também. Só então você poderá importar os registros.
A quem os registros importados são atribuídos?
Os registros importados são atribuídos aos usuários com base na opção de importação que você selecionar.
Importar meus registros – Se você importar registros usando esse recurso, todos os registros serão atribuídos a você.
Importar os registros da minha organização – Se você importar registros usando esse recurso, poderá atribuir os registros a diferentes usuários. No seu arquivo de importação, você precisa criar uma coluna para especificar o endereço de e-mail do usuário a quem deseja atribuir os registros. Se o endereço de e-mail não for especificado, o registro será automaticamente atribuído ao usuário que importar os registros.
Observação : você também pode selecionar a opção Atribuir proprietário do lead conforme as regras de atribuição para atribuir proprietários. Esta opção está disponível somente quando você importa registros usando o recurso Importar registros da minha organização.
Como faço para importar meus leads para a conta do Zoho CRM?
Os Leads que você tem em seu arquivo podem ser importados para sua conta de CRM. Você pode seguir estas etapas para importar leads:
- Acesse o Módulo Leads.
- Clique em Importar > Importar leads.
- Na página Importar Leads, clique em Procurar e selecione o arquivo de importação ou arraste e solte o arquivo de importação na seção Do arquivo.
- Clique em Avançar.
- Selecione o Layout para o qual você deseja importar os registros na lista suspensa.
Observe que esta opção não estará disponível se você tiver um único layout no módulo Leads. - Selecione o que você quer fazer com os registros do arquivo. Você pode fazer o seguinte:
- Adicionar como novos leads
- Você pode optar por ignorar a importação dos registros que já existem em sua conta de CRM a partir do Alterne os leads existentes com base em lista suspensa.. Todos os campos exclusivos no módulo Leads do layout escolhido serão exibidos.
- Atualizar apenas leads existentes
- Você pode encontrar os leads existentes na sua conta CRM com base no campo selecionado na lista suspensa.
Todos os campos exclusivos no módulo Leads do layout escolhido serão exibidos. - Você também pode evitar a atualização de valores vazios no módulo de leads marcando a caixa de seleção Não atualizar valores vazios para leads existentes.
Isso evita a substituição de campos vazios do arquivo para os campos no CRM durante o processo de importação. - Ambos
- Permite adicionar novos leads do arquivo e atualizar os leads existentes.
- Clique em Avançar.
- Mapeie campos do arquivo de importação para aqueles no Zoho CRM.
- Na aba Mapeamento de Campo, você pode fazer o seguinte:
- Clique em Criar novos campos se quiser criar novos campos e mapeá-los com os campos apropriados do arquivo.
- Clique na guia Mapeado e Não Mapeado para visualizar os campos do arquivo que são mapeados ou não mapeados com os campos no CRM.
- Clique em Redefinir mapeamento de campo, se quiser remover todos os mapeamentos de campos.
Clique em Aplicar mapeamento automático, se quiser que o CRM mapeie automaticamente os campos do arquivo com os campos no CRM. - Passe o mouse sobre o campo e insira os valores do campo na caixa de texto Substituir Valores Vazios. Os valores do campo que você especificar aqui substituirão os valores do campo vazio do arquivo de importação.
- Passe o mouse sobre o campo e clique no ícone Adicionar (+) ao lado do nome do campo e mapeie vários campos no CRM com um único campo do arquivo.
- Na aba Atribuir valores padrão, você pode atribuir um valor de campo padrão para os campos no módulo Leads. Uma vez que os valores são especificados, todos os registros terão o valor de campo que você especificou por padrão.
- Clique em Avançar.
- Marque a caixa de seleção Regras de atribuição e escolha uma regra de atribuição na lista suspensa ou clique em Criar regras de atribuição para criar uma nova regra de atribuição.
- Selecione uma tarefa na lista suspensa Atribuir tarefas de acompanhamento ou crie uma nova tarefa clicando em Criar tarefa de fluxo de trabalho.
- Selecione a caixa de seleção Habilitar aprovação manual de leads se quiser aprovar manualmente os leads.
Se essa opção for selecionada, os registros importados devem ser aprovados pelo administrador. Uma vez aprovados, os registros serão atribuídos ao proprietário do lead apropriado ou com base na regra de atribuição que você selecionou. - Clique em Concluir.
Como faço para importar detalhes do produto de uma fonte externa para o Zoho CRM?
Você pode importar os detalhes do produto seguindo as etapas abaixo:
- Clique na aba Produtos.
- Na página Produtos, clique em Importar produtos.
- Na página Importar produtos, selecione Importar produtos do arquivo ou Importar produtos de outros CRMs.
- Arraste e solte os arquivos relacionados aos produtos ou navegue pelos dados relacionados aos produtos nos formatos CSV ou XLS.
- Na página Mapeamento de campos, mapeie os cabeçalhos das colunas CSV ou XLS com os campos relacionados ao produto no Zoho CRM.
- Clique em Importar.
Nota : Você pode importar produtos se estiver autorizado a executar esta operação. Caso contrário, o botão Importar Produtos na página Produtos ficará oculto na sua interface de usuário e você precisará da permissão do Administrador para acessá-lo.
Posso extrair informações de uma planilha e carregá-las nos campos correspondentes para clientes?
Sim, você pode fazer isso importando os dados da sua planilha do Excel.
Posso migrar dados de outros CRMs para o Zoho CRM?
Sim, você pode migrar de outros CRMs para o Zoho CRM. Você pode realizar a migração sozinho ou buscar assistência de nossa equipe de especialistas.
Antes de iniciar a migração, certifique-se de que o arquivo de backup de dados recuperado do seu antigo CRM esteja no formato correto:
- Excel (XLS, XLSX)
- Valor separado por vírgula (CSV)
- Cartão de visita
- Formato vCard (VCF)
Personalize sua conta adicionando quaisquer campos obrigatórios antes de migrar os dados para que você possa executar corretamente o mapeamento de campos, garantindo uma transferência de dados bem-sucedida.
Como posso migrar meus dados para o Zoho CRM?
Na sua conta de CRM, vá para Configuração > Administração de dados > Importar e escolha o CRM do qual você está migrando.
Se você estiver carregando arquivos CSV que já estão salvos no seu dispositivo para executar a migração, clique em Other CRM. Clique no botão Browse Files e selecione o arquivo CSV para migração.
O que é uma migração de dados?
O assistente de migração de dados no Zoho CRM garante que seus dados sejam migrados corretamente e ajuda a reduzir muito do trabalho manual. Ele mapeia automaticamente os arquivos de importação para módulos do CRM e corresponde as colunas de dados aos campos apropriados no Zoho CRM. Em situações em que seus dados pré-existentes exigem módulos que ainda não estão disponíveis, o Zoho CRM cria os módulos e mapeia os dados relevantes para eles. A ferramenta fornece uma indicação clara do número de arquivos que são mapeados, não mapeados e quaisquer que não sejam suportados.
Como funciona a migração de dados?
A migração de dados funciona com base em identificadores exclusivos. IDs de migração são usados para associar registros entre módulos e para proprietários de registros. Para migrar registros, precisamos ter certeza de que inserimos um ID exclusivo para cada registro.
O que é um ID de migração?
IDs de migração são usados para associar registros entre módulos e para proprietários de registros. Cada registro deve ter um ID exclusivo. Contatos e contas são interconectados entre si. Vários contatos podem ser associados a uma conta.
Na captura de tela abaixo, você pode ver um contato chamado Sathish com o ID 00C1 (esse ID é apenas para fins de backend). Ele será associado à conta Zoho.
Quando você vai para módulos de conta e clica em Zoho. Você pode encontrar o Contact Sathish. O processo é o mesmo para todos os módulos.
Por que você precisa migrar seus dados?
Sempre que nossos clientes planejam mudar para o Zoho CRM de sua antiga ferramenta de CRM ou de uma ferramenta não CRM, eles podem optar por migrar seus dados pré-existentes para o Zoho CRM. Já que, nas opções de importação por módulo, há poucas restrições. Portanto, recomendamos a migração para os clientes que mudaram de um CRM diferente para o Zoho CRM.
Onde, por meio da migração, você pode migrar os registros para todos os módulos. Temos a opção de migrar as imagens de registro, módulos de inventário, atividades, anexos, documentos etc.
Observação: o tamanho dos arquivos ZIP deve ser de até 10 GB ou 200 arquivos csv.
Como podemos criar IDs de migração?
As migrações funcionam com base em IDs exclusivos. Se não houver IDs exclusivos em seu arquivo de dados, você pode criar seus próprios IDs. Eles podem ser numéricos, alfanuméricos ou alfabetos. Mas devem ser exclusivos em todos os módulos e todos os registros.
Os IDs usados no módulo Contatos não podem ser usados como IDs exclusivos para módulos de Conta.
Acima está um exemplo de dados com geração manual de ID. 00A1 é o ID usado para a conta ZOHO.
Como posso associar registros entre módulos?
Id's - Conceito principal para Migrações. Vamos pegar um cenário para verificar como funciona;
Contas e Contatos são inter-relacionados entre si. Uma Conta pode conter Vários Contatos. Quando você abre os registros do módulo Conta, você pode visualizar todos os Contatos associados nele.
Isso funciona puramente com base nos IDs.
Como posso atribuir os registros ao Proprietário?
A associação de registros ao proprietário é baseada nos IDs de migração. Para associar o proprietário do registro, precisamos primeiro migrar o user.csv enquanto migramos outros módulos.
O arquivo user.csv deve conter nome, sobrenome, e-mail e ID do usuário.
Aqui na tabela abaixo, você pode ver que o ID do proprietário é 00U1,00U2
O que é um formato de arquivo de migração e quais tipos de formatos de arquivo são suportados para migração?
Os formatos suportados para migrações são pasta ZIP e CSV. Ao carregar a pasta ZIP, você deve certificar-se de que não há subpastas nela. Quando você abre a pasta ZIP, ela deve mostrar apenas os arquivos CSV nela.
Observação: oferecemos suporte a até 10 GB de dados ou, se você inserir como arquivos CSV, a contagem deverá ser 200.
Quais são os tipos de mensagens de erro que podem ser encontradas durante a migração?
Geralmente, há 5 tipos de erros que podem ocorrer durante um processo de migração.
- Os campos obrigatórios estão vazios
- Registro pai não encontrado
- Arquivo não encontrado
- Registro de criança não encontrado
- O formato do arquivo inserido está incorreto.
- Erro de campo obrigatório deixado em branco: Esse tipo de erro ocorre quando os campos obrigatórios definidos são deixados em branco ou não são preenchidos corretamente.
Por exemplo, o campo Sobrenome dentro dos módulos de geração de Leads é um campo obrigatório definido pelo sistema. Se o campo de sobrenome da entrada estiver vazio, todos os registros serão ignorados e um erro será lançado "campos obrigatórios deixados em branco".
- Registro pai não encontrado: Se o registro do módulo pai não for migrado junto com o arquivo, esse erro ocorrerá.
Por exemplo, suponha que os módulos de contatos e contas estejam vinculados nos dados. No entanto, os dados da conta não foram migrados ou os IDs que você usou para migrar as contas não eram os mesmos que você armazenou no arquivo. Isso gerará o erro "registro pai não encontrado".
Se você utilizou a planilha acima para migração, os IDs usados para a migração do módulo de contas são diferentes dos IDs mostrados no exemplo do módulo de contatos. Esta é uma dessas situações em que o erro "ID pai não encontrado" aparece.
Este erro ocorrerá sempre que os registros associados não forem migrados.
- Arquivo não encontrado: Este erro ocorre quando os arquivos anexos não são encontrados durante a migração. Para eliminar este erro, certifique-se de que a pasta de anexos consiste em todos os anexos. Os anexos no registro são armazenados no formato CSV. Agora, se esse anexo, por exemplo; Alpha.jpeg estiver presente no formato CSV, mas estiver faltando na pasta, encontraremos este erro.
- Registro filho não encontrado: Sempre que você migrar os módulos de Inventário, como Cotações, Pedido de Venda, Pedido de Compra, etc., você deve certificar-se de que o(s) módulo(s) pai(s) correspondente(s) (produtos) sejam migrados. Se o ID do produto não estiver presente no arquivo ou se ele não for migrado junto com o arquivo, esse erro ocorrerá.
Por exemplo, se você estiver migrando o módulo Cotações e o arquivo de item de linha Cotações. No arquivo de item de linha, se você deixar de adicionar o ID do produto ou se os produtos não forem migrados com o arquivo, você encontrará esse erro.
- O formato do arquivo inserido está errado: Esse tipo de erro ocorre quando o formato do arquivo que está sendo adicionado é diferente de .csv. A pasta Zip deve conter arquivos .csv durante a migração. Certifique-se de que não haja outras subpastas na pasta Zip antes de inseri-la, caso contrário, esse erro será refletido.
Como faço para importar contas com novos dados sem criar registros duplicados?
No Zoho CRM, usuários da Edição Empresarial e acima podem usar a opção Substituir ao importar registros. Esta opção ajuda você a substituir registros no CRM por registros semelhantes que você pode importar. Você também pode usar a opção 'Duplicar registros' para evitar a criação de registros duplicados e seus registros existentes podem ser atualizados, se necessário.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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