Organizando Notas no Zoho CRM
Associar notas com registros
No Zoho CRM, você pode associar notas aos registros especificando os detalhes necessários. Você pode criar notas apenas se tiver a permissão para criar notas.
Assista nosso vídeo ou acompanhe as informações abaixo:
Para criar notas
- Clique na guia [Módulo];
- Na página inicial do [Módulo], selecione o registro;
- Na página Detalhes do [Módulo], os detalhes da nota existente, se houver, são exibidos;
- Digite o conteúdo da nota na caixa de texto;
- Clique no link Anexar arquivo se quiser fazer upload de arquivos para a nota.
Você pode anexar até 5 arquivos em uma nota e o tamanho total dos arquivos não deve exceder 20 MB; - Clique em Salvar.
Observação
- Cada nota que você associar a um registro será contada como mais um registro no Zoho CRM. Portanto, contribuirá para o número total de registros.
Por exemplo, você tem um total de 1.000 registros em sua conta e cada registro tem uma nota associada a ele - então o número total de registros em sua conta será 2.000.
Notas de importação
Pode haver ocasiões em que você gostaria de adquirir Notas de fontes externas ou outros aplicativos de CRM. No Zoho CRM, você pode facilmente importar notas de fontes externas.
Observação
- Antes de importar as notas, você já deve ter importado as contas e contatos relacionados às notas.
Para importar notas
- Clique em Configuração > Administração de dados > Migrar dados de outro CRM;
- Na página Assistente de Migração de Dados, selecione Importar Notas na lista suspensa.
- Clique em Avançar;
- No Migrar a página suspensa do Notes, faça o seguinte:
- Navegue e selecione o arquivo a ser importado.
Observe que apenas arquivos CSV podem ser importados; - Selecione a codificação de caracteres na lista;
- Selecione o formato de data e hora usado no campo de importação. Qualquer outro formato de data e hora usado no arquivo de importação será ignorado.
O formato especificado aqui será usado para os campos de data e uma combinação dos valores para os campos de data e hora; - Marque a caixa de seleção Enviar e-mail de notificação para receber um e-mail de notificação sobre a importação;
- Clique em Avançar;
- Navegue e selecione o arquivo a ser importado.
- Na seção Mapear campos, mapeie os campos para os nomes de campo que você mencionou no arquivo CSV.
Os nomes dos campos que você mencionou no arquivo CSV estarão disponíveis nas listas suspensas. - Clique em Avançar para importar registros.
Quando a migração for concluída, um e-mail será enviado ao usuário (administrador) que importou os registros.
Observação
- O tamanho do arquivo não deve exceder 50 MB;
- No arquivo CSV, os detalhes na primeira linha serão tratados como nomes de campo;
- Por padrão, em Opções avançadas, os valores de data e hora selecionados são os formatos aaaa-mm-dd e hh:mm:ss, respectivamente. Você pode alterar o formato, mas certifique-se de que o formato selecionado seja usado no arquivo de importação. Em caso de diferenças, o formato padrão será usado.
Notas de exportação
Esse recurso permite exportar as notas do Zoho CRM no formato CSV. Você pode exportar no máximo 3.000 notas por vez.
Para exportar notas
- Clique em Configuração > Administração de dados > Exportar dados;
- Na página Exportar dados, selecione Exportar notas na lista suspensa;
- Clique em Exportar;
- Na caixa de diálogo, selecione Salvar arquivo e clique em OK;
Os registros serão exportados e salvos em formato .CSV em seu disco local.
Excluir notas
Ocasionalmente, pode ser necessário remover as notas desnecessárias do Zoho CRM para uma melhor experiência do usuário. Você pode considerar a remoção de notas que não são úteis para referência futura.
Para deletar notas
- Clique na guia [Módulo];
- Na página inicial do [Módulo], selecione o registro;
- Na página Detalhes do [Módulo], na seção Notas, clique no link Del relevante;
- Na caixa de diálogo Confirmação, clique em OK para excluir a nota permanentemente.
Observação
- Você pode excluir notas somente se tiver a permissão para excluir notas;
- As notas excluídas são armazenadas temporariamente na Lixeira do Zoho CRM;
- Se você excluir as notas da Lixeira, não poderá restaurá-las.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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