Importando dados para o Zoho CRM

Importando dados para o Zoho CRM

Os dados podem ser coletados por meio de várias fontes, como compra de um banco de dados de registros, coleta de feiras e campanhas comerciais e assim por diante. A importação de registros dessas fontes externas para o Zoho CRM é uma das atividades de criação de leads mais importantes em qualquer empresa. Por esse motivo, a importação deve ser fácil e deve ajudá-lo a manter os dados limpos, sem duplicatas.

Você pode importar seus dados usando uma das duas opções mencionadas abaixo:

Importando dados para módulos individuais no Zoho CRM: Arquivos individuais podem ser importados, um de cada vez, para um módulo específico.




Migrando dados de outras contas para o Zoho CRM: O assistente de migração de dados  ajuda você a migrar dados de outros sistemas CRM para o Zoho CRM. O assistente permite anexar o arquivo CSV do módulo a ser migrado e definir o formato de data e hora suportado no arquivo de importação para evitar que os valores sejam ignorados durante a migração.

Você também pode pedir ao Zoho CRM para notificá-lo quando a importação for concluída selecionando a opção Enviar notificação por email. Depois que os detalhes necessários forem especificados, você precisará mapear todos os campos obrigatórios no arquivo CSV com os do Zoho CRM.  

Disponibilidade
Permissão necessária
Os usuários com permissão de importação em seu perfil podem acessar esse recurso. 

Lista de verificação de importação

Antes de importar os dados, consulte a seguinte lista de verificação:
  1. Permissão 
    Certifique-se de ter acesso e privilégio para importar dados. Se você não tiver essa permissão, o link Importar ficará oculto na interface do usuário.
  2. Formato de arquivo 
    Os formatos suportados são  Excel (XLS, XLSX), Comma Separated Value (CSV) e Business Card ou vCard  Format  (VCF) . Todos os anexos de arquivo devem ser separados dos dados.
    Erros inesperados podem ocorrer se os arquivos XLS/XLSX contiverem quaisquer controles especiais, como filtros combinados ou imagens incorporadas neles.
  3. Caracteres não permitidos
    Quaisquer dados para o arquivo a ser importado não devem conter dados entre <script> </script>.
  4. Campos obrigatórios 
    Cada campo obrigatório (obrigatório) deve conter um valor. Certifique-se de não deixar nenhum campo obrigatório em branco no arquivo de importação. Por exemplo, ao importar informações de conta, cada registro de conta deve incluir um  Nome de conta . Observe que você não pode prosseguir para a próxima etapa sem mapear os campos obrigatórios.
  5. Dados da caixa de seleção
    Certifique-se de que os dados que você planeja importar de campos booleanos ou de caixa de seleção contenham valores que serão convertidos corretamente durante o processo de importação.
    Os dados importados de campos booleanos e de caixa de seleção são convertidos da seguinte forma:
    • Se a caixa de seleção estiver marcada: Verdadeiro ou 1
    • Se a caixa de seleção não estiver marcada: Falso ou 0                                           



  1. Lista suspensa 
    Todos os valores de dados exibidos nas listas suspensas devem existir nos campos correspondentes do Zoho CRM.
    Por exemplo, se você planeja importar informações de conta que contenham um valor para a lista suspensa de tipo de setor, antes de importar as informações de conta, certifique-se de que todos os valores de setor no arquivo de origem já apareçam na lista suspensa. Se os valores não existirem, você deverá alterar os valores no arquivo de origem para corresponder aos valores existentes no Zoho CRM ou solicitar que o administrador adicione os novos valores.
    Se os valores não forem adicionados na lista suspensa, os dados ainda poderão ser importados. Após a importação, se você alterar o valor do campo, não poderá alterá-lo novamente para o antigo, pois ele não estará disponível na lista.
  2. Nomes de campo 
    Certifique-se de que a primeira linha de dados (registros) no arquivo de origem contenha os títulos das colunas ou os nomes dos campos em vez dos valores de dados reais. Esses valores de nome de campo de título ajudam a identificar os dados quando você mapeia os novos dados para os campos existentes no Zoho CRM.
  3. Linhas em branco no arquivo de importação 
    Mais de 10 linhas em branco no arquivo podem indicar o final do arquivo. Os dados após as linhas em branco serão ignorados durante a importação. Certifique-se de não deixar linhas em branco entre as linhas de dados.
  4. Tamanho do arquivo 
    Certifique-se de que o tamanho do arquivo não exceda os seguintes limites de acordo com sua edição do Zoho CRM:
    Arquivos CSV:  Enterprise e Ultimate -  25 MB , Professional e Standard -  10 MB , Free -  5 MB.
    Arquivos VCF:   5 MB  para todas as edições.
  5. Linhas
    O número de linhas que podem ser importadas depende da edição:
    Padrão - 10.000; Profissional - 20.000; Empresa - 30.000; Supremo - 50.000.
  6. Campo externo
    Qualquer campo presente no arquivo .CSV pode ser mapeado com um campo externo presente no módulo CRM. O valor do campo ID externo pode ser atualizado somente por meio da API. 




Os módulos junto com seus campos obrigatórios definidos pelo Zoho estão descritos na tabela abaixo. Certifique-se de mapear esses campos ao importar. Talvez existam outros campos obrigatórios em cada módulo também, mas você sempre pode personalizar e marcar os campos como não obrigatórios, se necessário.

Módulos
Campos obrigatórios
Módulos
Campos obrigatórios
Conduz
Último nome
Casos
Origem do caso
Sujeito
Status
Contas
Nome da conta
Soluções
Título da solução
Contatos
Último nome
Livros de preços
Nome do livro de preços
Ofertas
Nome do negócio
Encontro: Data
Data de Fechamento
Produtos
Nome do Produto
Campanhas
Nome da campanha
Fornecedores
Nome do vendedor

Observação
  • Usando o recurso Importar, você não pode importar chamadas, reuniões (atividades), relatórios, faturas, cotações, pedidos de compra, previsões, pedidos de vendas e modelos para o Zoho CRM.
  • No entanto, você pode importar eventos no formato ICS do Calendário.

Limites de importação

Se o arquivo de importação estiver no formato .XLS, .XLSX ou .VCF, você poderá importar no máximo 5.000 registros/lote para todas as edições do CRM. No entanto, para importar mais de 5.000 registros/lote, seu arquivo de importação deve estar apenas no formato .CSV, e o número máximo de registros que você pode importar varia de acordo com sua assinatura.
Observação
  1. Os formatos suportados são  Excel (XLS, XLSX), Comma Separated Value (CSV) e Business Card ou vCard  Format (VCF).
  2. Se seus registros excederem os limites especificados mencionados acima, você poderá dividir os registros em dois ou mais arquivos e importá-los.
  3. Ao importar um arquivo VCF, o campo de imagem do registro será automaticamente associado ao registro durante o processo de importação e não estará disponível para mapeamento.




Importar dados para um módulo

Importe todos os registros de propriedade (atribuídos) aos usuários em sua organização, incluindo os registros de sua propriedade.

Para importar dados

1. Clique na guia [Módulo] apropriada (por exemplo, Leads, Contatos, Contas etc.).
2. Na página inicial do [Módulo], clique em Importar leads [Registros] no menu suspenso Criar lead.





3. Clique em Procurar para carregar o arquivo  ou arraste e solte o arquivo na seção Do arquivo. A codificação de caracteres será detectada automaticamente.








   4. Se necessário, altere a codificação de caracteres na lista suspensa e clique em  Avançar.





5. Selecione o  Layout  para o qual deseja importar os registros.   
Caso não tenha um layout criado, os registros serão importados para o layout padrão e a opção de escolha de layout não estará disponível.

6. Selecione uma das seguintes opções.
      a. Adicionar como novo [Registros]: Escolha esta opção para importar todos os registros do arquivo de importação para o Zoho CRM.
      Selecione  ID do registro  ou  E- mail / Nome  do registro na lista suspensa. Para evitar a duplicação de dados, você tem essa opção adicional de ignorar os registros do arquivo que correspondem aos registros existentes no Zoho CRM. Estes podem ser filtrados com base no ID do registro, nome ou endereço de e-mail, conforme o módulo.








      b. Atualizar apenas [Registros] existentes: Escolha esta opção para fazer alterações apenas nos registros existentes. Selecione  ID do registro  ou  E- mail / Nome  do registro na lista suspensa para localizar os registros existentes que correspondam aos do arquivo de importação. Essa opção ajuda a filtrar os registros existentes que precisam ser atualizados. Além disso, você pode optar por ignorar a atualização de valores vazios nos registros. Por exemplo: Digamos que seu registro de CRM tenha um valor, Hospitalidade, para o campo Indústria e o arquivo de importação não tenha nenhum valor para o mesmo campo. Ao importar os dados do arquivo e escolher  Ignorar atualização de valores vazios,  o valor vazio não será substituído e o valor do campo Indústria permanecerá inalterado. Isso evitará a chance de qualquer perda de dados.





      c. Ambos: Escolha esta opção para adicionar novos registros, bem como atualizar as alterações nos registros existentes. Selecione  ID do registro ou E- mail / Nome  do registro na lista suspensa para localizar os registros existentes que correspondam aos do arquivo de importação. Você tem essa opção para filtrar registros existentes que precisam ser atualizados. Você também pode optar por ignorar a atualização de valores vazios do arquivo de importação para os registros no Zoho CRM.

7. Clique em Avançar.

8. Mapeie os campos do arquivo de importação para os do Zoho CRM.








Os dados das três primeiras colunas do arquivo de importação estarão disponíveis. Com base nesses dados, serão adicionados formatos para um determinado campo. Este formato pode ser editado, se necessário.
  • Clique  em Criar novos campos , se precisar de campos personalizados que ainda não estejam disponíveis em sua conta do CRM.
  • Clique  em Mapeado  e Não mapeado  para visualizar as colunas mapeadas e não mapeadas, respectivamente, com os campos no Zoho CRM.
  • Clique no  link Redefinir mapeamento de campo  para iniciar o mapeamento do zero.
    Qualquer mapeamento que você tenha feito até agora será removido e você poderá começar de novo.
  • Clique no  link Aplicar mapeamento automático  para permitir que o CRM mapeie as colunas de importação com campos correspondentes.
    O sistema identificará as colunas que correspondem aos campos do CRM e as mapeará automaticamente. 



  1. Passe o mouse sobre o campo e insira os valores do campo na caixa de texto Substituir valores vazios .
    Algumas vezes o campo em um arquivo de importação não tem valor, caso esse campo seja marcado como obrigatório no CRM, o registro não será importado por falta de valor. Para evitar tais situações, você pode mencionar um valor alternativo que substituirá o campo vazio. 
    Por exemplo, você mapeou o  campo Sobrenome do arquivo com o campo Sobrenome no  módulo Leads , que é obrigatório. Portanto, sem o valor do campo, o registro será ignorado durante o processo de importação. Para evitar isso, você pode especificar o valor que deve substituir o  campo sobrenome vazio . 






  1. Passe o mouse sobre o campo e clique no ícone Adicionar (+)  ao lado do nome do campo e mapeie vários campos no CRM com um único campo do arquivo.
    Por exemplo, se o  endereço de cobrança e o  endereço  de entrega forem iguais, você poderá mapear esses dois campos do CRM para os campos apropriados do arquivo. 



  1. Clique na guia Atribuir valores padrão e selecione os campos CRM com os valores de campo padrão apropriados . Depois que os valores forem especificados, todos os registros terão o valor do campo que você especificou por padrão. Por exemplo, você está importando um conjunto de registros para o  módulo Leads no qual deseja definir o  Proprietário do Lead  apropriado e  marcar os registros que são importados. Na guia  Atribuir valores padrão , você pode selecionar o campo Proprietário do lead e  Nome da tag do CRM e escolher os valores de campo apropriados. Este valor será adicionado a todos os registros por padrão. 




9. Clique em Avançar.
10. Marque a caixa de seleção Atribuir proprietário com base nas regras de atribuição e escolha uma regra de atribuição na lista suspensa ou clique em  Criar regras de atribuição para criar uma nova regra de atribuição.
11. Check Trigger automação e gerenciamento de processos, para permitir que ações relacionadas sejam executadas em registros que são criados ou atualizados por meio de importação.





12. Selecione uma tarefa na lista suspensa Atribuir tarefas de acompanhamento ou crie uma nova tarefa clicando em  Criar tarefa de fluxo de trabalho.  
13. Marque a caixa de seleção para  Habilitar Aprovação de Lead Manual .
Os registros serão aprovados manualmente pelo administrador antes de serem atribuídos a usuários específicos. Esta opção está disponível apenas para Leads, Contatos, Casos e módulos personalizados.







14. Clique em Concluir.
      A ação de importação será iniciada. 

Observação
  • Selecione o  [ID do módulo]  no  campo Localizar existente usando  , se e somente se você estiver reimportando os registros que foram exportados do Zoho CRM. O  campo [ID do módulo]  é gerado pelo Zoho CRM e, portanto, é exclusivo do Zoho CRM. Por isso, é ideal escolher esse campo como exclusivo nos casos em que você deseja exportar um conjunto de registros do Zoho CRM para uma planilha, fazer algumas alterações e importar os registros novamente. Nesse caso, quando você escolhe  [ID do módulo]  como o campo exclusivo e opta por atualizar os registros existentes, os registros correspondentes são atualizados perfeitamente. Escolher o [ID do módulo]  como campo exclusivo em qualquer outro caso pode causar duplicação de registros.
  • Os campos exclusivos não diferenciam maiúsculas de minúsculas. Ou seja, se o valor do campo exclusivo no arquivo de importação for "ABC" e no registro existente for "abc", o Zoho CRM ainda identificará isso como uma correspondência.
  • Depois que o processo de importação começar, você não poderá cancelá-lo.
  • A opção de aprovação manual está disponível apenas durante a importação de leads.
  • Se você selecionar uma tarefa de fluxo de trabalho durante a importação, a  opção Notificar Responsável  na tarefa de fluxo de trabalho selecionada não será aplicável.
  • Os valores de campo padrão não podem ser especificados para os seguintes campos:

    • Descrição

    • Duração da chamada

    • Número automático

    • Campos exclusivos

    • Campos de fórmula

    • Pesquisa de seleção múltipla

  • A atribuição de valores padrão para um campo que já está mapeado substituirá o mapeamento de campo existente que você fez.

  • A opção Acionar automação e gerenciamento de processos será exibida somente se houver menos de 10.000 linhas no arquivo de importação. Se você não conseguir visualizar a opção, significa que seu arquivo de importação tem mais de 10.000 linhas.

  • O processo de automação pode não ser necessariamente concluído após a importação dos registros. Pode levar algum tempo para concluir a automação. 

Importar dados para um subformulário

Você pode importar entradas de subformulário nos módulos do seu CRM. A importação de subformulários geralmente é mais conveniente do que adicioná-los manualmente ao CRM.
 
Por exemplo, uma seguradora pode armazenar os detalhes dos dependentes de seus segurados — como nome, idade, sexo e parentesco com o contato — em um subformulário no módulo Contatos para facilitar o acesso.
Para começar, abra o módulo para o qual você pretende importar as entradas do subformulário, clique no botão Importar Subformulário e selecione em seu computador o arquivo que contém as entradas do subformulário. Na próxima página, você pode selecionar o layout (se houver) no qual os registros do subformulário serão adicionados. Em seguida, você escolhe adicionar os registros como novas entradas de subformulário, atualizar entradas existentes ou ambos e, em seguida, selecionar quais registros existentes devem ser ignorados, se houver.
    • Adicionar como novo subformulário: Escolha esta opção para importar os registros do arquivo de importação como novas entradas no módulo. Para evitar a duplicação de dados, você tem a opção de pular os registros do arquivo que correspondem aos registros existentes.
    • Atualizar somente existente: Escolha esta opção para fazer alterações apenas nos registros existentes. Essa opção ajuda a filtrar os registros existentes que precisam ser atualizados.
    • Ambos: Escolha esta opção para atualizar as alterações nos registros existentes e adicionar novos registros, se houver. Esta opção filtra os registros existentes que precisam ser atualizados. Você também pode optar por ignorar a atualização de valores vazios do seu arquivo de importação.

A última etapa é mapear as colunas no arquivo importado para os campos do subformulário no Zoho CRM. O campo ID pai é necessário durante o mapeamento de campo para que as entradas do subformulário sejam associadas aos registros pai corretos.




Elementos em um arquivo de importação de subformulário

Antes de importar valores para um subformulário, é importante ter um arquivo de importação no formato mostrado na captura de tela abaixo, que também destaca alguns dos principais elementos que um arquivo de importação de subformulário deve ter.





Campos do subformulário: São as colunas que contêm os dados a serem preenchidos no subformulário. O arquivo de importação deve conter os campos marcados como obrigatórios no subformulário (se houver).

ID pai: Este é o campo identificador exclusivo no módulo pai que distingue cada registro. 
Você pode escolher qualquer campo exclusivo que tenha no módulo ou, se os dados foram exportados do CRM, use o ID Zoho CRM gerado pelo sistema.

Como importar um subformulário

  1. Clique na guia do módulo apropriado (por exemplo, Leads, Contatos, Contas, etc. ) .

  2. Na página inicial do módulo , clique em Importar subformulários no menu suspenso Criar contato .





      3. Clique em Procurar ou arraste e solte o arquivo. 





4. Selecione uma das seguintes opções: Adicionar como novo subformulário, Atualizar somente subformulário existente ou Ambos .  








5. Clique em Avançar.
6. Mapeie os campos do arquivo de importação para os do subformulário no Zoho CRM.





7. Clique em Avançar. A importação irá começar. 

Importar Notas

Muitas vezes, você pode enfrentar a necessidade de fazer anotações para muitos registros ao mesmo tempo. Às vezes, a mesma nota pode precisar ser associada a vários registros. Em vez de adicionar notas uma de cada vez a cada registro, você pode importá-las e associá-las a contatos relevantes.
Você pode superar esse incômodo usando o  recurso Importar Notas  oferecido pelo Zoho CRM. Basta exportar seus registros existentes para uma planilha, adicionar suas notas em novas colunas e importar as notas.

Para importar notas
  1. Prepare sua planilha (exportada do CRM ou de uma nova planilha) com suas notas para cada registro. Certifique-se de ter as  colunas Título da Nota  e  Conteúdo  da Nota em sua planilha. Além dessas duas colunas, a planilha deve ter uma coluna para um dos campos exclusivos do módulo escolhido - Email, ID do Registro ou qualquer outro campo exclusivo.
  2. Na sua conta do Zoho CRM, clique no módulo necessário.
  3. Clique na  guia [Módulo] .
    Módulo  refere-se às guias como Leads, Contatos, Contas, etc.







4. Na página inicial do  [Módulo], clique em  Importar notas.
5. Procure  o arquivo de importação e faça o upload.
6. Quando o arquivo for carregado, clique em Avançar.





7. Mapeie os campos do arquivo de importação para os do Zoho CRM.
      Os dados das três primeiras colunas do arquivo de importação estarão disponíveis. Com base nesses dados, serão adicionados formatos para determinado campo. Este formato pode ser editado, se necessário.
  1. Clique em Mapeado e Não mapeado  para visualizar as colunas mapeadas e não mapeadas, respectivamente, com os campos no Zoho CRM.
  2. Marque a caixa de seleção Redefinir campos mapeados para iniciar o mapeamento do zero.
  3. Clique no link Aplicar mapeamento automático  para permitir que o CRM mapeie as colunas de importação com campos correspondentes.

8. Clique em Importar.
A ação de importação será iniciada. As notas podem ser vistas na página de detalhes do respectivo registro.








Observação 
  1. As seguintes permissões devem ser habilitadas no perfil de um usuário para importar notas:
    Crie permissão para o Notes  em  Permissões de nível de módulo .

  2. Permissões de importação   habilitadas para o respectivo módulo pai em  Perfis . Por exemplo, mesmo que um usuário tenha  permissão de criação de notas  , mas não tenha  permissões de importação  para leads, ele não poderá importar notas para leads. 





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