Mesclando Registros Duplicados No Zoho CRM
Quando você trabalha com um volume significativo de dados, fica bastante desafiador manter seu banco de dados livre de duplicatas. Afinal, à medida que aumentam as opções de entrada de registros no CRM, também aumentam as chances delas.
Por exemplo, o mesmo lead pode ser criado tanto por importação quanto por APIs. Para ajudá-lo a gerenciar um conjunto limpo de dados, o Zoho CRM oferece soluções proativas e reativas.
Contenha as duplicatas antes que possam ser criadas
Ao marcar um determinado campo como um "campo exclusivo", você pode interromper a criação de um registro duplicado. Essa é uma maneira proativa de manter um banco de dados limpo.
Por exemplo, se você marcou o campo de número de telefone como um campo exclusivo no módulo Leads, o CRM irá alertá-lo se você criar um segundo lead com o mesmo número de telefone de um lead existente.
Mesclar registros duplicados
Apesar de criar campos exclusivos e verificar os dados duas vezes, se você ainda acha que pode haver registros duplicados em seu CRM, pode usar as ferramentas de desduplicação do Zoho CRM para mesclá-los:
- Localizar e mesclar registros duplicados;
- De-duplicate Records (Auto-merge duplicatas);
- Resolução de conflitos na desduplicação.
| Localizar e mesclar registros duplicados | Deduplicar registros |
Quando usar: é ideal usar esse recurso se você estiver procurando especificamente por duplicatas de um determinado registro. | Quando usar: é ideal usar esse recurso quando você não tem certeza se há duplicatas e deseja que o CRM execute uma verificação de duplicação com base em determinados campos exclusivos. Exemplo: você executa uma verificação de duplicação no módulo Leads com base no campo Email. |
Como funciona: Vá para a página Detalhes do registro específico e clique na opção Localizar e mesclar duplicatas. Isso buscará as entradas duplicadas para esse registro. | Como funciona: Você não precisa ir para a página de um registro específico. Basta clicar na ferramenta De-duplicate na exibição de lista do módulo e selecionar os campos com base nos quais a pesquisa deve ser feita. Exemplo: se você escolher os campos Email e Empresa, o CRM buscará todos os registros em que os valores dos campos Email e Empresa sejam iguais. Você pode executar uma verificação com base em no máximo três campos por vez. |
Depois que a lista de registros duplicados for exibida, você poderá selecionar e mesclar manualmente os registros dos resultados da pesquisa. O CRM não mescla automaticamente as duplicatas. Você pode mesclar no máximo três campos por vez. | O CRM mescla automaticamente as entradas duplicadas se forem cópias exatas umas das outras. (*) Exemplo de conflito: |
Localizar e mesclar registros duplicados
Se você deseja mesclar as entradas duplicadas de registros específicos, Localizar e mesclar duplicatas é a ferramenta ideal para você. Basta acessar a página Detalhes do registro específico e implantar essa ferramenta para buscar suas duplicatas.
A ferramenta Localizar e mesclar duplicatas também permite inserir critérios adicionais para procurar duplicatas. Existem seis campos nos quais você pode especificar os critérios em cada módulo. Depois que as duplicatas forem encontradas, você poderá mesclá-las manualmente.
Essa ferramenta está disponível apenas nos módulos de Leads, Contas, Contatos e Fornecedores e você pode mesclar no máximo três registros por vez.
Disponibilidade
Permissão Necessária
Os usuários com a permissão Localizar e mesclar [módulo] em seu perfil podem acessar esse recurso.
Para localizar e mesclar registros duplicados
- Clique na guia Leads, Contas, Contatos ou Fornecedores;
- Na página inicial do [Módulo], clique no registro desejado (Módulo refere-se às guias);
- Na página Detalhes do [Módulo], clique no ícone Mais > Localizar e mesclar duplicatas. Disponível apenas nos módulos de Leads, Contas, Contatos e Fornecedores;
- Na página Localizar e mesclar duplicados para [registros], faça o seguinte:
- Na seção Critérios de pesquisa, os critérios correspondentes são exibidos;
- Especifique critérios adicionais, se necessário, e clique em Pesquisar;
- Na seção Registros Correspondentes, selecione pelo menos dois registros a serem mesclados;
- Clique em Avançar;
5. Na página Mesclar [registros], selecione o registro que deseja manter como o Registro mestre.
Você pode clicar em SELECIONAR TUDO, se desejar obter todos os valores do registro mestre como finais e mesclar as duplicatas.
Caso contrário, clique nos botões de opção próximos aos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados "finais" para mesclar duplicatas.
Os valores assim selecionados aparecem na coluna MASTER RECORD. Você pode mesclar no máximo três registros por vez.
6. Clique em Mesclar.
Observação
- O(s) registro(s) mesclado(s) ao registro mestre serão excluídos permanentemente e a ação não poderá ser revertida;
- Os anexos e atividades também serão transferidos para o registro mestre;
- Localizar e mesclar permite mesclar registros duplicados em um único registro e excluir as duplicatas. Considere o registro retido como o registro mestre e o registro excluído como o registro duplicado. As ações de automação acionadas em Editar serão executadas quando o registro mestre for atualizado e as ações de automação acionadas em Excluir serão executadas quando o registro duplicado for excluído. Por exemplo, se você tiver uma regra de fluxo de trabalho que envia um alerta por e-mail quando um registro é excluído, essa regra de fluxo de trabalho será acionada quando um registro duplicado for excluído. Isso é aplicável apenas para regras de fluxo de trabalho, Blueprint, CommandCenter, processo de aprovação e regras de pontuação e não aplicável para processo de revisão;
- Fluxo do agendador: se a mesclagem de localização for executada em registros que possuem mais de 1.000 registros em suas listas relacionadas, a ação de mesclagem será executada no agendador. Os registros permanecerão bloqueados até que a ação seja concluída, para impedir que os usuários editem os registros. Você será notificado quando a mesclagem for concluída;
- Os gatilhos de edição ou exclusão não funcionam quando os registros são mesclados automaticamente. Esses acionadores funcionarão se os registros forem mesclados manualmente.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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