Como mesclar de forma automática Contatos Duplicados no Zoho CRM
Caso você não tenha certeza de quais registros foram duplicados, você pode deixar o Zoho CRM executar uma verificação nos módulos usando a ferramenta De-duplicate. Assim, o CRM encontrará e mesclará automaticamente as correspondências exatas. Em caso de conflitos nos valores dos campos, você deve resolver manualmente os conflitos e mesclar os registros.
Considere a imagem abaixo. Há três correspondências exatas e há dois registros nos quais apenas o campo do número de telefone é diferente. Nesse caso, o CRM mesclará automaticamente os três primeiros registros e solicitará que o usuário resolva o conflito nos dois últimos registros. Assim que o conflito for resolvido, os registros serão mesclados.
Você pode pensar que os nomes do lead nos dois últimos registros são os mesmos, então o sistema deve mesclá-los em um registro e você estará resolvendo o conflito em um único registro. No entanto, o processo de desduplicação não funciona dessa maneira. Ele executará a correspondência apenas no campo exclusivo que você escolher/mencionar para verificar, portanto, mesmo que os outros campos tenham o mesmo valor, o método de duplicação não os mesclará e mostrará como conflito.
Disponibilidade
Permissão Necessária
Usuários do mais alto nível hierárquico da organização ou com perfil administrativo podem acessar esse recurso.
O que é um registro mestre?
O CRM considerará um registro como um registro mestre para executar a verificação de duplicatas. Esse registro é escolhido com base na atividade mais recente. Isso ocorre automaticamente e não pode ser alterado manualmente. Por exemplo, entre cinco registros, o registro que teve atividade recente será tratado automaticamente como um registro mestre para executar a verificação de duplicação.
Para mesclar registros duplicados usando a ferramenta De-duplicate
- Clique na guia [Módulo] (por exemplo, Leads, Contas, Contatos ou Fornecedores);
- Na página inicial do [Módulo], em Ferramentas do [Módulo], clique em Desduplicar [Módulo];
3. Na página Desduplicar [Registros], clique nos campos pelos quais você gostaria de pesquisar os registros duplicados;
4. Você pode selecionar até três campos. O CRM procurará duplicatas com base nesses campos.
Por exemplo, se você selecionar E-mail e Empresa, o CRM procurará registros nos quais os campos ID de e-mail e Telefone sejam os mesmos.
Observe que os campos marcados como exclusivos aparecem aqui. Se você não marcou campos exclusivos, o CRM exibirá um conjunto padrão de campos exclusivos para o módulo;
5. Clique em Localizar e mesclar duplicatas.
Uma janela pop-up informando sobre a função de desduplicação é exibida. Clique em OK;
6. Se as duplicatas encontradas pelo CRM forem cópias exatas umas das outras, o CRM as mesclará automaticamente.
Nesse caso, nenhuma ação adicional é necessária do usuário.
Observe que, no caso de mesclagem automática, o registro com o último horário da última atividade será considerado o registro mestre.
Se houver um conflito entre as duplicatas em qualquer um dos valores do campo, você deve resolver o conflito e mesclar manualmente os registros.
Resolva conflitos na desduplicação
Um conflito na desduplicação refere-se a um caso em que os valores de campo nas duplicatas são diferentes. Por exemplo, há dois registros chamados David Smith, onde todos os valores de campo, exceto o número de telefone, são os mesmos. Nesse caso, o CRM não saberia qual registro considerar como final e mesclar. Portanto, você precisa resolver esses problemas manualmente. Há duas maneiras de resolver conflitos na desduplicação.
- Resolver imediatamente - Quando o CRM exibir um pop-up sobre o conflito, você poderá resolvê-lo imediatamente clicando em Resolver agora;
- Resolver mais tarde - Se estiver ocupado com outras atividades, clique em Resolver mais tarde. Você receberá uma notificação por e-mail sobre os detalhes de desduplicação. Acesse o link para resolver conflitos deste e-mail. Observe que este link será válido apenas por três dias.
Depois de clicar para resolver o conflito, você será direcionado para a página Deduplicate [Records], onde o registro específico e o número de entradas duplicadas encontradas são exibidos. Clique em Exibir (você pode alternar entre as guias para visualizar as duplicatas em cada campo selecionado).
- Conforme o exemplo acima, existem dois leads com os mesmos valores de campo, exceto o número de telefone. Portanto, na página Deduplicate Leads, você pode ver que os registros são listados como colunas;
- Selecione um registro mestre. Você pode clicar em SELECIONAR TUDO, se desejar obter todos os valores do registro mestre como finais e mesclar as duplicatas.
3. Caso contrário, clique nos botões de opção próximos aos campos correspondentes de outros registros para instruir o CRM sobre quais valores de campo devem ser considerados "finais" para mesclar duplicatas.
Os valores assim selecionados aparecem na coluna MASTER RECORD.
4. Depois de resolver os valores conflitantes, clique em Mesclar.
Uma mensagem de aviso é exibida, informando sobre as consequências da mesclagem de registros. Quando tiver certeza, confirme a ação.
As duplicatas serão mescladas com sucesso, conforme mostrado abaixo.
Observação
- O processo de eliminação de duplicação pode ser iniciado apenas por um usuário por módulo por vez;
- Você pode mesclar no máximo três registros por vez;
- Se houver mais de três duplicatas, você será solicitado a escolher quaisquer três para mesclar na lista de todas as duplicatas.
- Depois de especificar o registro mestre, todas as listas relacionadas de registros-filhos são movidas para o registro mestre;
- O(s) registro(s) mesclado(s) ao registro mestre serão excluídos permanentemente e a ação não poderá ser revertida;
- Os campos somente leitura não terão botões de opção.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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