Gerenciando documentos no Zoho CRM
Documentos PDF, RFPs, faturas, documentos, guias, apresentações, formulários etc, são apenas alguns dos documentos que as pessoas podem usar com frequência nos negócios. Por isso, você precisa de um repositório de documentos, um local onde possa organizar e gerenciar todos os arquivos relacionados aos clientes e também compartilhá-los com as pessoas da organização.
A guia Documentos no Zoho CRM funciona como uma biblioteca na qual você pode carregar vários tipos de arquivos e compartilhar com os usuários com base nas permissões de perfil na conta de CRM da organização.
Disponibilidade
Permissão necessária
Usuários com permissão para a guia Documentos em seu perfil podem acessar esse recurso.
Por padrão, usuários com perfil Administrador ou Padrão podem acessar esse recurso. O administrador precisa fornecer permissões de perfil para outros usuários.
A guia Documentos é como qualquer outra guia que tenha permissões de guia Visível em um perfil. Além disso, existem outras permissões específicas para os documentos e suas pastas.
- Para pasta de documentos - criar e excluir permissões
- Para documentos - permissões de exibição, criação, modificação e exclusão
Benefícios
Economize espaço de armazenamento
No Zoho CRM, para cada registro, você pode anexar documentos do Zoho Docs, Google Docs e Desktop. Você também pode anexar o mesmo arquivo para vários registros, o que exigirá armazenamento extra. Isso ocorre porque todos os anexos ocupam espaço no armazenamento total alocado no CRM. Por exemplo, quando você envia um arquivo com tamanho de 10 MB em 5 registros, o espaço de armazenamento ocupado será de 50 MB (10 x 5). Com a guia Documentos, você pode economizar muito espaço de armazenamento, pois os arquivos não ocupam espaço de armazenamento multiplicado quando estão anexados a vários registros.
A guia Documentos é um repositório central onde você pode fazer upload de documentos e associá-los a vários registros. Por exemplo, você carrega uma apresentação com um tamanho de arquivo de 10 MB, na guia Documentos. Quando você associa esta apresentação como um anexo a 5 registros, ela ainda ocupa apenas 10 MB de espaço de armazenamento e não 50 MB (10 x 5).
Compartilhe arquivos facilmente
Quando você deseja compartilhar arquivos carregados na Pasta de vendas apenas com a equipe de vendas, é mais fácil na guia Documentos. Não apenas usuários, você também pode compartilhá-lo com funções, funções e subordinados e grupos.
Manter arquivos organizados
Para a pasta de referência rápida e subpasta ajudam a manter os documentos organizados para referência rápida, sempre que necessário.
Evitar várias versões do mesmo documento
Também ajuda a manter uma única versão mais recente do arquivo que pode ser acessada por outros usuários. Você pode facilmente fazer alterações no arquivo e manter uma única cópia atualizada do documento.
Enviar documentos como anexos no email
Ao enviar emails para Leads e Contatos, você pode anexar arquivos carregados na Biblioteca de documentos. Juntamente com a opção de anexar arquivos da área de trabalho, Zoho Docs, Google Docs etc, agora você pode anexar arquivos carregados na guia Documentos.
Modificar permissões de perfil
Por padrão, usuários com perfil Administrador ou Padrão podem acessar esse recurso. O administrador precisa fornecer permissões de perfil para outros usuários, com base nas quais eles podem acessar esse recurso. Como mencionado acima, os documentos e suas pastas têm o seguinte conjunto de permissões:
- Para pasta de documentos - criar e excluir permissões
- Para documentos - permissões de exibição , criação, modificação e exclusão
Para modificar permissões de perfil
- Clique em
[ ícone Configurações ] e clique em Configuração > Usuários e controle > Controle de segurança > Perfil . - Na página Perfis , clique no link Editar correspondente ao perfil que você deseja modificar.
- Na página Detalhes do perfil , em Permissões do documento , especifique as permissões que você deseja fornecer no perfil.
- Clique em Salvar.
Permissões de documentos no Zoho CRM
Nota
- Você não pode editar os perfis padrão, Administrador e Padrão . É recomendável definir seus próprios perfis com base nos perfis padrão existentes.
- Como nas outras guias, você pode renomear, organizar e ocultar a guia Documentos.
- A guia Documentos no Zoho CRM não é a mesma que a Zoho Docs. Todos os seus arquivos no Zoho Docs não estarão disponíveis aqui. Se você deseja que os arquivos do Zoho Docs estejam disponíveis na guia Documentos, é necessário carregá-los no Zoho CRM.
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