Perguntas frequentes sobre Workflows no Zoho CRM
1. Como posso desabilitar as regras de workflow para usuários Padrão?
As regras de fluxo de trabalho (workflow) podem ser definidas por qualquer usuário com a permissão 'Gerenciar fluxo de trabalho'. Por padrão, o usuário do perfil Standard também tem essa permissão e você não pode alterá-la. No entanto, você pode criar outro perfil sem a permissão 'Gerenciar fluxo de trabalho' (em Permissões gerais) e atribuir esse perfil a usuários normais.
2. Posso automatizar a notificação por e-mail de registros ociosos no CRM? Por exemplo, quando um lead permanece em um determinado estado por mais de 14 dias, um e-mail deve ser enviado automaticamente para gerentes de vendas em CRM.
Sim. Você pode automatizar uma notificação por e-mail se um lead tiver permanecido em um estado específico por um longo período de tempo, por exemplo, 14 dias. Para fazer isso, use ações agendadas em regras de fluxo de trabalho. Veja como criar ações agendadas em regras de workflow:
- Clique em Configurar > Regras de Automação > Fluxo de Trabalho;
- Clique em Criar Regra;
- No pop-up Criar Nova Regra, escolha a ação Gravar, selecione Atualização de Campo e escolha o campo Status do Lead;
- Em Qual, escolha Todos os Registros;
- Adicione uma ação agendada a ser executada 14 dias após o Tempo de disparo da regra.Para isso, associe uma função personalizada como visto nesta imagem.
Depois de configurar essa regra, se o campo Status do Lead for atualizado, o e-mail, conforme configurado na função personalizada, será automatizado 14 dias a partir da data de modificação (hora do gatilho da regra).
- O critério (input.status != "Qualificado") garante que o agendador não automatize o e-mail de escalonamento depois que o lead atingir o estado final. Por exemplo, você não gostaria que um e-mail de escalonamento fosse enviado no caso de leads qualificados. Assim, você pode excluir o status "Qualificado" da regra de fluxo de trabalho. Dessa forma, a regra é executada apenas para registros que permaneceram em outros estados por mais de 14 dias - como Não Contatado, Lixo Eletrônico e assim por diante.
3. Quantos alertas, tarefas e atualizações de campo posso associar a uma regra de workflow?
Você pode associar um máximo de 5 alertas, 5 tarefas e 3 atualizações de campo a cada ação (Instantânea ou Agendada) a uma regra de workflow. No entanto, essa contagem varia de acordo com a edição que você está usando.
Na Free Edition, você pode associar um máximo de 5 alertas e 5 tarefas a uma regra de fluxo de trabalho. Isso se aplica apenas a ações instantâneas.
A Standard Edition permite associar um máximo de 5 alertas, 5 tarefas e 3 atualizações de campo, o que também se aplica apenas a ações instantâneas.
Na Professional Edition, você pode associar um máximo de 5 alertas, 5 tarefas, 3 atualizações de campo e 1 gancho da Web a uma regra de fluxo de trabalho. Isso também se aplica apenas a ações instantâneas.
O Enterprise e outras edições permitem associar 5 alertas, 5 tarefas, 3 atualizações de campo, 1 gancho da Web e 1 função personalizada. Isso é aplicável a uma ação instantânea e 5 ações agendadas.
4. O que são Ações Baseadas no Tempo?
Ações Baseadas em Tempo são uma combinação de alertas, tarefas e atualizações de campo que são disparadas em um horário especificado após a execução da regra. Você pode criar um máximo de 5 ações baseadas em tempo e associá-las a uma regra. Há duas maneiras de associar esses alertas, tarefas e atualizações de campo:
- Crie alertas, tarefas e atualizações de campo e associe-os à regra;
- Selecione alertas, tarefas e atualizações de campo existentes e associe-os à regra.
5. Quando minha conta é rebaixada, o que acontece com as Ações Agendadas?
As Ações Agendadas estão disponíveis somente na Enterprise Edition. Portanto, quando sua conta for rebaixada, todas as ações agendadas para os registros serão excluídas.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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