Perguntas frequentes sobre horário comercial no Zoho CRM

Perguntas frequentes sobre horário comercial no Zoho CRM

1. O que são horários comerciais personalizados e como defini-los?

O Zoho CRM fornece uma lista de horários comerciais padrão que você pode definir para sua organização, por exemplo, 24 horas x 7 dias e 24 horas x 5 dias.
No entanto, se o horário de trabalho da sua organização for diferente do horário comercial padrão, você poderá definir o horário comercial personalizado e definir quando a semana começa, o horário de trabalho de cada dia e quais dias são úteis.

Para definir um horário comercial personalizado para sua organização:
  1. Vá para Configuração > Geral > Detalhes da empresa > Horário comercial;
  2. Edite o horário comercial;
  3. Clique em Horas personalizadas;
  4. Selecione um dia para A semana começa em;
  5. Selecione uma das seguintes opções para Business Timing:
    1. Mesmo horário todos os dias: selecione esta opção se o horário comercial for o mesmo todos os dias e escolha o horário na lista suspensa;
    2. Horários diferentes todos os dias: selecione esta opção se o horário comercial for diferente a cada dia e escolha os horários na lista suspensa.
Observação: os dados gerados para a semana seguinte, semana anterior e semana atual em relatórios, filtros inteligentes ou critérios baseados em datas dependerão do dia escolhido como início da semana.

2. Por que devo criar horários de intervalo e como eles são atribuídos aos usuários?

As horas de intervalo indicam quando um usuário estará indisponível durante o turno. Por exemplo, se o turno de um usuário for das 8h às 17h e o intervalo for das 11h30 às 12h e das 15h30 às 16h. você pode evitar agendar reuniões durante as horas de intervalo.
Se um evento for criado durante o horário de intervalo, um alerta será exibido para indicar que o usuário está indisponível.

Pontos importantes sobre o horário de descanso:
  1. Semelhante às horas de turno, as horas de intervalo podem ser definidas no mesmo horário todos os dias ou em um horário diferente;
  2. Você pode ter no máximo duas pausas em um turno;
  3. As horas de intervalo devem sempre cair dentro das horas do turno.

Para adicionar horas de pausa:
  1. Acesse Configuração > Detalhes da empresa > Horário comercial e crie ou escolha um turno;
  2. Vá para Break Hours e selecione Mesmos horários todos os dias ou Horários diferentes todos os dias;
  3. Selecione a hora na lista suspensa;
  4. Clique em Concluído e em Salvar.

3. Qual a diferença entre horário de expediente e horário comercial?

O horário comercial define o horário operacional da sua organização, por exemplo, de segunda a sexta-feira, das 8h às 17h.

Se sua empresa opera em fusos horários diferentes ou seus funcionários trabalham em horários diferentes, você pode criar turnos para definir seus horários de trabalho. Por exemplo, se seus funcionários trabalharem das 12h00 às 17h00 ou tiverem que estar disponíveis durante o horário de trabalho nos EUA, mesmo que estejam na Índia, você poderá criar um turno da tarde ou um turno dos EUA.

A criação de turnos e horário comercial ajuda você a atribuir trabalho aos funcionários com base em suas horas de trabalho.

Leia mais sobre como criar horário comercial e horário de turno.




4. Como atribuo turnos aos usuários?

Você só pode atribuir um turno a um usuário por vez.

Para atribuir turnos aos usuários:
  1. Vá para Configuração > Geral > Detalhes da empresa > Horário comercial;
  2. Clique em Criar novo horário de turno;
  3. Escolha Fuso horário e, em seguida, Definir dias e horas de turno;
  4. Escolha os usuários em Atribuir a;
  5. Clique em Salvar.

Observe que, se um usuário já estiver atribuído a um turno, você será solicitado a transferi-lo para o novo turno imediatamente ou agendar a transferência para um momento posterior.

5. Como são definidos os feriados?

Você pode criar uma lista principal de feriados para toda a organização ou listas de feriados separadas para cada turno. Por exemplo, você pode criar uma lista separada de feriados para os EUA, que se aplicará apenas aos funcionários do turno dos EUA. Para cada turno, você pode criar uma lista de feriados. 
Observação: Se você criar a lista de feriados antes de criar turnos, ela será aplicada a todos os turnos que você criar.

Para criar uma lista de feriados:
  1. Vá para  Configuração > Detalhes da empresa > Feriados;
  2. Clique em Criar Lista de Feriados na página Detalhes do Feriado;
  3. Selecione os turnos na lista suspensa Aplicar ao turno;
  4. Observe que esta opção só aparecerá se você já tiver criado turnos;
  5. Escolha o ano na lista suspensa;
  6. Digite o nome do feriado e selecione a data no calendário;
  7. Clique no ícone de mais para adicionar mais feriados;
  8. Clique em Salvar.

6. Como posso evitar que as atividades recorrentes caiam em um dia não útil?

Ao configurar atividades repetitivas, você terá a opção de pular fins de semana, feriados ou dias não úteis.
I.  Para reuniões recorrentes:
  1. Se uma reunião for repetida em intervalos regulares, você pode pular fins de semana, feriados e dias não úteis;
  2. Se uma reunião deve ser repetida diariamente, você pode pular os fins de semana e feriados;
  3. Se a reunião se repetir mensalmente ou anualmente, você pode pular os dias não úteis.

Para configurar reuniões recorrentes:
  1. Selecione o tipo de repetição na lista suspensa e faça o seguinte:
    1. Diariamente: clique em Exceto fins de semana e feriados;
    2. Personalizado: selecione Mensalmente ou Anualmente na lista suspensa;
  2. Clique na caixa de seleção Reprogramar eventos para o próximo dia útil se o dia selecionado não for um dia útil;
  3. Clique em Concluído.

II. Para tarefas recorrentes:
  1. Se uma tarefa se repetir todos os dias, você pode pular fins de semana e feriados;
  2. Se uma tarefa for repetida anualmente ou mensalmente, você poderá ignorar os dias não úteis.

Para configurar tarefas repetidas:
  1. Selecione o  tipo de repetição  na lista suspensa e faça o seguinte:
    1. Diariamente: clique em Exceto fins de semana e feriados;
    2. Personalizado: selecione Mensalmente ou Anualmente na lista suspensa;
  2. Clique em Definir data de vencimento para o próximo dia útil se o dia selecionado não for um dia útil;
  3. Clique em Concluído.

7. Serei alertado sobre a indisponibilidade de um usuário ao criar um evento?

Sim, você será alertado se a data ou hora de início e fim do evento cair fora do horário comercial do organizador ou se o organizador os marcou como indisponíveis para esse horário. Você verá um alerta ao criar um evento.
Você pode reagendar o evento para outra data ou hora ou atribuí-lo de qualquer maneira.




8. Como atribuir uma atividade ao usuário com base em sua disponibilidade?

Se a sua organização tiver escritórios em todo o mundo, o horário comercial seguido variará dependendo do fuso horário ao qual pertencem. Portanto, ao atribuir uma atividade ao usuário, é importante verificar a disponibilidade dele. O Zoho CRM facilita esse processo com um recurso chamado 'Horário comercial'.

Para habilitar esse recurso:

  1. Vá para  Configuração  >  Geral  >  Detalhes da empresa  >  Horário comercial;

  2. Escolha o horário comercial relevante. Exemplo, 24/7;




  1. Informe os dias úteis e horários;

  2. Agora crie as horas de turno clicando em '+ Novas horas de turno';




  1. Digite o nome do turno e escolha o fuso horário de acordo. As horas de turno e os dias de turno também podem ser personalizados.

  2. Pode ser definido um máximo de duas horas de intervalo.



  1. Por fim, atribua usuários para gerenciar o turno e clique no botão Salvar. 





Certifique-se de fornecer os detalhes corretos sobre o tempo de disponibilidade. Agora, quando você atribuir uma atividade ao usuário, o sistema detectará automaticamente a disponibilidade. Se o usuário pertencer a um turno diferente, você será notificado, ou então a atividade será atribuída.







9. O que faz a opção Marcar como indisponível no calendário?

Um usuário pode se marcar como indisponível por um determinado período do dia ou por dias específicos durante a semana no calendário do Zoho CRM. Isso alertará outros usuários se eles criarem algum evento para esse usuário durante essas horas.

Para se marcar como indisponível:
  1. Na sua conta do CRM, clique no ícone Calendário no canto direito do painel superior;
  2. Clique em uma data;
  3. Clique na hora no calendário e selecione Marcar como indisponível;
  4. Ajuste a data e a hora no pop-up;
  5. Insira comentários, se necessário;
  6. Clique em Salvar.

10. Posso transferir um usuário de um turno para outro?

Sim, você pode transferir um usuário de um turno para outro sempre que necessário. Você também pode escolher se deseja transferir a pessoa imediatamente ou mais tarde.

Quando você transfere um usuário, as atividades atribuídas a ele no turno anterior serão transferidas para o novo turno.
Observe que quando um usuário é transferido para outro turno, o sistema  NÃO  verificará a disponibilidade do usuário para as atividades agendadas, portanto qualquer conflito que possa ocorrer deve ser resolvido manualmente pelo administrador do CRM.

Para transferir um usuário para outro turno:
  1. Vá para Configuração > Geral > Detalhes da empresa > Horário comercial;
  2. Clique no turno desejado;
  3. Atribua ou remova o usuário necessário;
  4. Clique em Salvar.

11. O que acontece se o horário do turno cair fora do horário comercial da organização?

Sim, sempre que fizer alterações no horário comercial, você será alertado se algum turno cair fora do novo horário comercial. Você não terá permissão para salvar o novo horário comercial, a menos que o horário do turno seja alterado de acordo. 
Observação: O horário comercial também leva em consideração os dias úteis (por exemplo, de segunda a sexta).

12. Posso criar mais de um turno?

Sim, você pode criar até 30 turnos para uma organização.

Para criar turnos:
  1. Vá para Configuração > Detalhes da empresa > Horário comercial;
  2. Clique em Criar Horário de Turno;
  3. Na página Criar horas de turno, insira o nome do turno;
  4. Selecione o fuso horário na lista suspensa;
  5. Selecione uma das seguintes opções para Horário de Turno:
    1. Mesmas horas todos os dias: Selecione esta opção se as horas do turno forem as mesmas todos os dias e escolha as horas na lista suspensa;
    2. Horas diferentes todos os dias: Selecione esta opção se as horas do turno variarem a cada dia e escolha as horas na lista suspensa.
  6. Clique em Salvar.

13. Como a alteração do horário comercial afetará outras funções do CRM?

A razão para configurar o horário comercial é para que o sistema saiba quando um usuário está disponível e atribua as atividades apropriadamente.

No CRM, muitas atividades automatizadas, manuais e programadas dependem do horário comercial. Por exemplo, uma notificação de fluxo de trabalho para uma tarefa pode ser configurada para disparar após um determinado número de dias úteis, para garantir que o destinatário esteja disponível quando a notificação for enviada.

Portanto, qualquer alteração feita no horário comercial também afetará as seguintes funções:
  1. Atribuição de eventos ou tarefas;
  2. Datas de vencimento de eventos ou tarefas repetitivas;
  3. Executando regras de fluxo de trabalho;
  4. Data de vencimento das tarefas para transições do Blueprint.
Dica: Antes de fazer alterações no horário comercial da organização, certifique-se de que os dias e horários dos turnos estejam dentro do novo horário comercial.





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