Ativando contatos para várias contas

1. Clique no ícone Configuração (  ) na barra superior;
   
2. Clique em Configurações gerais abaixo de Personalização;
   
3. Clique em Contatos abaixo de Configurações gerais;
   
   
   
   
   
   
   
4. Na Página Configurações gerais para contatos, habilite a opção Contato associado com várias contas.
   Agora você está pronto para relacionar um contato com mais de uma conta em seu suporte técnico.

Coisas que você deve saber

1. A conta no campo "Nome da conta" em um registro de contato é da conta primária do contato. Este será um relacionamento direto. Todas as outras contas associadas ao contato são secundárias e têm relacionamentos indiretos;
   
   
2. O relacionamento direto entre um contato e uma conta pode ser removido alterando a conta principal do contato; nesse caso, você deve marcar outra conta como primária. Um relacionamento indireto entre um contato e uma conta pode ser removido simplesmente dissociando o contato;
   
   
3. A conta que você adicionou ou associou ao criar um contato será sua principal. Observe que uma conta pode atuar como primária para mais de um contato;
   
   
4. Todas as contas primárias e secundárias estão listadas na guia de registros relacionados no módulo Contas. É possível associar, dissociar ou marcar contas primárias apenas aqui;
   
   
5. Quando você altera a conta principal de um contato, o Zoho Desk a marca como uma conta secundária;
   
   
6. Ao adicionar contas secundárias (relacionamentos indiretos) a um contato, o contato deve ter uma conta primária —, não pode ser um contato órfão;
   
   
7. Quando estiver enviando um ticket, a conta principal do contato será preenchida automaticamente no campo "Nome da conta". Você pode optar por criar o ticket com a conta principal ou selecionar em outras contas secundárias usando o menu suspenso. Observe que o campo Nome da conta não pode ser deixado em branco quando as contas estão associadas ao contato escolhido;
   
   
8. Quando estiver editando um contato, o campo "Nome da conta" exibirá apenas a conta principal associada a ele.
   
1. Essa conta primária não pode ser removida quando tiver contas secundárias associadas a ela. No entanto, você pode inserir uma nova conta ou selecionar a partir da sua existente; nesse caso, ela se torna a principal a partir daí;
   
2. Essa conta primária pode ser removida apenas quando não há contas secundárias; nesse caso, o contato se tornará órfão;
   
   
9. Você não pode dissociar diretamente a conta principal na guia de registros relacionados no módulo Contas. Em vez disso, você deve torná-lo secundário (ou seja, marcar outra conta como primária) e dissociá-la;
   
   
10. As listas de contatos exibem apenas a conta direta (ou seja, primária) no campo "Nome da conta". Contas secundárias existentes são indicadas apenas pelo seu número. Por exemplo, se o nome da conta principal for "Falcon Inc" e houver mais 5 contas associadas ao contato, o campo Nome da conta indica "Falcon Inc, + 4";
    
    
    
    
    
    
    
    
11. Quando você tenta excluir uma conta ou seja, em um relacionamento secundário com os contatos, os tickets enviados para essas contas são movidos para a lixeira e seus relacionamentos de contato com a conta são removidos.
    

  

Gerenciamento de relacionamentos entre contatos e contas

I. Associar contas secundárias a um contato:

1. Em um registro de contato, clique na sub-guia Contas para associar contas;
   
2. Supondo que o contato já esteja associado a uma conta principal, clique em Contas Associadas no topo da página;
   
3. Na lista de contas, selecione todas as contas que deseja associar ao contato;
   
4. Clique em Associar.
   As contas selecionadas são adicionadas como secundárias ao contato.

III. Para marcar uma conta como principal para um contato:

1. Em um registro de contato, clique na sub-guia Contas para marcar uma conta principal;
   
2. Passe o ponteiro do mouse sobre a lista de contas associadas ao contato;
   
3. Clique Marcar como conta principal correspondente à conta que você deseja marcar como primária.
   

IV. Para dissociar uma conta de um contato:

1. Em um registro de contato, clique na sub guia Contas para marcar uma conta principal;
   
2. Passe o ponteiro do mouse sobre a lista de contas associadas ao contato;
   
3. Clique em Dissociar na conta correspondente que você deseja remover do contato. Isso abre uma janela de confirmação;
   
4. Selecione o que deve ser feito com os tickets criados na relação contato-conta secundária. Você pode escolher excluir eles ou mover para outro contato sob a conta. Nota: Você pode mover os tickets apenas para um contato relacionado à conta dissociada;
   
5. Clique em Dissociar.
   

   

Atualizando o nome da conta

Quando você edita um contato ou ticket para adicionar, editar ou remover seu nome de conta, as contas existentes do contato serão dissociadas dele. Além disso, você será questionado se deseja que o nome da conta atualizado reflita nos tickets novos e existentes ou apenas nos novos tickets criados para o contato. Por exemplo, ao atualizar o nome da conta de um contato da Zylker para a Zylker Inc, você pode optar por refletir o nome nos tickets existentes ou apenas nos criados a partir dele.

Importando contatos

Você pode importar seus contatos existentes para o Zoho Desk a partir de um arquivo CSV. Ao importar contatos, você pode optar por atualizar o nome da conta importada (contido no arquivo) nos tickets existentes. Por exemplo, se um contato já tiver uma conta no Zoho Desk e o arquivo importado tiver uma conta para o mesmo contato, você pode optar por atualizar o nome da conta importada nos tickets existentes do contato. Observe que esta opção estará disponível apenas quando você selecionar "Substituir" para registros duplicados.

Importando tickets

Você pode importar seus tickets existentes para o Zoho Desk a partir de um arquivo CSV. Ao importar tickets, você pode optar por atualizar a conta dos tickets com a da conta principal do contato correspondente. Além disso, você pode optar por atualizar o nome da conta correspondente aos contatos dos seus tickets existentes.

Notas:

1. Somente tickets não arquivados serão atualizados;
2. Somente os tickets que tiverem seu contato mapeado com uma conta serão atualizados;
3. Quando o recurso de contato para várias contas estiver ativado, a conta no arquivo importado substituirá a conta existente.

   

Visualizando tickets pertencentes a uma conta

Quando houver várias contas para um contato, você poderá permitir que o contato visualize todos os tickets pertencentes a uma conta específica na central de ajuda. 

Vamos supor que o distribuidor John pertença a 3 contas - Unilever, Cargill e Pillsbury. Você poderá especificar se John pode visualizar todos os tickets de apenas uma ou todas essas contas. Assim, quando John entrar na central de ajuda, ele poderá visualizar os tickets (para contas visíveis a ele) e deixar respostas para eles.

Notas:

1. Por padrão, a conta principal do contato terá essa opção ativada;
2. Embora você possa mostrar ou ocultar tickets usando esta opção, os contatos podem visualizar todos os tickets de uma conta somente quando o recurso "Os clientes podem visualizar tickets de outros usuários em sua conta" está ativado em Configurações.

Para mostrar ou ocultar tickets:

1. Em um registro de contato, clique na sub-guia Contas;
   
2. Na sub guia Contas, clique no ícone Mais (  ) correspondente a uma conta;
3. Ative a opção para Mostrar tickets de outros contatos. A configuração será salva instantaneamente.
   

Você também pode acessar esta configuração na Janela de Contas Associadas  e na sub guia Contatos de uma conta.

Desativando contatos para várias contas

1. Você não pode associar mais de uma conta ao contato. Além disso, a guia de Contas relacionadas do registro de contato não estará disponível;
   
2. Todos os relacionamentos da conta de contato serão mantidos no back-end;
   
3. O campo Nome da conta será removido dos formulários de envio de tickets, visualizações detalhadas e visualizações de lista;
   
4. Seus usuários finais não podem enviar tickets para várias contas do central de ajuda;
   
5. A opção de filtrar tickets por suas contas não estará disponível.
   

Para consultoria especializada Zoho Desk, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.