Crie grupos de e-mail no Zoho Mail
Grupos ou listas de distribuição são endereços de email comuns,ou seja, compartilhados por um conjunto de usuários para uma finalidade comum. Quando um email é enviado para a conta do grupo, uma cópia do email é entregue a todos os membros individuais do Grupo. Essa entrega de email pode ser controlada pelas configurações e permissões de moderação.
Existem vários tipos de grupos disponíveis com base nos diferentes requisitos da organização. Os membros / moderadores do grupo podem ser escolhidos e adicionados pelo administrador. Os moderadores também podem adicionar membros ao grupo.
Grupos públicos (B2B / B2C) :
Todos poderão enviar emails para contas de email de grupos públicos. Isso é ideal para contas de email de grupo específicas de função, como suporte, RH, contato, informações, marketing, etc., expostas a contatos externos, para comunicação com a organização sem envolver endereços de email individuais dos usuários. Os Grupos Públicos podem receber e-mails da Internet dentro ou fora da organização e interagir principalmente com outras organizações, empresas ou usuários externos.
Etapas para criar um grupo público:
- Faça login em wwww.zoho.com como Administrador / Superadministrador
- Clique no ícone Configurações >> Painel de controle >> Grupos
- Selecione 'Adicionar grupo'
- No nível de acesso, selecione "Todos"
- Forneça o nome do grupo, o endereço de e-mail desejado e selecione o domínio na lista suspensa
- Forneça uma descrição e clique em Criar Grupo para criar o grupo
O grupo é criado e você pode adicionar membros da seção de membros. Os grupos públicos estão definidos para receber e-mails sem moderação. No entanto, você pode adicionar moderadores ao grupo, para permitir que eles gerenciem o grupo, adicionando / removendo membros no grupo.
Grupos da organização ( C2E / E2C ) :
Somente os usuários da organização poderiam enviar email para os grupos da organização. Isso é ideal para funções como sistemmadmin, folha de pagamento, manutenção e que precisam interagir apenas com os funcionários da mesma organização. Existem opções para moderar / rejeitar emails gerados fora da organização.
Ex: folha de pagamento@seudominio.com.
Etapas para criar grupos de organizações:
- Faça login em www.zoho.com/mail como administrador / super administrador
- Clique no ícone Configurações >> Painel de controle >> Grupos
- Selecione 'Adicionar grupo'
- No nível de acesso, selecione 'Organização' para criar o grupo de organizações.
- Selecione 'Ativar fluxos', se desejar ativar a colaboração entre os membros da equipe usando o Streams.
- Forneça o nome do grupo, o endereço de e-mail do grupo e selecione o domínio no menu suspenso.
- Forneça uma descrição curta para o grupo.
- Você pode especificar um moderador, com base no requisito.
- Se nenhum moderador for selecionado, o administrador terá que cuidar da moderação dos emails do grupo, com base nas configurações.
O administrador pode personalizar as opções de entrega de e-mail para e-mails provenientes de fora da organização. Por padrão, se você não especificar um moderador, os e-mails para o grupo serão devolvidos aos remetentes. As opções disponíveis são moderar os emails de fora da organização, onde um moderador ou administrador analisará os emails e os aceitará ou rejeitará nas Configurações avançadas.
A configuração pode ser definida para rejeitar os emails de fora da organização; nesse caso, os emails do endereço de email externo serão devolvidos aos remetentes. Você pode optar por devolver os e-mails externos, nas Configurações avançadas dos grupos.
Grupos fechados / privados (G2G):
Somente os membros do mesmo grupo poderiam enviar emails para contas de email de grupos fechados / privados. Isso se destina à comunicação interna da equipe, à criação de alertas, ao brainstorming dentro das equipes etc. Existem opções para moderar / rejeitar emails gerados fora do grupo.
Etapas para criar grupos privados:
- Faça login em www.zoho.com/mail como administrador / super administrador
- Clique no ícone Configurações >> Painel de controle >> Grupos
- Clique no link "Adicionar grupo" na parte superior para criar um novo grupo
- No nível de acesso, selecione 'Somente os membros do grupo' para criar um grupo Privado
- Forneça o nome do grupo, uma descrição curta e o endereço de e-mail desejado para o domínio.
- Escolha um moderador para o grupo, com base no requisito.
- Caso nenhum moderador seja escolhido, o administrador precisa cuidar da moderação.
O administrador pode personalizar as opções de entrega de email, para emails provenientes de um não membro do grupo. Por padrão, se você não especificar um moderador, os e-mails para o grupo serão devolvidos aos remetentes. As opções disponíveis nas Configurações avançadas, para moderar os emails de membros externos, nos quais o moderador ou administrador analisará os emails e os aceitará ou os rejeitará.
A configuração pode ser definida para rejeitar os emails de outras pessoas; nesse caso, os emails de não membros serão devolvidos aos remetentes. Você pode optar por devolvê-los, nas Configurações avançadas dos grupos.
Grupos moderados / restritos (C2E): quando você deseja que os emails enviados a um grupo sejam monitorados por alguém, antes de entregá-los ao grupo, você pode criar grupos restritos / moderados. Esses grupos podem ser personalizados, para aceitar diretamente emails de moderadores / determinados membros, enquanto todos os outros emails serão moderados. Os administradores / moderadores podem visualizar a fila de moderação e aceitar ou rejeitar os emails.
Esses grupos moderados são ideais para todos os grupos de email de funcionários, destinados a anúncios ou comunicações unidirecionais do RH ou CEO a todos os funcionários ou grupos de funcionários com base em localização.Você pode ter grupos mais personalizados, com permissões para enviar emails em nome do endereço de email do grupo, para permitir que determinados membros enviem emails sem moderação, adicionem membros externos e assim por diante. Algumas das configurações estão disponíveis na seção "Configurações avançadas de grupo" de cada grupo.
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