GDPR: Como proteger os dados dos seus clientes com Zoho CRM
Nesta página, veremos quais são as novas regras do GDPR e como o Zoho CRM pode ajudá-lo a cumpri-las. Também ajudaremos você a entender como proteger os dados de seus clientes.
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é um novo conjunto de regras projetadas para fornecer o controle sobre como seus dados pessoais podem ser usados por empresas em todo o mundo. Na sua essência, essas regras visam proteger os dados. Isso significa que as organizações precisam estar bem cientes do impacto que isso terá sobre indivíduos e empresas que lidam com dados pessoais de clientes. Também é preciso estar bem preparado para seguir requisitos consistentes de conformidade com a proteção de dados.
Primeiro, vamos nos familiarizar com controladores, processadores e titulares de dados. É essencial entender e identificar a diferença nos papéis de cada um.
- Controlador de dados - Alguém que controla a finalidade e os meios de processamento de dados pessoais. O controlador define como os dados devem ser utilizados e por que devem ser usados. Freqüentemente, os controladores de dados usam um serviço externo ou outra organização para processar os dados. É aqui que entram os processadores de dados. Nesse caso, o controle sobre os dados pessoais coletados permanece com o controlador de dados e não é repassado.
- Processador de dados - As organizações que processam dados pessoais em nome do controlador são conhecidas como processadores de dados. Eles não têm controle sobre o que é feito com os dados nem podem alterar o objetivo da coleta de dados. Os processadores obtêm direitos limitados para processar os dados de acordo com as instruções fornecidas pelo controlador.
- Titular dos dados - A pessoa cujas informações pessoais você coleta são os titulares dos dados. Em uma empresa, os titulares dos dados tendem a ser seus clientes e funcionários. Você coleta informações deles, como nome, endereço, número de telefone e endereço de email, para processá-los e contatá-los para negócios.
Zoho como Processador de Dados
Um processador de dados deve ter um sistema, ferramenta e método seguros para coletar e armazenar dados pessoais. O Zoho CRM está equipado para cumprir o GDPR como um processador de dados. Existem muitas opções no Zoho CRM projetadas para ajudá-lo a proteger os dados de seus clientes e atender aos padrões de segurança e privacidade estabelecidos no GDPR.
Segurança e privacidade de dados são dois termos diferentes que geralmente são usados de forma intercambiável. No entanto, eles têm significados específicos:
- A privacidade de dados gira em torno da coleta e uso legais de dados pessoais.
- A segurança dos dados está tendo as salvaguardas físicas, técnicas e administrativas em vigor para proteger os dados do seu cliente.
Como resultado, introduzimos no Zoho CRM opções que incluem:
- Ajudá-lo a cumprir as regras de privacidade e
- Fornecer uma plataforma segura para proteger os dados do seu cliente.
Disponibilidade
Permissão necessária
Usuários com a permissão Gerenciar configurações de conformidade em seus perfis podem visualizar os recursos disponíveis
em Configuração > Usuários e controle > Configurações de conformidade .
Por onde começar no Zoho CRM?
Etapa 1 - Ative as configurações de conformidade com GDPR para sua conta do Zoho CRM.
Para ativar a conformidade com GDPR, vá para Configuração > Usuários e controle > Configurações de conformidade .
Usuários com a permissão de perfil Gerenciar configurações de conformidade podem ativá-la.
Ative as configurações de conformidadeDepois de ativar a conformidade com o GDPR, é necessário selecionar os módulos que contêm as informações do titular dos dados e para os quais a conformidade com o GDPR é necessária. Juntamente com as seções Informações e Online , a seção Privacidade de dados estará disponível para os registros desses módulos e você poderá selecionar uma base legal para processar os dados.
Etapa 2 - Atualize a base legal para processar dados pessoais
Por padrão, todos os registros nos módulos selecionados terão a Base de processamento de dados definida como Não aplicável quando você ativar a configuração de conformidade com GDPR em:
Configuração > Usuários e controle > Configurações de conformidade .
Você pode alterar isso com base em seus critérios e casos de negócios e atualizar as bases legais para os registros.
Configuração > Usuários e controle > Configurações de conformidade .
Você pode alterar isso com base em seus critérios e casos de negócios e atualizar as bases legais para os registros.
Etapa 3 - Quando o consentimento é a base legal para processar dados.
- Personalize o formulário de consentimento em Configuração > Usuários e controle > Configurações de conformidade > Formulário de consentimento .
- Inclua um link para o formulário em um modelo de email. Você pode usar esse modelo de email para enviar emails e atualizar os detalhes do consentimento dos clientes. Você também pode adicionar o link ao formulário enquanto compõe um email e enviá-lo aos destinatários.
Etapa 4 - Veja o painel que lista as bases de processamento de dados para todos os registros.
Vá para Configuração > Usuários e controle > Configurações de conformidade > Visão geral , para visualizar o painel que fornece os seguintes detalhes:
- Número de registros que têm a base legal marcada como Não aplicável.
- Número de registros que foram atualizados com uma das bases legais.
- Gráfico que exibe o status de consentimento - Pendente , Aguardando , Obtido .
O conteúdo aqui apresentado não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico. Entre em contato com seu consultor jurídico para saber como o GDPR afeta sua organização e o que você precisa fazer para estar em conformidade com o GDPR.Fale com os Zoho Experts
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