Como sincronizar seus contatos do Zoho CRM com o Zoho Campaigns

Como sincronizar seus contatos do Zoho CRM com o Zoho Campaigns

Você pode definir suas configurações de sincronização para agendar a sincronização periódica de todos os seus contatos e Leads entre o Zoho CRM e as Zoho Campaigns diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Tipos de sincronização

Existem dois tipos de sincronização que você pode configurar. Eles são:

  1. Sincronização Imediata: depois de configurar e iniciar uma sincronização imediata, qualquer novo registro adicionado ao CRM será atualizado automaticamente nas campanhas. Seus registros estarão atualizados sem nenhum atraso. Usando a sincronização imediata, você pode sincronizar apenas registros de seus Contatos, Leads ou qualquer outro módulo personalizado.
  2. Sincronização Periódica : configure essa sincronização para agendar a sincronização periódica de todos os seus registros entre o CRM e as campanhas diariamente, semanalmente ou mensalmente. Usando a sincronização periódica, você pode sincronizar registros de todos os módulos, incluindo os módulos Contas e Negócios.

Tipos de sincronização Zoho CampaignsTipos de sincronização Zoho Campaigns
Para selecionar um tipo de sincronização:
  1. Na barra de ferramentas Navegação , escolha Contatos  e selecione Sincronizar serviços .
  2. Clique em Nova sincronização e escolha Sincronização imediata ou Sincronização periódica.

Iniciando a sincronização imediata

Para iniciar a sincronização imediata:
  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Contatos e selecione Sincronizar serviços.
  2. Clique em Nova sincronização.
  3. Passe o mouse sobre Sincronização imediata e clique em Criar sincronização.
  4. Selecione o módulo a ser sincronizado, ou seja, Leads, Contatos ou módulo personalizado.
  5. Selecione Todos os Leads / Todos os contatos / Todos os módulos personalizados para sincronizar todos os registros, dependendo dos respectivos módulos que você selecionou.
  6. Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os registros.
  7. Escolha uma exibição personalizada específica para sincronizar registros da sua conta do CRM.
  8. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados nas Zoho Campaigns.
  9. Se você tiver contatos de exclusão de e-mail e Leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover das Zoho Campaigns selecionando o respectivo botão de opção.
  10. Clique em  Avançar .
  11. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Criando uma sincronização imediataCriando uma sincronização imediata

Nota:
  1. Você não pode sincronizar seus registros usando a sincronização imediata se for um usuário gratuito das Zoho Campaigns.
  2. Uma vez iniciada, a sincronização imediata permanecerá ativa e atualizará automaticamente seus registros. Essa sincronização será interrompida apenas quando você a desativar.
  3. Se você deseja sincronizar todos os seus contatos do módulo Contas / Negócios, pode iniciar uma sincronização periódica apenas para os dois módulos.
  4. Ao iniciar a sincronização com o seu módulo de contas / transações, lembre-se de que somente essas contas / transações serão sincronizadas e terão contatos associados a elas.
  5. Se uma conta / transação não tiver nenhum contato associado, ela não será sincronizada.
  6. No Zoho CRM, se você alterar os critérios de qualquer exibição personalizada sincronizada, os registros filtrados de acordo com os novos critérios não serão atualizados nas Zoho Campaigns.
  7. Os registros filtrados serão sincronizados apenas quando qualquer um dos campos nessa exibição for editado / atualizado.
  8. Na sincronização imediata, você não pode definir um critério para os registros sincronizados.

Iniciando a sincronização periódica

Para iniciar uma sincronização periódica:
  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Contatos e selecione Sincronizar serviços.
  2. Clique em Nova sincronização.
  3. Passe o mouse sobre Sincronização periódica e clique em Criar sincronização.
  4. Selecione o módulo a ser sincronizado, ou seja, Leads, Contatos, Contas, Negócios ou qualquer módulo personalizado.
  5. Selecione Todos os Leads / Todos os contatos / Todas as contas / Todas os negócios / Todos os módulos personalizados para sincronizar todos os registros, dependendo dos respectivos módulos que você selecionou.
  6. Selecione Critérios para definir condições para filtrar registros da conta do CRM.
  7. Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os registros.
  8. Escolha uma exibição personalizada específica para sincronizar registros da sua conta do CRM.
  9. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados nas Zoho Campaigns.
  10. Se você tiver contatos de exclusão de e-mail e Leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover das Zoho Campaigns selecionando o respectivo botão de opção.
  11. Selecione a frequência da recuperação de dados, ou seja, uma vez, diariamente, semanalmente ou mensalmente.
  12. Selecione o horário em que você deseja que a sincronização ocorra periodicamente.
  13. Escolha se você deseja sincronizar todos os dados ou apenas os dados adicionados após um tempo específico.
  14. Clique em Avançar.
  15. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.


Nota:
  1. Se você deseja sincronizar todos os seus contatos do módulo Contas / Negócios, pode iniciar uma sincronização periódica apenas para os dois módulos.
  2. Ao iniciar a sincronização com o seu módulo de contas / transações, lembre-se de que somente essas contas / transações serão sincronizadas e terão contatos associados a elas.
  3. Os registros filtrados serão sincronizados apenas quando qualquer um dos campos nessa exibição personalizada for editado / atualizado.
  4. Ao definir critérios, você pode sincronizar registros entre módulos selecionando um campo específico de módulos como contas ou transações.

Alterando o Padrão de Critérios

Você pode definir um padrão de critérios ao escolher Critérios ao criar sua sincronização. O padrão de critérios padrão é '' (((((1 e 2) e 3) e 4) e 5) e 5) e 6) '')) se você escolher todos os seis critérios. No entanto, você pode escolher entre os operadores 'AND' ou 'OR' entre as condições. Se você deseja alterar a posição dos parênteses, clique no link Alterar padrão para editar o padrão.

Casos de Uso

Você deseja filtrar os Leads com base nos critérios de que o Lead é do setor de hospitalidade, cujo status de Lead é 'Convertido' e cuja receita anual é maior que 5.000.000 ou que o número de funcionários é maior que 2000. Quando você especifica esse critério usando o Editor de Critérios , o padrão de critérios será exibido como mostrado abaixo:

O padrão padrão é (((1 e 2) e 3) ou 4). No entanto, o padrão necessário é ((1 e 2) e (3 ou 4)). Esta modificação pode ser feita usando a opção Alterar Padrão.

Posso usar a mesma exibição para várias sincronizações?

Sim, você pode usar a mesma exibição para várias sincronizações. Isso é aplicável apenas à sincronização periódica e não à sincronização imediata.

Como sincronizo registros do meu módulo Contas ao Zoho Campaigns?

Para sincronizar registros do módulo Contas:

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha Contatos e selecione Sincronizar serviços.
  2. Passe o mouse sobre Sincronização periódica, escolha Contas.
  3. Configure a sincronização:
  4. Dê um nome para a sincronização.
  5. Selecione Todas as contas se desejar sincronizar todas as suas contas do CRM.
  6. Selecione Critérios se desejar definir qualquer condição e filtrar contas específicas.
  7. Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os registros.
  8. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados nas Zoho Campaigns.
  9. Se você tiver contatos de exclusão de e-mail e leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover as Zoho Campaigns.
  10. Selecione a frequência da sincronização.
  11. Escolha se deseja sincronizar todos os dados ou os dados adicionados após um tempo específico.
  12. Clique em Avançar.
  13. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização.

Sincronizar o módulo Contas ao Zoho CampaignsSincronizar o módulo Contas ao Zoho Campaigns

Como sincronizo registros do meu módulo de negócios?

  1. Na barra de ferramentas Navegação, escolha  Contatos  e selecione  Sincronizar serviços .
  2. Passe o mouse sobre  Sincronização periódica , escolha Negócios.
  3. Configure a sincronização:
  4. Dê um nome para a sincronização.
  5. Selecione Todas os negócios se você deseja sincronizar todas as suas ofertas no CRM.
  6. Selecione Critérios se desejar definir qualquer condição e filtrar transações específicas.
  7. Selecione a lista de endereçamento com a qual você deseja sincronizar os registros.
  8. Selecione o status de consentimento dos contatos a serem atualizados nas Zoho Campaigns.
  9. Se você tiver contatos de exclusão de e-mail e Leads convertidos, poderá excluí-los da sincronização, removê-los da lista de discussão ou remover as Zoho Campaigns.
  10. Selecione a frequência da sincronização.
  11. Escolha se deseja sincronizar todos os dados ou os dados adicionados após um tempo específico.
  12. Clique em Avançar.
  13. Configure o mapeamento de campo e inicie a sincronização 
Sincronização módulo negócios ao Zoho CampaingsSincronização módulo negócios ao Zoho Campaings

Mapeamento de Campo

Os detalhes básicos, como endereço de email, nome e sobrenome, são pré-mapeados.

Clique em Mapear mais campos se desejar adicionar mais campos ao mapeamento.

Campo mapeado personalizado

Você pode adicionar um conjunto específico de mapeamento de campos como campos mapeados personalizados. Para as próximas sincronizações, você pode usar o mesmo mapeamento de campo adicionado aos campos mapeados personalizados. Depois de mapear um campo diferente dos campos pré-mapeados, você poderá ver uma banda na parte inferior da seção de mapeamento de campos.
Para adicionar o mapeamento de campo aos campos mapeados personalizados:
Clique nos campos mapeados personalizados na mensagem na parte inferior.

Confirme a ação no pop-up a seguir.
Os campos selecionados serão adicionados aos campos mapeados personalizados.
Na próxima sincronização iniciada, você pode usar os mesmos campos mapeados personalizados clicando em Buscar campos mapeados personalizados.


Nota
O mapeamento de campos não é uma etapa obrigatória. Você pode mapear campos a qualquer momento.


Configurações de sincronização

Nesta etapa, você pode definir quais registros sincronizar com as Zoho Campaigns e com que frequência sincronizar.


Há um limite no número de sincronizações que você pode iniciar. O limite é 10 sincronizações por dia e 50 sincronizações por mês.
Dados a serem recuperados - Você tem a opção de importar todos os dados ou entradas criados em um intervalo específico de datas.
Mapeamento de campo Zoho CRM -> Zoho Campaigns


Atualizar conforme consentimento necessário

O status de consentimento de todos os contatos / Leads sincronizados será atualizado como Consentimento obrigatório nas campanhas do Zoho, independentemente de seu status de consentimento no Zoho CRM. Isso deve ser selecionado quando:
Você prefere obter o consentimento de seus contatos / Leads enviando um email de consentimento.
Você deseja enviar emails apenas para os contatos / Leads que expressaram explicitamente seu consentimento para receber emails.

Atualizar conforme consentimento expresso

O status de consentimento dos contatos / Leads sincronizados para os quais você obteve consentimento no Zoho CRM será atualizado como Consentimento expresso em campanhas do Zoho. Isso deve ser selecionado apenas quando:
Você tem certeza de que usa as Zoho CRM e Zoho Campaigns para o mesmo objetivo. Por exemplo, se você obteve o consentimento de seus contatos / Leads para comunicação relacionada a vendas no Zoho CRM. Você precisa se certificar de usar as Zoho Campaigns para enviar e-mails relacionados a vendas.
Seus contatos / Leads expressaram seu consentimento para as Zoho Campaigns e o Zoho CRM.
Seus contatos / Leads só gostariam de receber os e-mails pelos quais eles expressaram consentimento.

O que acontecerá com os leads convertidos nas campanhas do Zoho?

Excluir Leads convertidos : ignora os Leads que foram convertidos com sucesso em contatos. Isso é exclusivo apenas ao módulo Leads. Clique no botão Iniciar para sincronizar contatos do Zoho CRM. Lembre-se de que os Leads convertidos serão ignorados em todas as outras sincronizações que você criar, independentemente do módulo escolhido. Portanto, você não pode adicionar esses contatos como contatos em nenhuma das listas de correspondência de suas campanhas.

Solução

Você pode ter listas de e-mails separadas para seus leads e contatos. Ao criar a sincronização com o módulo Leads, ative esta opção para que os Leads convertidos sejam ignorados apenas na lista de emails associada (lista de emails dos Leads). Dessa forma, você pode adicionar esses contatos em outra lista de discussão.
OU
Se você estiver mantendo uma única lista de contatos para contatos do CRM, poderá desativar esta opção ao criar a sincronização.


Nota:
Se você ativar as opções de Configurações avançadas (exceto Excluir Leads convertidos) depois de iniciar uma sincronização, ela será aplicada apenas aos registros adicionados após a ativação dessas opções. Os contatos que já estão sincronizados não serão atualizados.

Limitações de sincronização

Nesta seção, abordaremos diferentes cenários que você pode enfrentar ao sincronizar registros do Zoho CRM. Antes de começarmos, vamos examinar as regras básicas dos limites de sincronização.
Regras :
  1. Iniciar 50 sincronizações / mês - Você pode iniciar 50 sincronizações / mês em sua organização.
  2. Em qualquer dia, você pode criar / iniciar até 10 sincronizações na sua organização.
  3. A qualquer momento, sua organização pode ter até 10 sincronizações ativas.
  4. Você pode iniciar no máximo 5 sincronizações imediatas para um módulo (Leads, contatos ou uma exibição personalizada).


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