Biblioteca de documentos no Zoho CRM
Folhetos, documentos PDF, RFPs, faturas, documentos de comparação, guias, apresentações, formulários, etc. são apenas alguns dos documentos que as pessoas podem usar com frequência nos negócios. Você pode fazer alterações constantemente nesses recursos de negócios e mantê-los atualizados e relevantes. Para tudo isso, você precisa de um repositório de documentos, um local onde possa organizar e gerenciar todos os arquivos relacionados ao seu negócio e também compartilhá-los com as pessoas da sua organização.
A guia Documentos no Zoho CRM atua como uma biblioteca onde você pode carregar vários tipos de arquivos e compartilhar com os usuários com base em suas permissões de perfil na conta CRM da organização.
Disponibilidade
Permissão Necessária
Os usuários com permissão para a guia Documentos em seu perfil podem acessar esse recurso.
Por padrão, usuários com perfil Administrador ou Padrão podem acessar este recurso. O administrador precisa fornecer permissões de perfil para outros usuários.
A guia Documentos é como qualquer outra guia que tenha as permissões Guia visível em um perfil. Além disso, existem outras permissões específicas para os documentos e suas pastas.
- Para pasta de documentos - permissão para gerenciar pasta;
- Para documentos - permissões para visualizar, criar, modificar e excluir.
Benefícios
- Economize espaço de armazenamento
No Zoho CRM, para cada registro, você pode anexar documentos do Zoho Workdrive, Google Docs e Desktop. Você também pode anexar o mesmo arquivo para vários registros, o que exigirá armazenamento extra. Isso ocorre porque cada anexo ocupa espaço em seu armazenamento total alocado no CRM. Por exemplo, quando você carrega um arquivo com tamanho de 10 MB para 5 registros, o espaço de armazenamento ocupado será de 50 MB (10 x 5). Com a guia Documentos, você pode economizar muito espaço de armazenamento, pois os arquivos não ocupam espaço de armazenamento multiplicado quando anexados a vários registros.
A guia Documentos é um repositório central onde você pode fazer upload de documentos e associá-los a vários registros. Por exemplo, você carrega uma apresentação com um tamanho de arquivo de 10 MB, na guia Documentos. Ao associar esta apresentação como anexo a 5 registros, ela ainda ocupará apenas 10 MB de espaço de armazenamento e não 50 MB (10 x 5). - Compartilhe arquivos facilmente
Quando você deseja compartilhar arquivos carregados na pasta de vendas apenas com a equipe de vendas, é mais fácil na guia Documentos. Não apenas usuários, você também pode compartilhá-lo com funções, funções & subordinados e grupos. - Mantenha os arquivos organizados para referência rápida
A pasta e a subpasta ajudam a manter os documentos organizados para referência rápida, sempre que necessário. - Evite várias versões do mesmo documento
Também ajuda a manter uma única versão mais recente do arquivo que pode ser acessada por outros usuários. Você pode facilmente fazer alterações no arquivo e manter uma única cópia atualizada do documento. - Enviar documentos como anexos em e-mail
Ao enviar e-mails para leads e contatos, você pode anexar arquivos que são carregados na Biblioteca de documentos. Juntamente com a opção de anexar arquivos do Desktop, Zoho Workdrive, Google Docs, etc., agora você pode anexar arquivos carregados na guia Documentos.
Modificar permissões de perfil
Por padrão, usuários com perfil Administrador ou Padrão podem acessar este recurso. O administrador precisa fornecer permissões de perfil para outros usuários com base no que eles podem acessar nesse recurso. Conforme mencionado acima, os documentos e suas pastas têm o seguinte conjunto de permissões:
- Para pasta de documentos - permissão para gerenciar pasta;
- Para documentos - permissão para visualizar, criar, modificar e excluir.
Para modificar as permissões do perfil
- Clique no ícone de configurações e clique em Configuração > Usuários e controle > Controle de segurança > Perfil;
- Na página Perfis, clique no link Editar correspondente ao perfil que deseja modificar;
- Na página Detalhes do perfil, vá para Permissões básicas em Permissões do módulo;
- Na lista suspensa de permissões para Documentos, marque as caixas conforme necessário.
Observação
- Você não pode editar os perfis padrão: Administrador e Padrão . Recomenda-se definir seus próprios perfis com base nos perfis padrão existentes;
- Como outras guias, você pode renomear, organizar e ocultar a guia Documentos. Consulte também o módulo Organizar;
- A guia Documentos no Zoho CRM não é igual ao Zoho Workdrive. Todos os seus arquivos no Zoho Workdrive não estarão disponíveis aqui. Se você deseja que os arquivos do Zoho Workdrive estejam disponíveis na guia Documentos, você precisa carregá-los no Zoho CRM.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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