Fazendo Atualizações em Massa no Zoho Desk
Enquanto trabalhamos no Zoho Desk, você pode se deparar com a necessidade de atualizar algumas informações em mais de 50 tickets ao mesmo tempo. Por exemplo, você tem uma lista de tickets atribuídos à você, mas vai entrar de férias na próxima semana e precisa repassar esses tickets para um colega. Você descobre que possuí mais de 100 tickets no seu nome. Como resolver isso rapidamente?
Uma opção é você pode aumentar o número de tickets visíveis em uma lista para 50 e os atribuir por partes, mas o Zoho Desk têm uma maneira mais fácil de fazer isso. Neste artigo, vamos explorar as opções de atualização em massa que permite a você atualizar centenas ou milhares de itens de uma só vez.
Nota:
Ações em massa só estão disponíveis para o módulo de Tickets.
Ações em Massa
O Zoho Desk permite você realizar as seguintes tarefas em massa:
- Atribuir;
- Atualizar;
- Fechar;
- Deletar;
- Mover;
- Marcar como spam;
- Mesclar;
- Aplicar Macro.
Observação:
As opções Mesclar e Marcar como Spam estarão disponíveis somente quando mais de 50 tickets forem selecionados.
Realizar uma ação em massa é similar à atualização em massa, exceto pelo número de itens envolvidos.
Para realizar a Ação em Massa:
- Faça o Login na sua conta do Zoho Desk;
- Vá para o módulo de Tickets;
- Selecione a exibição no painel da esquerda no qual você quer fazer a atualização em massa;
- Selecione um ticket na exibição e cheque o campo mostrado no topo da página. Isso vai selecionar todos os tickets da página (max. 50);
- Agora, clique em Selecione todos os tickets nesta exibição que vai aparecer. Isso permite você selecionar todos os tickets na exibição;
- Assim que todos os tickets da exibição estiverem selecionados, selecione uma opção. Você pode relizar ações como Atribuir, Atualizar, Intercalar, Marcar como Spam e aplicar um Macro a eles;
- Clique em Continuar para confirmar a ação.
Uma vez iniciada, a ação vai ser agendada para execução imediatamente ou após outras ações agendadas serem completadas.
Lembretes
Aqui estão alguns pontos chaves que você deve ter em mente antes de iniciar o processo de ação em massa.
- Realizar uma ação em massa pode demorar alguns minutos ou horas dependendo do número de tickets;
- O usuário que iniciou a ação e os administradores receberam notificação por email com o status quando a ação for completa;
- Você pode inicar um máximo de 11 ações em massa de uma só vez, onde uma delas se encontra em processamento e as outras (10) ficam em uma fila;
- Ações em massa só estão disponíveis quando existem mais de 50 tickets na exibição;
- Apenas uma ação em massa é permitida processar por vez, por exibição. Você pode inicar o processo em múltiplas Exibições, mandando eles para a fila;
- Ações em massa não podem ser iniciadas nas seguintes exibições de ticket:
- Tickets em Spam;
- Tickets Compartilhados e Abertos;
- Tickets Compartilhados;
- Exibição de Blueprint;
- Exibição de Arquivados;
- Ações em massa não estão disponíveis na exibição Todos Departamentos;
- Mesclar e Marcar Como Spam não estão disponíveis como opções;
- A opção Mover está disponível apenas como ação em massa, e você precisa possuir mais que dois departamentos para ver essa opção;
- Você precisa ter o requisito de Permissão de Perfil para realizar as demais operações disponíveis, como fechar tickets.
Log de Ações em Massa
O log vai lhe dar informações detalhadas sobre as várias ações executadas na sua conta Zoho Desk. Você pode ver uma lista de ações em massa em processo ou em fila, assim como as completadas. Também é possível verificar tempo de execução, tipo de ação, quem à executou, ver nome, departamento e o status atual.
Para ver o log:
- Clique no ícone de Configurações (
) na barra superior;
- Clique em Log de Ações em Massa no menu Administração de Dados;
- Você pode ver uma lista de ações em massa presentemente sendo processadas e as que se encontram na fila;
- Dento da aba Concluído, você pode ver todas as ações em massa que foram completadas e os seus status.
Descartando Ações em Massa
Ações em massa, depois que iniciadas, podem ser descartadas antes que o agendamento comecem à processar. A ação pode ser descartada pelo usuário que a iniciou ou pelo administrador.
Para Descartar Ações em Massa:
- Vá para Configurações > Administração de Dados > Log de Ações em Massa;
- Coloque o ponteiro do mouse sobre uma ação na fila e clique em Descartar;
- Clique em Descartar novamente para confirmar a ação.
Ações em massa concluídas
Você pode visualizar a lista de todas as ações em massa concluídas na seção CONCLUÍDA. Aqui você pode visualizar o número de tickets processados junto com outros detalhes como data e hora de execução, ação realizada, agente atribuído, departamento e status da ação.
Para visualizar a lista de ações em massa concluídas
- Vá para Configuração > Administração de dados > Log de ações em massa;
- Selecione a guia "Concluído".
Você pode visualizar a lista de todas as ações em massa concluídas.
Notas:
- Você não pode descartar uma ação em massa que já está em processamento;
- Ações em massa podem Falhar devido à desabilitação do agendamento, listas de exibição modificadas ou erros de servidor internos. Ações falhadas vão informar a razão nos logs.
Para consultoria especializada em Zoho Desk, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547
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