Como trabalhar com Tarefas no Zoho CRM
Trabalhando com Tarefas
- O módulo Atividades é dividido em módulos individuais de Tarefas, Chamadas e Reuniões. Essa alteração será aplicada aos usuários que se inscreveram após 6 de setembro de 2021;
- Os usuários existentes terão o módulo Atividades e os módulos Tarefas, Chamadas e Reuniões para facilitar a transição;
- O módulo Atividades será descontinuado para os usuários existentes após tempo suficiente para a transição e apenas os módulos Tarefas, Chamadas e Reuniões estarão disponíveis.
Disponibilidade
Permissão Necessária
O acesso às tarefas inclui as permissões Exibir, Criar, Editar e Excluir.
Criar Tarefas
Uma tarefa é uma parte do trabalho que geralmente tem um limite de tempo. No Zoho CRM, as tarefas são listadas na página inicial do registro e em outros registros relacionados.
Ao criar uma tarefa no CRM, você deve inserir os detalhes da tarefa, como Assunto, Proprietário da Tarefa, Data de vencimento e o contato ou conta ao qual a tarefa está relacionada. Você também pode adicionar campos personalizados ao módulo Tarefas.
Para criar tarefas
- No módulo Tarefas, clique em Criar tarefa;
- Na página Criar tarefa, especifique os detalhes da tarefa;
3. Clique em Salvar.
Observação
- As tarefas serão encerradas somente quando o Status da tarefa for atualizado como Concluído;
- O status Concluído é um campo definido pelo sistema. Um campo personalizado alternativo com o mesmo rótulo não fechará a tarefa automaticamente.
Definir tipo de repetição para uma tarefa
Se você deseja criar tarefas que precisam ser repetidas em um período de tempo específico, você pode criar tarefas recorrentes.
Você pode especificar quando a tarefa deve ser concluída. O tempo de recorrência pode ser definido como diário, semanal, mensal, anual ou tipo de repetição personalizada - onde você pode especificar seu período de tempo.
Para definir um tipo de repetição
- Selecione o tipo de repetição como Diário, Semanal, Mensal ou defina um tipo de repetição Personalizado na lista suspensa. Se você escolher o tipo de repetição personalizada, faça o seguinte.
- Selecione a Frequência como Diária, Semanal, Mensal ou Anual:
a. Diariamente: a cada [x] dias, especifique o número de dias após os quais a tarefa deve ser repetida;
b. Semanalmente: a cada [x] semanas, especifique o número de semanas após as quais a tarefa deve ser repetida junto com o dia exato;
c. Mensal: a cada [x] meses, especifique o número de meses após os quais a tarefa deve ser repetida junto com a data ou dia do mês;
d. Anual: permite especificar a data ou dia e mês em que a tarefa deve ser repetida.
- Em Ends, escolha quando a tarefa deve parar:
- Nunca: a tarefa nunca será encerrada;
- Após [x] Vezes: a tarefa será encerrada após o número de vezes especificado aqui;
- Em [Data]: a tarefa será encerrada na data especificada.
Observação
- A data de vencimento deve ser especificada para definir o tipo de repetição;
- Quando o tipo de repetição for escolhido como Diário, você pode optar por excluir Fins de Semana e Feriados;
- Quando o tipo de repetição for escolhido como Mensal, você poderá definir a data de vencimento de sua tarefa para o próximo dia útil se a data de vencimento selecionada não for um dia útil.
Definir lembretes para tarefas
Você pode receber lembretes com notificações antes que a tarefa atinja a data de vencimento. Você pode optar por ser lembrado no dia da data de vencimento ou número de dias/semanas/meses antes da data de vencimento, em um determinado momento, por e-mail ou pop-up ou ambos. Este lembrete também pode ser repetido, se necessário.
Para definir lembretes
- Ative o botão Lembrete;
- No pop-up, especifique quando deseja ser lembrado. Você pode escolher uma data e hora específicas ou número de dias/semanas/meses antes da data de vencimento em um horário específico;
3. Escolha um tipo de repetição na lista suspensa;
4. Selecione como deseja ser notificado na lista suspensa. Você pode escolher entre E- mail, Pop Up ou Ambos.
Observação
- Se você estiver criando uma tarefa para outros usuários, poderá notificar esse usuário por e-mail, marcando a caixa de seleção Notificar proprietário no painel superior.O usuário será notificado quando:
- Uma nova tarefa é atribuída a outro usuário;
- O proprietário de uma tarefa existente é alterado para outro usuário;
- Uma tarefa é concluída.
Editar tarefas
Você pode editar uma tarefa ou o tipo de repetição de uma tarefa sempre que necessário.
Para editar tarefas
- Selecione a tarefa e clique no ícone Editar.
Editar tipo de repetição
- Você pode editar o tipo de repetição depois que a tarefa for salva. As tarefas recorrentes podem ser estendidas ou reduzidas com base em seus requisitos:
- Tarefa única para recorrente
Se você criou uma única tarefa e deseja alterá-la para o tipo recorrente, você pode editar a tarefa e configurar o tipo de repetição apropriado. - Interromper tarefas recorrentes
Se você criou uma tarefa recorrente e deseja interrompê-la, edite-a. Você pode desativar a configuração de repetição que também exclui todas as suas próximas tarefas.
Observação
- Quando o tipo de repetição está desativado, a tarefa que você está editando junto com todas as próximas tarefas podem ser removidas;
- Se o tipo de repetição estiver desativado para a primeira tarefa na sequência de repetição, a tarefa recorrente será convertida em uma única tarefa.
Você pode editar o padrão de lembrete de uma tarefa recorrente. Ao fazer isso, você pode escolher se a alteração deve ser aplicada a todas as tarefas futuras ou apenas a esta tarefa específica.
Criar tarefas em massa
Se uma determinada tarefa deve ser executada para vários registros, em vez de criar uma tarefa para registros individuais, você pode criá-los em massa.
Para criar tarefas recorrentes em massa
- Clique na guia [Módulo];
- Na exibição de lista, marque as caixas de seleção dos registros para os quais deseja criar tarefas recorrentes;
- Clique em Mais Ações > Criar Tarefas;
- No pop-up, especifique os detalhes da tarefa e ative o botão Repetir para especificar os detalhes recorrentes;
- Insira o Tipo de Repetição e especifique quando a tarefa recorrente deve terminar;
- Clique em Concluído e em Salvar.
Campos padrão no módulo Tarefa
| Nome do campo | Descrição |
| Proprietário da Tarefa | Selecione o nome do usuário a quem a tarefa foi atribuída. |
| Sujeito* | Especifique o nome da tarefa. Este campo é obrigatório. |
| Data de vencimento | Especifique a data de vencimento da tarefa. |
| Contatos/Leads | Selecione o contato ou lead relacionado. |
| contas | Selecione qualquer outro registro relacionado à tarefa. |
| Status | Especifique o status da tarefa. |
| Prioridade | Selecione a data de vencimento. |
| Enviar e-mail de notificação | Marque a caixa de seleção para enviar um e-mail de notificação ao proprietário da tarefa. |
| Lembrar em | Marque a caixa de seleção para definir um lembrete para a tarefa. |
| Atividade Recorrente | Marque a caixa de seleção para marcá-la como uma atividade recorrente. |
| Descrição | Especifique os detalhes sobre a tarefa. |
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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