Regras de Fluxo de Trabalho para compromissos no Zoho CRM

Regras de Fluxo de Trabalho para compromissos no Zoho CRM

Esse recurso é aberto de forma faseada e em breve estará disponível para todos os usuários.

Nas organizações de serviço, a força de trabalho consiste principalmente em funcionários de back office e agentes de campo que marcam compromissos e prestam serviços aos clientes. É fundamental haver uma coordenação adequada entre as equipes para que os colaboradores tenham conhecimento das agendas a que têm de comparecer.

Por exemplo, quando um cliente faz uma solicitação de serviço por telefone, o agente da central de atendimento anota os requisitos, seleciona o serviço apropriado e marca um horário em data e hora adequadas. Se o membro do serviço receber um alerta por e-mail sempre que um compromisso for agendado, ele poderá se preparar com antecedência. Da mesma forma, se um serviço for terceirizado para um fornecedor terceirizado, o envio de um aviso prévio sobre o compromisso dará a ele tempo para reunir materiais e se preparar, evitando atrasos.

A satisfação do cliente é um fator importante para manter uma empresa de serviços funcionando. Portanto, é importante garantir que os clientes sejam informados sobre quaisquer cancelamentos ou reagendamentos com bastante antecedência. A comunicação contínua em cada ponto de contato fortalecerá o relacionamento com o cliente.

O Zoho CRM permite que os usuários configurem fluxos de trabalho para compromissos, o que permite automatizar muitas dessas ações. 





Configurando fluxos de trabalho para compromissos

Você pode configurar ações automáticas por meio de fluxos de trabalho quando:
  1. Um compromisso é agendado, reagendado, cancelado, reatribuído, modificado e excluído;
  2. Um compromisso agendado é marcado como concluído ou atrasado;
  3. Um compromisso é modificado ou criado em uma data ou hora específica.




Para configurar um fluxo de trabalho

Parte 1: Definir a execução da regra

Defina a condição para quando a regra deve ser executada. Por exemplo, quando:
  1. Um compromisso é agendado, reagendado, cancelado, reatribuído, modificado ou excluído;
  2. Um compromisso agendado é marcado como concluído ou atrasado;
  3. Um compromisso é modificado. Por exemplo, o campo de endereço é alterado;
  4. Um compromisso é criado ou reagendado.
Você também pode definir a regra para ocorrer todo mês ou ano de acordo com seus requisitos de negócios.


Parte 2: Especificar a condição do registro

Escolha um critério para especificar a quais registros a regra se aplica. Por exemplo, se o cuidado do gramado for terceirizado para um fornecedor terceirizado, você poderá notificá-lo por meio do webhook quando um compromisso de cuidado do gramado for criado. Isso permitirá que eles se preparem com bastante antecedência.









Parte 3: Especificar ações instantâneas e agendadas

Especifique as ações instantâneas e agendadas que devem ser acionadas quando a condição for atendida. Você pode escolher entre as seguintes ações:
  1. Webhook;
  2. Notificação de E-mail;
  3. Função;
  4. Atualização de campo;
  5. Tag (somente para ações instantâneas).

Para configurar uma regra de fluxo de trabalho para compromissos

  1. Vá para Configuração > Automação > Regras de fluxo de trabalho;
  2. Clique em Criar regra;
  3. Na página Criar nova regra:
    1. Selecione Compromissos no menu suspenso Módulo;
    2. Digite o nome e a descrição da regra;
    3. Clique em Avançar;
  4. Em Quando você deseja executar esta regra?:
    1. Selecione Em uma ação de registro e marque uma das seguintes opções:
      1. Quando um compromisso é e então selecione agendado, reagendado, cancelado ou uma das outras opções no menu suspenso;
      2. Quando um compromisso agendado é e então selecione marcado como concluído ou atrasado;
      3. Quando qualquer uma das ações acima acontecer;






    2. Selecione Em uma data/hora e selecione um campo no menu suspenso Com base em qual data/hora esta regra deve ser executada;
  5. Clique em Concluído;
  6. Na caixa de diálogo Quais compromissos você deseja que esta regra se aplique?, selecione Sim ou Não.
    Se você selecionar sim, especifique a condição;
  7. Em Aplicar esta regra selecione um módulo se desejar que a regra seja aplicada aos registros de um módulo específico.
    Se você não selecionar um módulo, a regra será aplicada a todos os módulos;




  8. Se você escolher um módulo em Aplicar esta regra a, verifique se a regra deve ser aplicada a todos os registros ou a registros específicos;
  9. Especifique as condições para aplicar esta regra apenas a registros específicos;
  10. Clique em Concluído;
  11. Selecione uma ação instantânea ou programada na lista;
  12. Clique em Salvar. 





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