Regras de Fluxo de Trabalho para compromissos no Zoho CRM
Esse recurso é aberto de forma faseada e em breve estará disponível para todos os usuários.
Nas organizações de serviço, a força de trabalho consiste principalmente em funcionários de back office e agentes de campo que marcam compromissos e prestam serviços aos clientes. É fundamental haver uma coordenação adequada entre as equipes para que os colaboradores tenham conhecimento das agendas a que têm de comparecer.
Por exemplo, quando um cliente faz uma solicitação de serviço por telefone, o agente da central de atendimento anota os requisitos, seleciona o serviço apropriado e marca um horário em data e hora adequadas. Se o membro do serviço receber um alerta por e-mail sempre que um compromisso for agendado, ele poderá se preparar com antecedência. Da mesma forma, se um serviço for terceirizado para um fornecedor terceirizado, o envio de um aviso prévio sobre o compromisso dará a ele tempo para reunir materiais e se preparar, evitando atrasos.
A satisfação do cliente é um fator importante para manter uma empresa de serviços funcionando. Portanto, é importante garantir que os clientes sejam informados sobre quaisquer cancelamentos ou reagendamentos com bastante antecedência. A comunicação contínua em cada ponto de contato fortalecerá o relacionamento com o cliente.
O Zoho CRM permite que os usuários configurem fluxos de trabalho para compromissos, o que permite automatizar muitas dessas ações.
Configurando fluxos de trabalho para compromissos
Você pode configurar ações automáticas por meio de fluxos de trabalho quando:
- Um compromisso é agendado, reagendado, cancelado, reatribuído, modificado e excluído;
- Um compromisso agendado é marcado como concluído ou atrasado;
- Um compromisso é modificado ou criado em uma data ou hora específica.
Para configurar um fluxo de trabalho
Parte 1: Definir a execução da regra
Defina a condição para quando a regra deve ser executada. Por exemplo, quando:
- Um compromisso é agendado, reagendado, cancelado, reatribuído, modificado ou excluído;
- Um compromisso agendado é marcado como concluído ou atrasado;
- Um compromisso é modificado. Por exemplo, o campo de endereço é alterado;
- Um compromisso é criado ou reagendado.
Você também pode definir a regra para ocorrer todo mês ou ano de acordo com seus requisitos de negócios.
Parte 2: Especificar a condição do registro
Escolha um critério para especificar a quais registros a regra se aplica. Por exemplo, se o cuidado do gramado for terceirizado para um fornecedor terceirizado, você poderá notificá-lo por meio do webhook quando um compromisso de cuidado do gramado for criado. Isso permitirá que eles se preparem com bastante antecedência.
Parte 3: Especificar ações instantâneas e agendadas
Especifique as ações instantâneas e agendadas que devem ser acionadas quando a condição for atendida. Você pode escolher entre as seguintes ações:
- Webhook;
- Notificação de E-mail;
- Função;
- Atualização de campo;
- Tag (somente para ações instantâneas).
Para configurar uma regra de fluxo de trabalho para compromissos
- Vá para Configuração > Automação > Regras de fluxo de trabalho;
- Clique em Criar regra;
- Na página Criar nova regra:
- Selecione Compromissos no menu suspenso Módulo;
- Digite o nome e a descrição da regra;
- Clique em Avançar;
- Em Quando você deseja executar esta regra?:
- Selecione Em uma ação de registro e marque uma das seguintes opções:
- Quando um compromisso é e então selecione agendado, reagendado, cancelado ou uma das outras opções no menu suspenso;
- Quando um compromisso agendado é e então selecione marcado como concluído ou atrasado;
- Quando qualquer uma das ações acima acontecer;
- Selecione Em uma data/hora e selecione um campo no menu suspenso Com base em qual data/hora esta regra deve ser executada;
- Clique em Concluído;
- Na caixa de diálogo Quais compromissos você deseja que esta regra se aplique?, selecione Sim ou Não.
Se você selecionar sim, especifique a condição; - Em Aplicar esta regra selecione um módulo se desejar que a regra seja aplicada aos registros de um módulo específico.
Se você não selecionar um módulo, a regra será aplicada a todos os módulos; - Se você escolher um módulo em Aplicar esta regra a, verifique se a regra deve ser aplicada a todos os registros ou a registros específicos;
- Especifique as condições para aplicar esta regra apenas a registros específicos;
- Clique em Concluído;
- Selecione uma ação instantânea ou programada na lista;
- Clique em Salvar.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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