Ferramentas administrativas para gerenciamento de configuração no Zoho CRM

Ferramentas administrativas para gerenciamento de configuração no Zoho CRM

Finalidade e âmbito

A administração de CRM é uma jornada desafiadora que envolve principalmente o mapeamento dos problemas de sua organização para soluções de CRM, seguido pela execução eficiente ou "configuração" dessas soluções escolhidas. Neste ponto, um fator importante a ser lembrado é que é responsabilidade do administrador não só criar essas configurações úteis, mas monitorar seu uso periodicamente, durante todo o seu período na administração. Pode haver fluxos de trabalho desatualizados, modelos que falham ao chamar os respectivos campos de mesclagem e relatórios que não são mais válidos.

Além disso, no caso de vários administradores de CRM, pode haver cenários em que o Administrador A configurou configurações para necessidades ad-hoc e essas foram abandonadas ao sair. Nesses casos, é ainda mais importante fazer um balanço periódico de quais dessas configurações de CRM ainda são úteis e quais não são mais necessárias. Se você não limpar essas configurações inúteis, poderá acabar com os seguintes inconvenientes:
  1. Um sistema que não funciona mais como esperado;
  2. Ficando sem limites para cada configuração (exemplo, fluxos de trabalho, modelos, campos);
  3. Falhas nas funções de suas equipes.
Portanto, é essencial eliminar configurações não utilizadas/desatualizadas em seu sistema de CRM, e é aqui que as ferramentas administrativas entram em cena. Ferramentas Administrativas (Admin Tools) oferecem uma interface melhor para visualizar uma lista principal de configurações e excluir aquelas que você não precisa mais. 

Como funcionam as ferramentas administrativas

Atualmente, as ferramentas de administração permitem excluir modelos não utilizados, visualizações personalizadas, regras de fluxo de trabalho e relatórios no Zoho CRM.





Depois de acessar as Ferramentas Administrativas, você verá uma lista principal de todas as configurações disponíveis no recurso e no módulo selecionados. 

Por exemplo, aqui está uma lista principal de todas as exibições personalizadas no módulo Leads.









Você pode excluir as exibições personalizadas não utilizadas de duas maneiras:
  1. Selecionar configurações manualmente 
    Isso é ideal quando você sabe exatamente quais configurações deseja excluir. Por exemplo, você criou algumas exibições personalizadas com critérios errados por engano. Nesse caso, em vez de excluir manualmente cada visualização da seção Visualizações personalizadas, você pode acessar as Ferramentas administrativas e excluir essas visualizações específicas selecionando as entradas e excluindo-as.

  1. Filtrar configurações usando critérios
    Isso é ideal quando você deseja excluir um conjunto de configurações que atendem a um determinado critério, mas não tem certeza dos nomes das configurações ou do número. Por exemplo, você deseja excluir todas as configurações criadas em uma data específica ou por uma pessoa. Em seguida, você pode usar critérios para filtrar essas configurações e excluir as configurações em massa. 

Selecionando configurações manualmente 

  1. Vá para Configuração > Administração de dados > Ferramentas administrativas;
  2. Clique em Começar;
  3. Selecione o recurso no qual deseja visualizar e excluir as configurações e o módulo aplicável. Por exemplo, exibições personalizadas no módulo Leads;
  4. Selecione aqueles que você não precisa mais e clique em Excluir exibições personalizadas para excluí-los permanentemente.






Filtrando configurações usando critérios 

    1. Na página Ferramentas administrativas, depois de selecionar o recurso e o módulo, clique em Adicionar critérios.



          2. Insira os critérios e valores adequados. Por exemplo, se você deseja filtrar exibições personalizadas que foram acessadas pela última vez há um ano.
          Em seguida, você pode usar a data do último acesso como parte dos critérios e fazer isso. Tudo o que você precisa fazer é escolher "A data do último acesso é anterior a um determinado valor de data".

          3. Clique em Mostrar resultado. Esta ação buscará a lista completa de exibições personalizadas que foram acessadas pela última vez antes de 11 de março de 2021, conforme este exemplo.




    Neste exemplo, você vê algumas exibições "sem título" e algumas com nomes aleatórios. Essas podem ser configurações inúteis que podem ter sido criadas como parte de uma execução de teste e ignoradas posteriormente. No entanto, a presença dessas configurações pode ser um obstáculo para seus processos e atrapalhar seus limites de recursos. Agora, depois de filtrar essas exibições usando os critérios de "último acesso", você pode selecionar todas as exibições ou selecionar as de sua escolha e clicar em  Excluir exibições personalizadas. 

    Critérios em Ferramentas Administrativas — Exemplos e Sugestões 

    Os critérios disponíveis para você filtrar configurações para excluí-las variam de acordo com sua escolha de recurso e módulo.
    Por exemplo, os critérios disponíveis para modelos são diferentes daqueles em exibições personalizadas. 
    A seguir estão os recursos e critérios associados que você pode escolher. 


    Modelos 
    Visualizações personalizadas
    Fluxos de trabalho
    Relatórios

    1. Criado por
    2. Hora de criação
    3. Nome da pasta
    4. Última modificação
    5. Usado por último
    6. Modificado por
    7. Sujeito 
    8. Nome do modelo
    1. Criado por
    2. Último acesso
    3. Última modificação
    4. Modificado por
    5. Usado por último
    6. Exibir nome

    1. Criado por
    2. Hora de criação
    3. Executar em
    4. Última execução
    5. Última modificação
    6. Modificado por
    7. Nome da regra 
    8. Status



    Dependendo de sua necessidade específica, você pode escolher os critérios para filtrar o conjunto correto de configurações a serem excluídas. A seguir estão alguns exemplos neste contexto que podem ser úteis para qualquer administrador de CRM.

    a) Critérios baseados no tempo

    Em qualquer conta de CRM, será necessário usar critérios baseados em tempo para filtrar configurações não utilizadas. Tudo o que foi usado pela última vez há muito tempo é um bom candidato para remoção do sistema. O fator de tempo "Último usado" pode ser usado com frequência para todas as configurações — exibições personalizadas, relatórios, fluxos de trabalho e modelos. 








    a) Critérios baseados em pessoas

    Em outro cenário, você pode ter a necessidade de filtrar as configurações feitas por um determinado usuário. Exemplo, digamos que uma usuária chamada Amelia Burrows está saindo da organização e você precisa deletar todas as Visualizações Personalizadas feitas por Amelia, você pode usar o filtro "Criado por" e escolher o usuário. Exibições personalizadas que correspondem aos referidos critérios são exibidas. Você pode selecionar todos eles e excluí-los. 





    Da mesma forma, você pode usar o conjunto de critérios mais adequado para filtrar as configurações de sua escolha e excluí-las. "Última execução em", "Nome da exibição", "Pastas" — são um bom conjunto de critérios para fluxos de trabalho, exibições personalizadas e modelos, respectivamente.

    Histórico de Exclusão

    Você também pode visualizar o histórico de todas as exclusões feitas por meio da ferramenta Admin, por recurso e por hora.




    Observação:
    1. Esse recurso foi implementado gradualmente a partir de 22 de março de 2022; 
    2. Disponível para Enterprise Edition e superior. Não disponível nas edições de teste;
    3. As configurações removidas via Admin Tools são excluídas para sempre;
    4. As configurações definidas pelo sistema não serão exibidas nas ferramentas administrativas para exclusão. 





    Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.