Perguntas frequentes sobre o módulo Tarefas no Zoho CRM

Perguntas frequentes sobre o módulo Tarefas no Zoho CRM

1. Posso criar tarefas e reuniões no Zoho CRM?

No Zoho CRM, você pode criar e associar tarefas de negócios, reuniões e registrar chamadas no módulo correspondente de Tarefas, Reuniões e Chamadas. Cada atividade possui informações importantes como data, hora, nível de prioridade e parâmetros de notificação que podem ser acessadas a partir do registro ao qual está associada. Esse recurso está disponível na edição gratuita e nas edições pagas.


Para criar tarefas:

      1. No módulo Tarefas, clique em Criar tarefa;
      2. Na página Criar tarefa, especifique os detalhes da tarefa;





      3. Clique em Salvar.





Para criar uma reunião:
  1. No módulo Reuniões, clique em  Criar Reuniões;
  2. No pop-up Informações do Reunião, especifique os detalhes do evento; 






  3. Clique em Salvar.

Para registrar uma chamada:
  1. No módulo Chamadas, clique em Criar chamada > selecione Registrar uma chamada;
  2. Na janela pop-up Criar uma Chamada, especifique os detalhes da chamada;






  3. Clique em Salvar.

2. Como posso excluir tarefas recorrentes?

As tarefas recorrentes são armazenadas como registros individuais para cada data na exibição da lista de tarefas.

Administradores e usuários com permissão para visualizar, editar, excluir e criar tarefas podem remover tarefas recorrentes.

Para impedir que tarefas sejam recorrentes:
  1. Selecione qualquer instância da tarefa recorrente;
  2. Clique em Editar no canto superior direito da página de detalhes da tarefa;
  3. Desative a opção Repetir na página Editar tarefa;
  4. Clique em Todas as tarefas futuras;
  5. Clique em Salvar.




3. Como posso definir um assunto padrão para a tarefa?

Para definir um assunto padrão para tarefas:

  1. Vá para Configuração > Personalização > Módulos e Campos;

  2. Selecione o módulo Tarefas e selecione um layout;

  3. Clique no ícone Mais e selecione Editar layout;

  4. Clique em Editar propriedades ao lado do campo Assunto;

  5. Selecione o valor em Selecionar valor padrão. Para adicionar mais valores padrão, adicione-os em Opção da lista de opções;

  6. Clique em Salvar.




O valor padrão será exibido como o assunto automaticamente. Isso pode ser alterado, se necessário.





4. Como posso receber notificações de minhas tarefas e reuniões?

Quando uma tarefa ou reunião é criada, há uma opção para definir notificações de lembrete por e-mail ou pop-ups.

Para definir lembretes para tarefas:
  1. Acesse o módulo Tarefa;
  2. Escolha a tarefa necessária;
  3. Clique em Editar tarefa;
  4. Alterne o botão Lembrete na página Editar tarefa;
  5. Escolha a data e a hora que deseja ser avisado;
  6. Escolha o tipo de repetição e, em seguida, o tipo de notificação no menu suspenso Notificar;
  7. Clique em Salvar.





Para definir lembretes para reuniões:
  1. Vá para uma reunião e clique no botão Editar;
  2. No pop-up Informações de Reunião, escolha o horário para notificar os participantes em Lembrete dos Participantes;
  3. Escolha os horários em que deseja ser notificado no Lembrete;
  4. Clique em Salvar.




5. Posso modificar o assunto de uma tarefa?

Sim, o assunto da tarefa pode ser modificado conforme necessário.







Você também pode modificar os assuntos de tarefa padrão (e-mail, telefone, reunião).







Para modificar os valores de assunto padrão:

1. Em sua conta do Zoho CRM, navegue até Configuração > Personalização > Módulos e campos;
2. Navegue até Tarefas > Layout > Editar layout;
3. Clique em Editar propriedades ao lado de Assunto;
4. Selecione o valor em Selecionar valor padrão. Para adicionar mais valores padrão, adicione-os em Opção de lista de seleção;
5. Clique em Salvar.






6. Como crio tarefas recorrentes?

Tarefas recorrentes se repetem em intervalos definidos por um período de tempo específico ou indefinidamente. O tempo de recorrência pode ser definido como diário, semanal, mensal, anual ou um tipo de repetição personalizado, que permite especificar o período de tempo.
 
Para definir tarefas recorrentes:
  1. Selecione o tipo de repetição como Diário, Semanal ou Mensal ou defina um tipo de repetição personalizado no menu suspenso;
  2. Escolha quando a tarefa deve parar de se repetir em Termina;
  3. Clique em Concluído. 




7. Que tipos de notificações posso configurar ao criar uma tarefa ou reunião?

Ao criar uma tarefa ou reunião no Zoho CRM, você pode definir dois tipos de lembretes: 

  • Alerta por e-mail: selecione esta opção para receber lembretes de suas tarefas ou reuniões por e-mail;

  • Alertar através de pop-up: Selecione esta opção para receber lembretes pop-up para suas tarefas ou reuniões.


8. Como posso criar tarefas para vários contatos em massa?

Você pode criar tarefas para vários contatos de uma só vez. Isso adicionará tarefas idênticas a todos os registros selecionados. Por exemplo, em vez de criar tarefas individualmente para cada contato que solicitou uma demonstração do produto, você pode simplesmente selecionar todos os contatos e adicionar a mesma tarefa a todos eles.

Essas tarefas aparecerão em cada registro, como um lembrete ou uma tarefa pendente para abrir caminho e agendar uma demonstração.

Para criar tarefas para vários contatos:
  1. Acesse o módulo Contatos;
  2. Marque as caixas de seleção dos contatos necessários e clique em Criar tarefa;
  3. Insira os detalhes da tarefa na página Criar tarefa e clique em Salvar. As tarefas serão criadas para todos os contatos selecionados.





Alternativamente, você pode adicionar os detalhes da tarefa, incluindo Proprietário da Tarefa, Nome do Contato, Assunto etc., à uma planilha do Excel e importá-la para o módulo Tarefas. Este método permitirá que você importe várias tarefas e atribua diferentes proprietários para diferentes tarefas. Isso é especialmente útil se você deseja atribuir tarefas a outros usuários.





Para importar tarefas:
  1. Vá para o módulo Tarefas e clique no menu suspenso Criar tarefa;
  2. Selecione Importar Tarefas. Você pode importar tarefas ou migrá-las de outro CRM;
  3. Navegue, importe o arquivo e mapeie os campos para concluir a importação.

Você também pode criar tarefas para vários registros nos módulos Leads, Contas, Negócios, Cases e outros. Para obter mais informações sobre a criação de tarefas, consulte nosso  documento de ajuda Trabalhando com tarefas e reuniões.




9. Como importar Tarefas e Eventos?

Atualmente, você não pode importar tarefas e eventos relacionados a outros registros do CRM do módulo Atividades.

No entanto, você pode importar esses registros da página Configuração > Administração de dados > Importar, desde que tenham o relacionamento de mapeamento adequado com leads/contatos (ID relacionado) e outras entidades de CRM.

Você também pode usar APIs para inserir tarefas e eventos no módulo necessário do Zoho CRM.

10. Como defino lembretes para tarefas?

Para definir lembretes para tarefas:
  1. Acesse o módulo Tarefas;
  2. Clique na tarefa para a qual deseja definir lembretes;
  3. Clique em Editar na página Detalhes da tarefa;
  4. Ative o botão Lembrete e:
    1. Especifique a data e a hora em que deseja ser lembrado;
    2. Especifique o padrão de repetição (Diário, Semanal, Mensal, etc.);
    3. Escolha E-mail, Pop-up ou Ambos, conforme necessário;
  5. Clique em Salvar.







11. Como posso alterar o status das tarefas e reuniões para "Concluído"?

Tarefas são para o trabalho que precisa ser concluído dentro de um prazo específico. Quando uma tarefa for concluída, você precisará editá-la manualmente e alterar o status para Concluído.

Para concluir uma tarefa:
  1. Acesse o módulo Tarefas e selecione a tarefa que deseja encerrar;
  2. Clique no botão Fechar tarefa;
  3. Você será solicitado a confirmar. Clique em Marcar como concluído.





Você pode visualizar a lista de tarefas concluídas na exibição de lista Tarefas fechadas no menu suspenso de exibições de lista.




Como alternativa, você pode concluir uma tarefa da lista relacionada do registro.

  1. Vá para o registro ao qual pertence a tarefa que você deseja fechar;
  2. Clique em Atividades Abertas na lista relacionada do registro;
  3. Clique nas reticências (...) nos detalhes da tarefa e clique em Editar;
  4. Marque o status como Concluído na página Informações da tarefa;
  5. Clique em Salvar.
A tarefa agora será movida para as atividades fechadas do registro.

Reuniões são atividades que acontecem em um horário específico. Eles são considerados concluídos quando o horário de término especificado da reunião passa, portanto, eles são automaticamente marcados como fechados e exibidos nas atividades fechadas do registro.





12. Posso criar tarefas para outros usuários?

Você só pode criar tarefas para outros usuários se for um administrador de CRM.

Para tarefas, crie uma tarefa e selecione o proprietário na lista de usuários no campo Proprietário da Tarefa.





Esperamos que esta lista de perguntas frequentes sobre Tarefas seja informativa. Se você ainda tiver dúvidas que não foram abordadas, siga acompanhando nossa base de conhecimento ou converse com um dos nossos especialistas! 





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