Criando Relatórios no Zoho CRM

Criando Relatórios no Zoho CRM

Você pode criar novos relatórios específicos do módulo vinculando alguns dos outros módulos multifuncionais.

Por exemplo, você pode criar um relatório no módulo de contas vinculando outros módulos como Contatos, Negócios, Cotações e outros.

Tipos de relatório

  • Relatório Tabular: exibe os dados sem nenhum subtotal no relatório. Use esse tipo de relatório para criar listas de mala direta de contatos, visão consolidada do pipeline de vendas e outros;
  • Relatório de resumo: exibe os dados junto com subtotais, agrupamentos e outras informações de resumo;
  • Relatório de matriz: exibe os dados resumidos em uma grade em colunas horizontais e verticais.

Criar relatórios

Você pode criar novos relatórios de acordo com os requisitos da sua organização. A customização de um relatório envolve as seguintes etapas:

  • Selecione o módulo e os módulos multifuncionais correspondentes;
  • Selecione o tipo de relatório (relatório Tabular, Resumo ou Matriz);
  • Selecione as colunas do relatório;
  • Agrupe as colunas;
  • Selecione as funções de cálculo;
  • Especifique os filtros de classificação avançados;
  • Salve o relatório na pasta.










Observação
  • Você pode personalizar os relatórios padrão de acordo com seus requisitos clicando no link Personalizar na página inicial de relatórios. Depois de personalizado, você não pode reverter para o relatório padrão;
  • Ao compartilhar um relatório que você criou com outros usuários em sua organização, observe que todos os campos do relatório estarão visíveis para eles, mesmo que alguns usuários não tenham permissão para visualizar alguns campos;
  • Você pode criar relatórios para os módulos de Inventário escolhendo-os como módulos primários. Os subformulários dos respectivos módulos, ou seja, Itens de Compra de Item Cotado, Itens Pedidos e Itens Faturados, podem ser selecionados como o módulo secundário. 

Parte 1: Para selecionar um módulo e os módulos multifuncionais

  1. Clique na guia Relatórios;
  2. Na página inicial de relatórios, clique em Criar relatório;
  3. Na página Criar relatório, faça o seguinte:
    • Selecione o módulo principal na lista suspensa;
    • Selecione os módulos multifuncionais na  caixa de listagem Módulos Relacionados.
      Você pode usar os campos dos Módulos Relacionados na definição dos critérios, na adição de colunas em seu relatório e selecionar colunas para totalizar;
  4. Clique em Continuar.

Parte 2: Para selecionar o tipo de relatório

  1. Na página Criar relatório, na guia Tipo de relatório, selecione uma das seguintes opções de relatório:
    • Relatório Tabular;
    • Relatório Resumido;
    • Relatório Matriz.

Observação
  • Ao selecionar o Relatório de resumo, a guia Agrupamento também estará disponível;
  • Você pode Executar ou Salvar o relatório a qualquer momento enquanto o cria;
  • Ao clicar no botão Executar, o sistema solicitará que você salve o relatório. O relatório é salvo temporariamente e, em seguida, uma visualização do relatório é gerada;
  • Ao clicar no botão Salvar, o relatório é salvo na pasta especificada.

Parte 3: Para selecionar as colunas do relatório

  1. Na página Criar relatório, clique na guia Colunas;
  2. Faça o seguinte para selecionar as colunas a serem exibidas em seu relatório:
    • Selecione as colunas na caixa de listagem Colunas Disponíveis;
    • Clique em Adicionar;
    • As colunas serão adicionadas à caixa de listagem Colunas selecionadas;
    • Use as teclas de seta para cima e para baixo para classificar a ordem de exibição das colunas;
    • Selecione o nome da coluna e clique (  ) para excluir a coluna selecionada;
  3. Clique em Salvar.
    Na janela pop-up, especifique os detalhes do Nome do relatório, Descrição e Pasta do relatório;
  4. Clique em Executar para salvar o relatório primeiro e depois executá-lo;
  5. Depois de selecionar as colunas do relatório, clique na guia Agrupamento se estiver usando o Relatório de resumo, caso contrário, clique na guia Colunas para total (consulte a Etapa 5).




Parte 4: Para agrupar colunas de relatório


Observação
  • O sistema exibirá os nomes das colunas (na guia Colunas) apenas para os módulos que você selecionar aqui;
  • Na página Criar relatório, clique na guia Agrupamento.
    Essa guia estará disponível apenas quando você selecionar Relatórios de resumo na guia Tipo de relatório;
  • Na página Agrupamento, você pode agrupar os registros com base nos critérios de agrupamento especificados;
  • Selecione os valores nas respectivas listas;
  • Selecione Crescente ou Decrescente na lista.

Parte 5: Para selecionar as funções de cálculo

  1. Na página Criar relatório, clique na guia Colunas para total;
  2. Na seção Colunas para total, selecione as funções de cálculo necessárias (Soma, Média, Valor mais baixo, Valor mais alto).

Parte 6: Para especificar filtros de classificação avançados

  1. Na página Criar relatório, clique na guia Critérios;
  2. Na seção Critérios, selecione os critérios adicionais para o relatório;
  3. Depois de concluir a personalização do relatório, siga um destes procedimentos:
    • Clique em Executar para visualizar o relatório;
    • Clique em Salvar;
    • Clique em Cancelar.
Observação
  • Você também pode usar os campos Criado por e Modificado por de um registro para definir um critério.

Parte 7: Para salvar o relatório na pasta

  1. Na página Criar relatório, clique em Executar ou Salvar.
    Observe que você pode executar o relatório somente depois de salvá-lo;
  2. Na caixa de diálogo Salvar relatório, faça o seguinte:
    • Insira o Nome do Relatório;
    • Insira a Descrição do relatório;
    • Selecione a pasta de relatório na qual o relatório deve ser armazenado;
  3. Clique em Salvar.

Criar Pastas de Relatório

As pastas são úteis para manter os dados organizados e compartilhá-los facilmente com outras pessoas. O Zoho CRM tem uma lista de pastas de relatórios padrão para escolher. Além disso, você também pode criar uma pasta personalizada. Existem duas maneiras de fazer isso:

      (i) Criar pasta a partir de relatório(s) existente(s);
      (ii) Criar pasta ao criar relatório;

Você também pode selecionar quem pode acessar a pasta de relatórios em sua organização.
  1. Somente eu - Esta opção garantirá que apenas o criador da pasta possa acessar os relatórios contidos nela. É mais como uma pasta pessoal;
  2. Todos - Todos os usuários do CRM terão acesso à pasta e aos relatórios contidos nela;
  3. Usuários selecionados - Somente os usuários selecionados terão acesso à pasta. Por exemplo, você pode criar uma pasta chamada "relatórios anuais" e dar acesso apenas aos gerentes ou usuários em cargos superiores. Desta forma, você não terá que compartilhar os relatórios individualmente, uma vez que você salvar os relatórios na respectiva pasta todos os usuários que tiverem acesso poderão visualizá-los.




Para criar uma pasta de relatórios a partir de relatórios existentes

      1. Vá para a guia Relatórios e selecione o(s) relatório(s);
      2. Clique em Mover para pasta e selecione Criar pasta;





      3. No pop-up Create Report Folder, insira o nome da pasta;
      4. Selecione quem pode acessar o relatório:
    1. Só eu;
    2. Todos;
    3. Usuários selecionados;
      5. Clique em Salvar e mover.


Para criar uma pasta ao criar um relatório

      1. Vá para a guia Relatórios e clique em Novo relatório;
      2. Crie um relatório com os parâmetros necessários;
      3. Em Informações básicas, clique em Selecionar pasta e Criar pasta na lista suspensa;





      4. No pop-up Crie Pasta de Relatórios, insira o nome da pasta;
      5. Selecione quem pode acessar o relatório:
    1. Só eu;
    2. Todos;
    3. Usuários selecionados;
6. Adicione o título e a descrição da pasta;
7. Clique em Salvar.






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