Criando hierarquia de relatórios no Zoho CRM

Criando hierarquia de relatórios no Zoho CRM

Na Hierarquia de relatórios do Zoho CRM, você pode configurar a estrutura hierárquica da organização com base em suas funções de usuário e também pode atribuir usuários a gerentes de relatórios apropriados para uma acessibilidade de registro bem definida. Nessa estrutura, um usuário recebe um gerente de relatórios com o direito de visualizar ou acessar os dados do usuário. Qualquer membro que tenha uma função superior à do usuário pode ser escolhido como gerente de relatórios. 

Você também pode escolher se os membros que não relatam sua organização são gerenciados por qualquer superior em uma função superior ou pelo administrador e / ou super administrador. Essa estrutura garante acesso controlado às informações dentro da organização, em parte garantindo que um usuário tenha apenas um gerente de relatórios.




Exemplo: Carlos, CEO da Zylker Inc., está na função administrativa e pode acessar os dados de toda a organização. Sob ele estão dois gerentes de vendas, Amelia e Emily. De acordo com a hierarquia organizacional de Zylker, os executivos de vendas se reportam aos gerentes de vendas, para que cada gerente tenha executivos de vendas abaixo dela e tenha acesso a seus dados. O vice-presidente de vendas, Marcos, não é membro da organização e seus dados estarão acessíveis a Carlos.

Hierarquia de relatórios no Zoho CRMHierarquia de relatórios no Zoho CRM

Habilitar hierarquia de relatórios

A hierarquia de relatórios permite definir a visibilidade dos dados de um usuário. O gerente de relatórios de um usuário pode ser qualquer pessoa que ocupa uma função mais alta. Os usuários que não precisam de um gerente de relatórios podem ser mantidos como membros que não estão relatando, e você pode escolher se os dados deles devem estar visíveis a qualquer superior em função superior ou ao Super administrador (CEO) / Administrador da organização.

  1. Vá para  Configuração  >  Geral  >  Detalhes da empresa> Preferência de hierarquia .
  2. Na  página Preferências da Hierarquia , clique em Hierarquia de Relatórios .
  3. Selecione uma opção para definir como os usuários que não relatam relatórios são gerenciados:
  • Qualquer usuário acima na hierarquia.
  • Super administrador e Administradores.

Atribuir gerentes de relatórios aos usuários

Depois de definir a estrutura da hierarquia de relatórios para sua organização, você estará pronto para escolher os gerenciadores de relatórios para os usuários. Qualquer pessoa com uma função superior pode ser escolhida como gerente de relatórios do usuário.

Para atribuir o gerente de relatórios a um novo usuário

  1. Vá para  Configuração  >  Usuários e Controle  >  Usuários ,  Adicionar novo usuário .
  2. Digite os detalhes do usuário.
  3. Selecione uma função na lista suspensa.
  4. Selecione um Gerenciador de relatórios  na lista suspensa.
    Todos os usuários superiores à função selecionada são listados.
  5. Clique em  Salvar .
Adicionando gerentes aos relatóriosAdicionando gerentes aos relatórios





Para alterar o gerenciador de relatórios de um usuário
  1. Vá para>  Configuração  >  Usuários .
  2. Selecione um usuário cujo gerente de relatórios você deseja alterar.
  3. Em  Hierarquia de relatórios , clique no ícone Editar .
  4. Selecione o  Gerenciador de relatórios  na lista suspensa.
  5. Clique em  Salvar.

Exibir hierarquia de relatórios

O Zoho CRM permite exibir os detalhes dos relatórios de um usuário com um clique. As informações do usuário exibirão o gerente de relatórios do usuário e os subordinados (se aplicável). Esses dados não estarão visíveis se a preferência da hierarquia for alterada ou desativada. Além disso, os dados de um usuário que não está relatando não serão exibidos.

  1. Vá para a página Usuários e selecione um usuário .
  2. No painel direito, você pode visualizar a hierarquia de relatórios .
    O gerente de relatórios de um usuário e os subordinados são listados

Modificar hierarquia de relatórios

Como administrador, você sempre pode alterar as designações dos usuários ou as funções na estrutura hierárquica da sua organização. No entanto, a modificação de usuários ou funções também levará a várias alterações na hierarquia de relatórios. Nos exemplos a seguir, você aprenderá como alterar a hierarquia de relatórios com base nas modificações de função.

A)  Se a função de um gerente de relatórios for modificada

Quando você altera a função de um gerente de relatórios para uma função diferente na hierarquia, também devem ser feitas modificações na estrutura de relatórios. 

Exemplo: Uma pessoa era gerente de relatórios e agora foi transferida para outra filial ou departamento. Por exemplo, Emily  era gerente de vendas, mas agora foi transferida para a filial de marketing como gerente de produto. Como o executivo de vendas Jonathan  costumava se reportar a Emily , agora ele deve receber um novo gerente de relatórios da filial de Vendas.

Para alterar funções e gerente de relatórios

  1. Vá para  Configuração  >  Usuários e controle  >  Usuários .
  2. Na  página Usuário  , selecione um  Usuário  cuja função você deseja editar.
  3. Na   página Detalhes do usuário , clique no  ícone Editar  .
  4. Na página  Editar Usuário  , clique no   ícone Lista de Funções ( ).
  5. Selecione uma nova  função  na  lista de funções .
  6. Clique em  Salvar .
  7. Na   nota pop-up do gerente Change of Reporting , selecione a função.
    (Todas as funções em um nível hierárquico mais alto serão listadas aqui).
  8. Selecione um usuário dentre os listados na função selecionada.
  9. Clique em  Salvar .

B) Se uma função for modificada

Quando você adiciona ou remove uma função da hierarquia da sua organização, a estrutura de relatórios deve ser alterada.
Por exemplo, como vimos, nossa empresa de exemplo segue esta hierarquia básica: CEO> Vice-Presidente de Vendas> Gerente de Vendas> Executivo de Vendas. Os exemplos a seguir mostram alguns cenários em que as alterações em uma função exigem que outras alterações sejam feitas também

Exemplo: Sua organização decidiu eliminar completamente a função de gerente de vendas. Por exemplo, se a função de Gerente de vendas de Amelia for excluída, os executivos de vendas Marcos e Liz  deverão receber um novo gerente de relatórios. Em segundo lugar, Amelia  também deve receber uma nova função e gerente de relatórios.

Para modificar uma função

  1. Vá para  Configuração  >  Usuários e controle  >  Controle de segurança  >  Funções .
  2. Selecione  Função Gerente de Vendas (EMEA)  e clique em  Excluir .
  3. Na página  Excluir Função  , em  Transferir Usuários e Sub-funções,  clique no ícone da lista de funções em Transferir para Função .
  4. Selecione  Função de gerente de vendas (Américas) .
  5. Clique em  Transferir e excluir .


Excluir um usuário

Como administrador, você pode excluir usuários da conta do CRM. Há duas condições que você deve conhecer ao excluir um usuário:

A) Se o usuário não tiver subordinados subordinados, poderá excluir a conta do usuário como está.

B) Se o usuário tiver membros subordinados que se reportam a ele, você pode executar um dos seguintes procedimentos:

  • Transfira os subordinados para outro usuário em uma função igual ou superior na hierarquia.
  • Não atribua um gerente de relatórios aos subordinados nem os deixe sem relatórios.

Para transferir subordinados

  1. Vá para  Configuração  >  Usuários e controle  >  Usuários .
  2. Na   página Usuários , selecione um  usuário que  você deseja excluir.
  3. Na   página Detalhes do usuário , clique no  link Excluir este usuário  .
  4. Na nota pop-up, clique em
     
    Transferir Subordinados e Excluir Usuário .
Excluir um usuário do Zoho CRMExcluir um usuário do Zoho CRM
No pop-up Transferir subordinados , selecione o  Novo Gerenciador de relatórios  na lista suspensa.
Clique em  Salvar.



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