Criando hierarquia de relatórios no Zoho CRM
Na Hierarquia de relatórios do Zoho CRM, você pode configurar a estrutura hierárquica da organização com base em suas funções de usuário e também pode atribuir usuários a gerentes de relatórios apropriados para uma acessibilidade de registro bem definida. Nessa estrutura, um usuário recebe um gerente de relatórios com o direito de visualizar ou acessar os dados do usuário. Qualquer membro que tenha uma função superior à do usuário pode ser escolhido como gerente de relatórios.
Você também pode escolher se os membros que não relatam sua organização são gerenciados por qualquer superior em uma função superior ou pelo administrador e / ou super administrador. Essa estrutura garante acesso controlado às informações dentro da organização, em parte garantindo que um usuário tenha apenas um gerente de relatórios.
Exemplo: Carlos, CEO da Zylker Inc., está na função administrativa e pode acessar os dados de toda a organização. Sob ele estão dois gerentes de vendas, Amelia e Emily. De acordo com a hierarquia organizacional de Zylker, os executivos de vendas se reportam aos gerentes de vendas, para que cada gerente tenha executivos de vendas abaixo dela e tenha acesso a seus dados. O vice-presidente de vendas, Marcos, não é membro da organização e seus dados estarão acessíveis a Carlos.
Hierarquia de relatórios no Zoho CRMHabilitar hierarquia de relatórios
A hierarquia de relatórios permite definir a visibilidade dos dados de um usuário. O gerente de relatórios de um usuário pode ser qualquer pessoa que ocupa uma função mais alta. Os usuários que não precisam de um gerente de relatórios podem ser mantidos como membros que não estão relatando, e você pode escolher se os dados deles devem estar visíveis a qualquer superior em função superior ou ao Super administrador (CEO) / Administrador da organização.
- Vá para Configuração > Geral > Detalhes da empresa> Preferência de hierarquia .
- Na página Preferências da Hierarquia , clique em Hierarquia de Relatórios .
- Selecione uma opção para definir como os usuários que não relatam relatórios são gerenciados:
- Qualquer usuário acima na hierarquia.
- Super administrador e Administradores.
Atribuir gerentes de relatórios aos usuários
Depois de definir a estrutura da hierarquia de relatórios para sua organização, você estará pronto para escolher os gerenciadores de relatórios para os usuários. Qualquer pessoa com uma função superior pode ser escolhida como gerente de relatórios do usuário.
Para atribuir o gerente de relatórios a um novo usuário
- Vá para Configuração > Usuários e Controle > Usuários , Adicionar novo usuário .
- Digite os detalhes do usuário.
- Selecione uma função na lista suspensa.
- Selecione um Gerenciador de relatórios na lista suspensa.
Todos os usuários superiores à função selecionada são listados. - Clique em Salvar .
Adicionando gerentes aos relatóriosPara alterar o gerenciador de relatórios de um usuário
- Vá para> Configuração > Usuários .
- Selecione um usuário cujo gerente de relatórios você deseja alterar.
- Em Hierarquia de relatórios , clique no ícone Editar .
- Selecione o Gerenciador de relatórios na lista suspensa.
- Clique em Salvar.
Exibir hierarquia de relatórios
O Zoho CRM permite exibir os detalhes dos relatórios de um usuário com um clique. As informações do usuário exibirão o gerente de relatórios do usuário e os subordinados (se aplicável). Esses dados não estarão visíveis se a preferência da hierarquia for alterada ou desativada. Além disso, os dados de um usuário que não está relatando não serão exibidos.
- Vá para a página Usuários e selecione um usuário .
- No painel direito, você pode visualizar a hierarquia de relatórios .
O gerente de relatórios de um usuário e os subordinados são listados
Modificar hierarquia de relatórios
Como administrador, você sempre pode alterar as designações dos usuários ou as funções na estrutura hierárquica da sua organização. No entanto, a modificação de usuários ou funções também levará a várias alterações na hierarquia de relatórios. Nos exemplos a seguir, você aprenderá como alterar a hierarquia de relatórios com base nas modificações de função.
A) Se a função de um gerente de relatórios for modificada
Quando você altera a função de um gerente de relatórios para uma função diferente na hierarquia, também devem ser feitas modificações na estrutura de relatórios.
Exemplo: Uma pessoa era gerente de relatórios e agora foi transferida para outra filial ou departamento. Por exemplo, Emily era gerente de vendas, mas agora foi transferida para a filial de marketing como gerente de produto. Como o executivo de vendas Jonathan costumava se reportar a Emily , agora ele deve receber um novo gerente de relatórios da filial de Vendas.
Para alterar funções e gerente de relatórios
- Vá para Configuração > Usuários e controle > Usuários .
- Na página Usuário , selecione um Usuário cuja função você deseja editar.
- Na página Detalhes do usuário , clique no ícone Editar .
- Na página Editar Usuário , clique no ícone Lista de Funções (
). - Selecione uma nova função na lista de funções .
- Clique em Salvar .
- Na nota pop-up do gerente Change of Reporting , selecione a função.
(Todas as funções em um nível hierárquico mais alto serão listadas aqui). - Selecione um usuário dentre os listados na função selecionada.
- Clique em Salvar .
B) Se uma função for modificada
Quando você adiciona ou remove uma função da hierarquia da sua organização, a estrutura de relatórios deve ser alterada.
Por exemplo, como vimos, nossa empresa de exemplo segue esta hierarquia básica: CEO> Vice-Presidente de Vendas> Gerente de Vendas> Executivo de Vendas. Os exemplos a seguir mostram alguns cenários em que as alterações em uma função exigem que outras alterações sejam feitas também
Exemplo: Sua organização decidiu eliminar completamente a função de gerente de vendas. Por exemplo, se a função de Gerente de vendas de Amelia for excluída, os executivos de vendas Marcos e Liz deverão receber um novo gerente de relatórios. Em segundo lugar, Amelia também deve receber uma nova função e gerente de relatórios.
Para modificar uma função
- Vá para Configuração > Usuários e controle > Controle de segurança > Funções .
- Selecione Função Gerente de Vendas (EMEA) e clique em Excluir .
- Na página Excluir Função , em Transferir Usuários e Sub-funções, clique no ícone da lista de funções em Transferir para Função .
- Selecione Função de gerente de vendas (Américas) .
- Clique em Transferir e excluir .
Excluir um usuário
Como administrador, você pode excluir usuários da conta do CRM. Há duas condições que você deve conhecer ao excluir um usuário:
A) Se o usuário não tiver subordinados subordinados, poderá excluir a conta do usuário como está.
B) Se o usuário tiver membros subordinados que se reportam a ele, você pode executar um dos seguintes procedimentos:
- Transfira os subordinados para outro usuário em uma função igual ou superior na hierarquia.
- Não atribua um gerente de relatórios aos subordinados nem os deixe sem relatórios.
Para transferir subordinados
- Vá para Configuração > Usuários e controle > Usuários .
- Na página Usuários , selecione um usuário que você deseja excluir.
- Na página Detalhes do usuário , clique no link Excluir este usuário .
- Na nota pop-up, clique emTransferir Subordinados e Excluir Usuário .
Excluir um usuário do Zoho CRMNo pop-up Transferir subordinados , selecione o Novo Gerenciador de relatórios na lista suspensa.
Clique em Salvar.
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