Criação e Atribuição de Tarefas no Zoho Books
Tarefas
As tarefas são as tarefas que você e seus usuários precisam concluir. No Zoho Books, você pode criar, atribuir tarefas relacionadas a finanças aos usuários, marcá-las por prioridade e enviar lembretes.
Esse recurso está disponível apenas para determinados planos do Zoho Books.
Cenário: Patricia, gerente da Zylker, quer que um de seus subordinados, Brandon, faça o acompanhamento em uma fatura ligando para o cliente dois dias antes da data de vencimento. Então, ela cria uma tarefa para essa fatura específica e a atribui a Brandon, marca a data de vencimento como a data em que a fatura é devida e define um lembrete dois dias antes da data de vencimento. Brandon recebe um e-mail notificando-o de que essa tarefa foi atribuída a ele. Ele também recebe um lembrete dois dias antes da data de vencimento, lembrando-o de fazer a chamada de acompanhamento.
Benefício das Tarefas
Com o recurso Tarefas, você pode se comunicar perfeitamente sobre várias tarefas dentro da organização. Alguns dos benefícios são:
- Marque tarefas com base em prioridade como alta, baixa, normal, etc.
- Defina lembretes para enviar notificações sobre uma tarefa por e-mail, notificação no aplicativo ou ambos.
- Notificar os usuários sobre as tarefas via e-mail.
- Crie status personalizados e marque as tarefas com base no status.
- Crie tarefas associadas a transações e visualize-as na página de detalhes da transação.
Ativar Tarefas
As tarefas não estarão disponíveis no Zoho Books por padrão. Você terá que habilitá-lo para sua organização. Hereirates como:
- Ir para Configurações no canto superior direito da página.
- Selecionar Geral sob Preferências.
- Verifique o Tarefas opção.
- Clique Salvar.
Criar Tarefas
Pré-requisito: Certifique-se de que você forneceu todos os seus usuários com o acesso necessário no usuários e funções seção.
Depois de ativar as tarefas e conceder aos usuários as permissões necessárias em sua organização, você pode começar a criar tarefas e atribuí-las aos usuários.
Existem duas maneiras pelas quais você pode criar uma tarefa.
- Canto superior direito de qualquer página
- Barra de menus de uma transação específica.
- Canto superior direito de qualquer página
- Você pode criar uma tarefa clicando no ícone Tarefa no canto superior direito de qualquer página. Uma tarefa criada nesta seção não será atribuída a nenhuma transação específica.
Barra de menus de uma transação específica
Se você quiser associar uma tarefa a uma transação específica, você pode fazê-lo indo para a transação e clicando no ícone Tarefa nessa barra de menus. Você pode visualizar essas tarefas na página de transação correspondente clicando no ícone Tarefa.
Você pode criar tarefas contextualmente a partir de módulos como:
- Itens
- Clientes
- Citações
- Ordens de Vendas
- Faturas
- Contas Bancárias
- Notas de Crédito
- Fornecedores
- Despesas
- Pedidos de Compra
- Contas
- Créditos do Fornecedor
- Revistas
- Projetos
Para criar uma tarefa:
- Clique no Tarefa ícone e clique no + Novo botão no canto superior direito da página.
- Insira os detalhes necessários.
3. Clique Salvar.
Ao clicar em salvar, a tarefa será criada e se você tiver marcado a Notificar o usuário via e-mail opção, o usuário receberá um e-mail com os detalhes da tarefa. Você pode visualizar a tarefa clicando no ícone de tarefas no canto superior direito da página.
Depois que você ou um usuário concluir a tarefa, ela poderá ser marcada como Concluído do Alterar Status dropdown.
Preferências de Tarefas
Status Personalizado
Existem status predefinidos em tarefas como Yet to Start, In Progress e Completed. No entanto, se você deseja criar outros status, você pode fazê-lo criando um status personalizado. Esses status personalizados terão que ser criados como um sub-status de um status predefinido. Hereirates como:
- Ir para Configurações no canto superior direito da página.
- Selecionar Tarefas sob Preferências.
- Clique no + Novo Estado Personalizado botão no canto superior direito da página.
- Selecione o status sob o qual você deseja criar este sub-status e insira o Nome do Estado.
- Clique Salvar.
Se você criar um sub-status em Concluído e se esse status for aplicado a uma tarefa, nenhuma notificação será enviada para essa tarefa, pois ela será considerada concluída.
Insight: Somente os administradores, o usuário atribuído ou o usuário que criou a tarefa terão permissão para alterar o status de uma tarefa.
Gerenciar Permissões
Você pode escolher o nível de permissão que deseja dar aos seus usuários. Por padrão, apenas o administrador terá acesso total. Os administradores terão que fornecer acesso aos outros usuários, somente após o que eles poderão ver as tarefas atribuídas a eles. Para conceder acesso:
- Ir para Configurações no canto superior direito da página.
- Selecionar Papéis sob Usuários e Funções.
- Selecione a função para a qual você deseja definir a permissão.
- Você pode dar acesso total, visualizar, criar, excluir ou editar o acesso.
- Se pretender dar acesso a outras tarefas users’ a um utilizador, pode clicar em Mais Permissão e verificar o Gerir outras tarefas users’ opção.
Insight: Se um usuário recebe uma permissão, letilits diz View permission, então eles só podem visualizar a tarefa atribuída a eles. No entanto, se o usuário receber as tarefas View e Manage other users’, ele poderá visualizar as tarefas de outros usuários. Isso se aplica a todas as permissões, como Exibir, Criar, Editar e Excluir no cabeçalho de tarefas no Usuários e Funções seção.
Outras Ações
Excluir Tarefa
Notas: Apenas os Administradores, o utilizador atribuído, o utilizador que criou a tarefa e qualquer pessoa com permissão Gerir outras tarefas users’ poderão eliminar tarefas.
Para excluir uma tarefa:
- Ir para o Tarefas módulo.
- Clique na seta para baixo ao lado da tarefa que você deseja excluir.
- Clique Excluir.
- No seguinte pop-up, clique em Excluir Tarefa para confirmar.
Editar Tarefa
Notas: Apenas os Administradores, o utilizador atribuído, o utilizador que criou a tarefa e qualquer pessoa com permissão Gerir outras tarefas users’ poderão editar tarefas.
Para editar uma tarefa:
- Ir para o Tarefas módulo.
- Clique na seta para baixo ao lado da tarefa que você deseja editar.
- Clique Editar.
- Faça as alterações necessárias e clique em Salvar.
Gerenciar Filtros
Se você quiser exibir tarefas com base no status delas, poderá filtrá-las. Hereirates como:
- Ir para o Tarefas página de lista.
- Clique Todas as Tarefas na parte superior da página e selecione esse status com base no qual você deseja filtrar as tarefas. As tarefas serão listadas com base no filtro que você aplicar.
Ações em Massa
Você pode excluir e atualizar em massa as tarefas criadas no Zoho Books. Hereirates como:
- Ir para o Lista de Tarefas página.
- Selecione as tarefas em massa que você deseja atualizar ou excluir.
- Clique no Excluir ícone e depois OK se você deseja excluir as tarefas selecionadas ou o ícone Atualização em massa e, em seguida, Atualizar para fazer alterações na tarefa selecionada.
Para consultoria especializada Zoho CRM, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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