Como compor e configurar e-mails no Zoho CRM

Configuração da Composição de emails no Zoho CRM

Definindo configurações de composição de e-mail

Os e-mails são parte integrante das comunicações empresariais. Desde discussões até reuniões de fixação ou compartilhamento de documentos importantes para envolver clientes em potencial interessados, todas as verdadeiras atividades de negócios giram em torno de e-mails. Embora as empresas sigam um modelo padrão que é comum em todas as comunicações, às vezes, elas preferem enviar e-mails para seus clientes em um estilo específico que atenda às suas necessidades profissionais.

No Zoho CRM, os usuários podem enviar e-mails diretamente para os Leads, Contatos, Ofertas etc. Os e-mails compostos e enviados diretamente dos módulos não podem ser personalizados e seguem um estilo, cor e aparência de fonte padrão definidos pelo sistema. Os usuários precisam personalizá-los manualmente para cada e-mail que é composto.

As configurações de composição fornecem aos usuários opções para personalizar os e-mails diretos que são enviados a partir dos módulos acima mencionados. Eles podem definir o tamanho da fonte, cor, aparência, padrão de endereço etc., além de manter a uniformidade e consistência entre os e-mails.

Nota: Essa é uma funcionalidade interna do Zoho CRM disponível em todas as edições.

Definindo configurações de composição

As configurações de composição permitem que os usuários do CRM personalizem a interface de email padrão de acordo com suas preferências. As configurações podem ser personalizadas por todos os usuários do CRM.




Nas configurações de composição, você pode personalizar o:
  1. Tipo de fonte;
  2. Tamanho da fonte;
  3. Endereço padrão de origem;
  4. Assinaturas de e-mail.
Tipo e tamanho da fonte: uma fonte pode ser escolhida na lista disponível que será aplicada por padrão para todos os e-mails compostos do CRM usando a opção "Enviar e-mail";




Padrão do endereço: todos os endereços de e-mail que são adicionados em e-mails da organização ou aqueles e-mails que são configurados através da integração IMAP ou POP estarão disponíveis como a lista de endereços "de" padrão. Um usuário pode escolher qualquer endereço de e-mail como o endereço padrão "de", de modo que sempre que eles comporem um e-mail para seus contatos, esse endereço padrão seja exibido;

Nota: ao definir as configurações de composição, os usuários podem exibir apenas os endereços de e-mail da organização que foram compartilhados com eles. Por exemplo, se vendas@itgoal.com não for compartilhado com o perfil dos administradores de marketing, esse endereço de e-mail não será exibido para os usuários nessa função durante a configuração do endereço padrão.

Assinaturas de e-mail: os e-mails que estão disponíveis em e-mails da organização, o próprio endereço de e-mail do usuário e os e-mails configurados por meio da integração IMAP ou POP serão listados para que o usuário defina assinaturas. Um usuário pode definir um máximo de 5 assinaturas de e-mail e uma assinatura pode ser usada para vários endereços de e-mail.

Por exemplo
vendas@itgoal.com e sales@zylker.com podem ter uma assinatura de e-mail comum:
"Atenciosamente, Zylker.
Entre em contato conosco em: +718889999000.

PS: Você está recebendo este e-mail porque seu endereço de e-mail está registrado conosco. Para interromper essas correspondências adicionais, envie-nos um e-mail para: noemails@zylkerservices.com."

Ao compor um e-mail, a assinatura associada será preenchida automaticamente.

Para definir as configurações de composição
  1. Vá para Configuração > Canais > Configuração de e-mail > De e-mail;
  2. Clique na guia Redigir;
  3. Em Configurações de composição, selecione a Família de fontes padrão na lista suspensa;
  4. Selecione o Tamanho da fonte padrão na lista suspensa.
    Marque Visualizar, antes de finalizar o tipo e o tamanho da fonte;
  5. Em Endereço Padrão De, selecione os endereços na lista suspensa.
    Uma mensagem pop-up exibindo Salvo será exibida;
  6. Em Assinatura de Email, clique em + Adicionar assinatura e digite o nome da assinatura;
  7. Digite a assinatura desejada no espaço fornecido;
  8. Em Selecionar um endereço de e-mail, selecione o endereço de e-mail de e insira a assinatura;
  9. Clique em Salvar para definir as configurações de composição.





Funcionalidades na barra de menus do E-mail

A barra de menus da janela de composição de e-mail tem um conjunto de opções.




Alguns deles são destacados abaixo. Além destes, existem outras opções de formatação que podem ser usadas para personalizar o conteúdo do e-mail.

  1. Inserir tabela



  1. Inserir imagem



  1. Verificação ortográfica e correção automática do conteúdo de e-mail para vários idiomas


  1. Sugestão automática: isso solicitará frases apropriadas quando você digitar algo. Você pode apertar o botão de espaço para inserir a frase sugerida automaticamente. A sugestão automática só funcionará se o Zia estiver habilitado na conta do CRM.





  2. Paleta de cores para inserir o plano de fundo e a cor do texto



  3. Insira modelo, pesquisa, formulário ou link SalesIQ.


Redigindo um e-mail

Você pode compor e-mails para leads, contatos, negócios e módulos personalizados a partir da conta do CRM.

Um ícone de Email será exibido no painel inferior da conta do CRM, quando a janela de composição for minimizada. Você pode clicar nele para reabrir a janela.





Ao compor um e-mail, você pode:

  1. Redimensione a janela de composição e arraste o painel para procurar facilmente as informações do registro;


  2. Minimize a janela de composição e navegue até os outros módulos. Um rascunho será salvo automaticamente na lista relacionada do registro em e-mails, você pode acessá-lo a partir daqui. Em um determinado ponto, você pode ter cinco janelas de composição de e-mail abertas.





Na lista relacionada a e-mails, você pode selecionar Rascunhos para exibir todos os rascunhos de e-mail salvos.


Agende o e-mail no seguinte horário:

  1. Melhor época;
  2. Uma hora depois de ser composto;
  3. Dia seguinte à noite às 8h (com base no fuso horário da organização);
  4. Data e hora personalizadas, juntamente com um fuso horário específico.


Envie anexos de e-mail, como arquivos, imagens e documentos, dos seguintes locais:
  1. Área de trabalho;
  2. Unidade do Google;
  3. Zoho Docs;
  4. Documentos;
  5. Workdrive;
  6. Registro - Todos os anexos presentes em uma lista relacionada a registros serão listados;
  7. Outras unidades de nuvem.





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