Como adicionar processo de aprovação ao Zoho CRM
Pode haver vários casos em seus negócios quando determinadas ações precisam de aprovação de um ou mais tomadores de decisão seniores. Por exemplo, os representantes de vendas que oferecem descontos de produtos aos clientes precisam da aprovação de seu gerente antes de fazê-lo. Os profissionais de marketing que planejam uma campanha podem precisar da aprovação do chefe de marketing e do departamento financeiro para prosseguir com a campanha.
No banco de dados do CRM, quando há muitas decisões a serem aprovadas, torna-se uma tarefa cansativa classificar os registros e enviá-los para aprovação de alguém. O processo de aprovação do fluxo de trabalho do Zoho CRM facilita isso automatizando todo o processo de aprovação.
Os usuários com a permissão de perfil Gerenciar fluxo de trabalho podem configurar o processo de aprovação especificando critérios com base em quais registros serão enviados para aprovação. Você também pode incluir um conjunto de ações que serão executadas na aprovação e rejeição.
Cada processo de aprovação está associado a uma regra que define o processo. Você precisa especificar os critérios da regra, a autoridade de aprovação e também as ações que precisam ser executadas na aprovação ou rejeição.
Para adicionar um processo de aprovação
- Vá para Configuração > Automação > Processos de aprovação .
- Na página Lista de processos de aprovação , clique em Adicionar processo de aprovação .
- Na página Novo Processo de Aprovação, faça o seguinte:
- Selecione o módulo ao qual você deseja aplicar o processo de aprovação.
- Especifique um Nome e Descrição para o processo de aprovação.
- Selecione o módulo ao qual você deseja aplicar o processo de aprovação.
Criando processo de aprovação no Zoho CRMSelecione as seguintes opções com base nas quais o processo de aprovação será executado.
- Criação de Registro - O processo de aprovação será acionado quando um registro for criado.
- Edição de registro - O processo de aprovação será acionado quando um registro for editado.
- 4. Clique em Adicionar regra a este processo .
- 5. Especifique o Critério. O processo de aprovação será aplicável aos registros que atendem aos critérios.
Adicionar critérios é obrigatório. Você pode editar o padrão de critérios manualmente, se necessário
6. Em Quem deve aprovar , selecione Usuários , Funções , Grupos, Níveis ou Proprietário do registro nas listas suspensas.
Os níveis são listados com base no número de níveis definidos na hierarquia de funções da sua organização. Quando você seleciona níveis, a autoridade de aprovação é aplicada ao registro com base no nível de seu proprietário na hierarquia de funções. Por exemplo: O usuário que é o proprietário do registro tem três funções superiores e o Processo de aprovação solicita 2 níveis de aprovação. Nesse caso, o registro precisa ser aprovado por um usuário, dentre as duas funções superiores imediatas.
Nota
- Se o proprietário do registro for escolhido como aprovador, eles receberão uma notificação quando o registro for modificado ou editado por qualquer pessoa.
- Se a conta de CRM do proprietário do registro estiver inativa ou excluída, o registro será aprovado automaticamente.
- Se o registro for editado por alguém que não seja o proprietário do registro, de forma que atenda aos critérios de aprovação, o registro será bloqueado para aprovação do proprietário do registro.
7. Clique no ícone Adicionar para incluir mais usuários que precisam aprovar. Ao adicionar mais de uma entrada para aprovação, você terá as seguintes opções:
- Qualquer pessoa - selecione esta opção se desejar que qualquer um dos membros aprove.
- Todos - selecione essa opção se desejar que todos os membros aprove. Você pode definir as várias aprovações como paralelas ou sequenciais.
- Sequencial - Todos os usuários precisam aprovar em uma sequência. Somente depois que o primeiro usuário aprovar o segundo usuário poderá aprovar. O usuário mencionado primeiro, no topo da lista, será a primeira pessoa a aprovar o registro, seguido pelo próximo usuário e assim por diante.
- Paralelo - Todos os usuários precisam aprovar. Eles podem aprovar simultaneamente. Não há uma sequência na qual eles precisam aprovar.
8. Você pode criar ou associar uma tarefa a ser atribuída ao aprovador enquanto envia para aprovação.
9. Especifique a Ação na aprovação que inclui adicionar uma tarefa, atualizar campos, enviar alertas por email, chamar webhooks e funções personalizadas.
10. Especifique a Ação ao rejeitar, que inclui os campos de atualização, envio de alertas por email, chamada de webhooks e funções personalizadas.
Clique em Concluído e, em seguida, em Salvar.
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