A cada processo de aprovação, você pode associar algumas ações como: adicionar uma tarefa, atualizar campos, enviar alertas por e-mail, chamar webhooks, etc.; que serão executadas na aprovação ou rejeição de um registro.

As ações de rejeição não incluem todos os 5 deles. Você não pode associar uma tarefa à rejeição. A opção Atribuir Tarefa é definir uma tarefa para o próximo usuário que precisa aprovar o registro. A tarefa idealmente é verificar os registros aguardando sua aprovação. No caso de um registro ser rejeitado, não é necessário atribuir uma tarefa.

Atribuir tarefas

1. Ao criar um processo de aprovação, em Processo de Aprovação, clique na seção Atribuir tarefas.
   As tarefas já criadas, se houver, serão listadas. Você pode selecionar uma para associá-la e pular para a etapa 4;
   
   
   
   
   
   
   
   
2. Clique em Nova tarefa.
   Você também pode selecionar uma das tarefas já existentes e associá-la;
3. No pop-up Atribuir tarefa, faça o seguinte:
   • Insira um Assunto para a tarefa;
   • Selecione o número de dias na lista suspensa para definir a Data de vencimento da tarefa;
   • Selecione o Status e a Prioridade da tarefa nas respectivas listas suspensas;
   • Marque a caixa de seleção Notificar responsável, se necessário.
     Um e-mail de notificação, informando o usuário sobre a tarefa será enviado apenas para usuários ativos e confirmados;
   • Especifique uma Descrição para a tarefa;
4. Clique em Salvar e associar.
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

Atualizar campos

1. Ao criar um processo de aprovação, em Processo de Aprovação, clique na seção Atualizar Campos;
   
2. No pop-up Atualizar campos, faça o seguinte:
   • Escolha um campo para atualizar na lista suspensa;
   • Especifique o Valor que deseja atualizar em cada nível na aprovação;
3. Clique em Concluído.
   
   
   

Enviar notificações por e-mail

1. Ao criar um processo de aprovação, em Processo de Aprovação, clique na seção Notificação de Email. Alertas já criados, se houver, serão listados. Você pode selecionar um para associá-lo e pular para a etapa 4. 
   
   
   
   

   

   
   
   
2. Clique em Criar notificação por e-mail.
3. No pop-up, faça o seguinte:
   
   • Digite um Nome para o alerta;
   • Selecione os Destinatários de e-mail para o e-mail de alerta na lista suspensa.
     Você pode selecionar pessoas associadas ao registro, usuários, perfis, perfis e subordinados e grupos;
     
     
     
     
     
     
     
     
   • Especifique destinatários adicionais para o alerta de e-mail na caixa de texto. Use vírgula para separar mais de um endereço de e-mail;
     
   • Selecione o modelo de e-mail que deseja usar para o alerta ou crie um modelo.
     Depois de selecionar o modelo, você deve inserir os endereços de e-mail De e Responder a. Aqui você pode escolher entre:
     • Seu endereço de e-mail;
     • Endereço de e-mail da sua organização;
     • Endereço de e-mail do usuário atual;
     • Endereço de e-mail do proprietário do registro;
     • Endereço de e-mail de outro usuário;
       
       
       
       
       
       
       
   • Para rejeitar: o modelo de e-mail será enviado automaticamente como uma notificação do endereço de e-mail notifications@zohocrm.com.
4. Clique em Salvar e associar.
   Esses alertas também serão listados em Configuração > Ações > Fluxo de trabalho > Alertas.

Chamada de webhooks

1. Ao criar um processo de aprovação, em Processo de Aprovação, clique na seção Chamada de Webhooks.
   Os webhooks já criados, se houver, serão listados. Você pode selecionar um para associá-lo e pular para a etapa 4;
   
   
   
   
   
   
   
2. Clique em Novo webhook;
3. No pop-up Chamada de Webhook, faça o seguinte - Consulte também Criando Webhooks:
   • Insira um Nome e uma Descrição para o webhook;
   • Na caixa de texto URL para notificação, especifique a URL da API REST do aplicativo de terceiros;
   • Selecione qualquer uma das opções na lista de opções como o tipo de API Method;
     
     
     
     
     
     
     
   • Em  Parâmetros de URL - Anexar parâmetros de entrada, faça o seguinte:
     • Para Parâmetros no Formato Padrão, especifique o Nome do Parâmetro e o Valor do Parâmetro correspondente. 
       Este é o parâmetro de solicitação enviado durante o acionamento da notificação de webhook para aplicativos de terceiros;
     • Para Parâmetros no Formato Definido pelo Usuário, especifique o Nome do Parâmetro e a Descrição do Valor correspondente;
   • Em Parâmetros de URL - Anexar parâmetros personalizados, faça o seguinte:
     • Especifique o Nome do Parâmetro e o Valor do Parâmetro correspondente;
   • Verifique o URL de visualização;
      
     
     
     
     
     
     
4. Clique em Salvar e associar.
   Esses webhooks também serão listados em Configuração > Ações > Fluxo de trabalho > Webhooks.
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   

Chamar função personalizada

1. Ao criar um processo de aprovação, em Actions on Approval/Reject, clique na seção Call Custom Functions.
   As funções personalizadas já criadas, se houver, serão listadas. Você também pode selecionar uma das funções personalizadas já existentes e associá-la;
2. Para criar funções personalizadas e associar ao processo de aprovação, consulte Criação de funções personalizadas.
   Essas funções personalizadas também serão listadas em Configuração > Ações > Fluxo de trabalho > Funções personalizadas.

Observação

• Depois que um registro for enviado para aprovação, um e-mail de notificação gerado pelo sistema será enviado ao usuário que deve aprovar o(s) registro(s);
• Na aprovação do registro, o proprietário do registro (o usuário que enviou o registro para aprovação) receberá um e-mail de acordo com a configuração de alerta de e-mail no processo de aprovação. Na ausência de um alerta de e-mail para o proprietário do registro, um e-mail gerado pelo sistema sobre a aprovação do registro será enviado ao proprietário do registro;
• No caso de vários estágios de aprovação, você pode atribuir uma tarefa e também atualizar um campo após cada aprovação;
• Você pode associar um alerta de e-mail, webhook e função personalizada a cada um. Será acionado somente após a aprovação final, caso existam várias etapas de aprovação;
• Ao adicionar alertas, webhooks ou funções personalizadas, aqueles criados para regras de fluxo de trabalho também serão listados e vice-versa. Você pode associá-los ao processo de aprovação.