Adicionar e Gerenciar Grupos de Usuários no Zoho Desk
Grupos são uma coleção de usuários finais, geralmente relacionados a uma conta, geografia, marca ou produto específico, que é usada para determinar o acesso à sua base de conhecimento e ao conteúdo da comunidade na Central de Ajuda. Por exemplo, você pode adicionar um grupo que inclua todos os usuários finais que devem poder acessar uma categoria específica na sua base de conhecimento ou comunidade. Isso é mais útil quando você tem documentação privada ou um fórum de usuários exclusivo e deseja limitar seu acesso a apenas um determinado grupo de usuários finais.
Benefícios
Aqui estão alguns dos benefícios de agrupar seus usuários finais.
- Defina permissões flexíveis para artigos baseados em grupos para controle granular, de modo que alguns artigos fiquem visíveis apenas internamente e outros externamente para grupos específicos.
- Crie uma comunidade online privada cujas conversas só podem ser acessadas por usuários de um grupo específico.
- Associe os usuários de um grupo a rótulos apropriados para categorizá-los ou identificá-los na comunidade.
- Grupos de usuários não estão disponíveis na edição gratuita.
- Você pode adicionar até 200 grupos exclusivos por central de ajuda.
- Cada grupo pode ser associado a até 2.000 usuários finais.
- Você pode adicionar até 30 grupos por base de conhecimento ou pasta da comunidade.
Adicionando grupos
Adicionar grupos é um processo rápido de duas etapas. A primeira etapa é inserir o nome do grupo que você deseja criar e carregar seu logotipo. A segunda etapa é adicionar usuários finais ao grupo. Veja como você pode fazer as duas coisas:
- Vá para Configuração (
) > Canais > Central de Ajuda.
- Selecione a Central de Ajuda na qual você deseja adicionar um grupo.
- Clique em Grupos de usuários no submenu Central de Ajuda.
- Na página Grupos de usuários , clique em Adicionar grupo.
- Na guia Preferências , faça o seguinte:
- Carregue uma imagem de exibição para o grupo.
- Nota: Apenas imagens JPG, PNG e GIF com menos de 1 MB são aceitas para carregamento.
- Digite um nome para o grupo.
- Insira uma breve descrição do grupo.
- Clique em Salvar.
- Clique na aba Usuários e faça o seguinte:
- Clique em Add Users no canto superior direito da página.
O painel Add Users deslizará para abrir do lado direito da tela. - Selecione os usuários finais que você deseja adicionar a este grupo.
Você também pode procurar pelo usuário em questão. - Clique em Adicionar .
- O grupo será adicionado com sucesso.
Você pode clicar no ícone Mais ( ) correspondente a um grupo e então clicar em Editar para modificar as propriedades do grupo. Você também pode clicar em Excluir para excluir qualquer grupo.
Excluindo usuários do grupo
Você pode excluir usuários finais de um grupo na guia Usuários da página Detalhes do grupo .
Para excluir usuários de um grupo:
- Na página Grupos de usuários , clique no grupo para ver seus detalhes.
- Selecione a aba Usuários na página Detalhes do Grupo .
- Selecione os usuários que você deseja remover do grupo.
- Clique em Excluir na parte superior da página.
- Clique em Excluir novamente na janela de confirmação.
Configurando o acesso ao artigo baseado em grupo
Agora que você criou um grupo, pode atribuí-lo a categorias, seções ou subseções da base de conhecimento para que somente os usuários finais que pertencem ao grupo possam acessar os artigos abaixo dele.
Para configurar isso para uma categoria (nível raiz):
- Clique no módulo Base de Conhecimento (KB).
- Clique em Gerenciar KB no painel esquerdo.
- Clique em Organizar categoria no submenu Gerenciar KB.
- Passe o ponteiro do mouse sobre a categoria que você gostaria de exibir para um grupo e clique no ícone Editar (
).
- Na página Editar categoria, selecione Grupos no menu suspenso Visibilidade. Observação: Nenhum será a configuração de visibilidade padrão.
- Selecione os grupos que você gostaria de associar à categoria.
- Clique em Adicionar e depois em Atualizar.
A permissão de nível de artigo de todos os artigos abaixo da categoria será definida como "Usuários Registrados". Além disso, seus artigos agora serão visíveis apenas para os usuários finais que pertencem ao grupo.
Para configurar isso para uma seção ou subseção (nível filho)
- Clique no módulo Base de Conhecimento (KB).
- Clique em Gerenciar KB no painel esquerdo.
- Clique em Organizar categoria no submenu Gerenciar KB.
- Clique em uma categoria para navegar até as seções abaixo dela.
- Clique no ícone Mais (
) correspondente a uma seção ou subseção e depois clique no botão Editar.
- Na página Editar Seção, selecione Grupos no menu suspenso Visibilidade. Observação: Nenhum será a configuração de visibilidade padrão.
- Selecione os grupos que você gostaria de associar à seção.
- Clique em Adicionar e depois em Atualizar.
A permissão de nível de artigo de todos os artigos abaixo da seção será definida como "Usuários registrados". Além disso, seus artigos agora serão visíveis apenas para os usuários finais que pertencem ao grupo.
A permissão de nível de artigo de artigos em uma pasta não retornará ao seu estado original ao definir sua visibilidade de Grupos para Nenhum.
Configurando o acesso comunitário baseado em grupo
Agora que você criou um grupo, pode atribuí-lo a categorias da comunidade, para que somente os usuários finais que pertencem ao grupo possam acessar as postagens do fórum abaixo dele. Tenha em mente que, diferentemente da base de conhecimento, você só pode adicionar grupos a uma categoria de nível superior e não aos fóruns individuais abaixo dela.
Para configurar isso para uma categoria de comunidade (nível raiz):
- Vá para Configuração (
Você será direcionado para a página Categorias. - Passe o ponteiro do mouse sobre a categoria que você gostaria de exibir para um grupo e clique no ícone Editar (
- Na página Editar categoria, selecione Privado no menu suspenso Visibilidade.
- Clique em + Adicionar grupo e selecione os grupos que você gostaria de associar à categoria.
- Clique em Salvar.
Nota: Todos os seguidores existentes da categoria que não pertencem ao grupo serão removidos. - Clique em OK na janela de alerta.
Os tópicos desta categoria e seus fóruns associados serão visíveis apenas para os grupos especificados.
Associando rótulos a usuários no grupo
Você pode associar rótulos a usuários em um grupo. Esses usuários podem visualizar os rótulos atribuídos a eles na comunidade.
Para associar rótulos:
- Vá para Configuração (
- Selecione a Central de Ajuda na qual você deseja associar rótulos.
- Clique em Grupos de usuários no submenu Central de Ajuda.
- Na página Lista de grupos de usuários , clique no grupo para visualizar seus detalhes.
- Selecione a aba Usuários na página Detalhes do Grupo.
- Selecione os usuários que você deseja associar aos rótulos.
- Clique em Associar rótulos.
- Na lista de rótulos, selecione os rótulos que você deseja associar aos usuários. Nota: Você pode associar no máximo 5 rótulos por vez.
- Clique em Associar.
Para consultoria especializada Zoho Desk, consulte um Zoho Expert, ligue ou envie WhatsApp para +55 (11) 93937 1547.
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